Письмо, прилагаемое к набору документов для передачи третьим лицам, не всегда простое дело. Закон не обязывает составлять такие письма. Вместе с тем, это значимый документ, помогающий запомнить кому, когда и зачем передавались бумаги, а также подтверждающий выполнение обязанностей по передаче и уведомлению сторон.
Для получения юридической силы сопроводительном письме необходимо указать все обязательные реквизиты, несмотря на то, что его форма произвольная.
При написании письма-приложения важно соблюдать требования.
- Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ 7.0.8-2013.
ГОСТ 7.0.8-2013 Определяет основные понятия делопроизводства и архивного дела.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 Устанавливает перечень реквизитов документов, порядок их оформления, включая использование информационных технологий, типы бланков, содержание и схему расположения реквизитов на них, примеры бланков и правила составления документов.
Правила оформления документа по ГОСТу
Сопроводительное письмо, подобно другим документам, возможно оформить как на бумаге, так и в электронном виде.
Документ с двумя и более страницами нумеруется. Номера располагаются в центре верхней части страницы на расстоянии не менее 10 мм от края.
Допустимы двухсторонние документы: начало – на передней, конец – на задней стороне листа. Ширина левого поля на передней стороне и правого поля на задней стороне должны быть одинаковы.
Для документа подходят любые свободные шрифты. Рекомендуемые размеры: двенадцать, тринадцать, четырнадцать пунктов. Для таблиц — меньше.
Заголовки разделов и подразделов следует выравнивать абзачным отступом или по центру ширины текста.
Необходимые сведения в документах по ГОСТу, включая письмо-сопровождение.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит перечень из тридцати обязательных реквизитов. Однако, не каждый реквизит необходим в сопроводительном письме частной организации.
Обязательными реквизитами документов являются:
- наименование организации — автора документа;
- код организации — автора документа;
- дата документа;
- место составления (издания) документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- Название документа или унифицированной формы, включая заголовок.
- заголовок к тексту;
- код формы документа;
- индекс;
- текст;
- визы;
- подпись;
- Должность составителя документа.
- печать;
- Пометки: о приложении к документу, о лицах, выполняющих действия по документу, а также о поступлении и направлении документа.
Дата документа должна совпадать с днем подписи или днём происшествия, описанного в документе.
Документы могут иметь товарный знак, который помещается на бланках по уставу организации. Только товарный знак не указывают, дополнительно на бланке нужно указать коммерческое обозначение юридического лица.
Название организации должно совпадать с наименованием юридического лица по установленным учредительным документам. В скобках указывается сокращённое название организации, если таковое предусмотрено уставом.
На бланке необходимо указывать почтовый адрес, номер телефона и факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, коды ОКПО, ОГРН, ИНН и КПП.
Бланки документов
Для документов по ГОСТ Р 7.0.8 применяют бумагу форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм); для бланков резолюций используют бумагу форматов А5 (148 x 210 мм) и А6 (105 x 148).
Каждый документ на бланке или без него с листами обязан содержать поля минимального размера.
- 20 мм — левое;
- 10 мм — правое;
- 20 мм — верхнее;
- 20 мм — нижнее.