Часто работающие с подотчетными средствами компании могут найти решение в корпоративных картах (далее – КК). Быстрые и удобные расчеты, включая зарубежные, отсутствие необходимости получать наличку в кассу и выдавать ее под отчет, сокращение бумажной работы делают КК весьма привлекательными.
При расчётах с контрагентами по КК не требуется соблюдать лимит в 100 тысяч рублей, определённый пунктом 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У. Это связано с тем, что это – безналичный расчёт (п. 19 ст. 3 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ). Если же сотрудник сначала снимает деньги с карты, а потом ими рассчитывается, необходимо придерживаться указанного «наличного» норматива.
Расходы на карты (выпуск, обслуживание и подобные) уменьшают налогооблагаемую прибыль фирмы (подп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Такое же мнение имеют и судьи (постановления ФАС Московского округа от 24.02.2010 № КА-А40/450-10-1,2, ФАС Уральского округа от 29.10.2009 № Ф09-8382/09-С3).
Много положительных моментов, но обойти стороной подводные камни невозможно.
Особые документы
На корпоративных картах хранятся средства организации. Деньги, полученные работниками для каких-либо целей, еще не считаются таковыми (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010).
Сотрудник извлек средства со счета или произвел оплату им. В это время покинувшие карту деньги поступают ему к учету, и впоследствии он будет нести за них ответственность. Действия стандартны: в бухгалтерию предоставляется авансовый отчет с подтверждающими документами (накладными, билетами, чеками гостиниц и т. д.).
Для использования КК потребуется ещё что-то: квитанции банкоматов, если сотрудник снимал деньги с карты, или квитанции электронных терминалов, если оплата проходила через них (письма Минфина России от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253 и от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106). Выписка банка с операциями и суммами, совпадающими с квитанциями, также будет полезна. Если банкомат не выдал работнику чек при снятии денег (что встречается часто), выписка банка просто необходима.
Работникам следует помнить, что получение чека банкомата не означает автоматического целевого расходования средств.
Если сотрудник оплачивает покупку корпоративной картой, продавец обязан выдать ему кассовый чек согласно статье 1.1 и 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
При наличии указанных документов у фирмы не возникнет проблем с признанием расходов, а также не потребуется уплачивать НДФЛ и страховые взносы по выданным суммам (см. письмо Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, постановления ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010 и от 11.02.2008 № А52-174/2007).
В некоторых случаях организациям удается обосновать расходы только на основании документов о списании средств с корпоративной карты. Например, в Постановлении от 29 мая 2006 года № КА-А40/4677-06 ФАС Московского округа указано: оплата представительских расходов из КК подтверждается приложенными к авансовым отчетам слипами. Следовательно, для учета подобных расходов другие документы (кассовые чеки, БСО и так далее) не обязательны.
НДС по товарам, работам и услугам, оплаченным из кассы, вычитается обычным способом.
«Наличные» подвохи
При выдачи денег подотчетником из кассы организации может возникнуть трудность. Некоторые инспекторы полагают, что фирме необходимо провести эти средства по кассе (приход – выдача под отчет) и отразить в кассовой книге. В противном случае ей грозит штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ до 50 000 рублей, а должностным лицам – до 5 000 рублей (письмо ФНС России от 17.05.2013 № АС-4-2/8827@).
Судя по постановлениям Третьего ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012 и Седьмого ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012, арбитры не разделяют данную позицию, подчеркивая: получение сотрудником денег из банкомата нельзя считать кассовой операцией. Ведь наличные в кассу не поступают, а фирмой работнику выдачей их не производится. Следовательно, проводить через кассу и отражать в кассовой книге просто нечего.
Суммы, снятые с карточных кошельков, не входят в расчет лимита кассы на конец дня.
Если сотрудник с корпоративной карты компании не возвращает остаток подотчета непосредственно в кассу, то придерживаться Порядка ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У) необязательно.
Возникает вопрос: может ли сотрудник снимать с карточного счета деньги или рассчитываться им без отчетности по предыдущим суммам? В абзаце 3 подпункта 6.3 пункта 6 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У был подобный запрет, за нарушение которого некоторые фирмы понесли ответственность (Постановление Девятого ААС от 19.01.2016 № 09АП-54852/2015-АК и др.). Однако Указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У отменило этот запрет, который касался наличных расчетов. Следовательно, он не распространялся на расчеты с помощью карточного счета. Сейчас причин для беспокойства нет.
Деньги с карты уходят в никуда…
Корпоративные карты всегда доступны подотчетным лицам. Это преимущество может превратиться в недостаток – легко возникнет соблазн тратить деньги фирмы как личные. Чаще всего это наблюдается у руководства компании, особенно если руководители являются владельцами бизнеса, которые часто расходуют средства с корпоративной карты без раздумий. Но практика показывает, что нередко грешат и обычные сотрудники, оплачивая еду в кафе, покупки в магазине и т. д. Что тогда делать?
Возврат сумм быстро не вызывает особых сложностей. НДФЛ и страховые взносы с них не начисляются (письмо Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808). Желающим ограничить тех, кто периодически одалживает у компании средства таким способом, можно в ЛНА классифицировать подобные операции как процентные займы. Обычно это помогает.
Возвращение денег возможное, но не гарантированное. Возможны разные исходы в зависимости от желания фирмы вернуть средства.
Долг платежом не красен
Ответ перед организацией подотчетный должен держать в случае командировки – в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В остальных случаях срок для отчетности по расходам компании следует определить самостоятельно и закрепить в ЛНА.
Деньги со служебной карты исчезли, пора отчетности пришла, но сотрудник молчит: авансового отчета с обоснованиями всё ещё нет.
Предположим, организация не стремится получить деньги от ответственного лица.
До момента принятия решения о прощении долга компании необходимо начислить на него страховые взносы и удержать НДФЛ (письмо УФНС России по МО от 14.09.2018 № 16-10/099623@).
Можно ли списать сумму прощенного долга в налоговые расходы? Финансовое ведомство против (письма от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53125 и от 04.04.2012 № 03-03-06/2/34). Но есть хорошая новость – начисленные в данном случае взносы уменьшат облагаемую прибыль компании на основании подп. 1 и 45 п. 1 ст. 264 НК РФ. Минфин России дает добро (письма от 05.02.2018 № 03-03-06/1/6290, от 28.06.2017 № 03-03-06/1/40670).
Средств возврат нюансами богат
Если предприятие желает вернуть деньги, то может удержать их из заработной платы работника. На решение по данному вопросу даётся месяц со дня окончания срока возврата подотчетной суммы. Работник должен дать письменное согласие на это (ст. 137 и 248 ТК РФ, Постановление ВС РФ от 01.09.2017 № 53-АД17-3, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Подпись в приказе об удержании служит подтверждением согласия.
Если компания удержит долг с физического лица, то ей не придется начислять НДФЛ (ст. 41, 209 НК РФ) и страховые взносы (письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609). Также это никак не повлияет на «прибыльную» базу.
Если сотрудник откажется от согласия на удержание, или же фирма задержится с приказом об этом до истечения месячного срока, то остаётся единственный вариант – требовать возврат долга через суд.
Важно то, что до истечения срока для взыскания денег с физического лица его экономической выгодой не являются (Постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 № А55-15647/2012). Доход появится у работника лишь на дату истечения трехлетнего срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ). Именно тогда станет поводом для удержания НДФЛ. Так считают чиновники (письма УФНС России по МО от 14.09.2018 № 16-10/099623@, Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Согласны с ним и представители судебной власти (постановления АС Северо-Кавказского округа от 02.10.2017 № А63-7414/2016, ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 и др.).
Сроки исковой давности начинают течь на следующий день после завершения срока отчетности сотрудника по взятой сумме.
По мнению чиновников, страховые взносы необходимо начислить на дату окончания месячного срока удержания подотчетных средств, пропущенного компанией. В этом сказано в письмах Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 и Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609. В случае погашения долга потребуется перерасчет взносов.
Некоторые судьи согласны с этим мнением (постановления АС Западно-Сибирского округа от 30.06.2017 № Ф04-1894/2017, ФАС Дальневосточного округа от 08.04.2014 № Ф03-675/2014). Другие полагают, что объекта по страховым взносам в такой ситуации не образуется (постановления АС Поволжского округа от 25.12.2015 № Ф06-4463/2015, от 09.12.2015 № Ф06-3232/2015, Определение ВАС РФ от 12.09.2013 № ВАС-12172/13).
Задолженность по подотчетным суммам, срок исковой давности по которой истек три года, возможно списать на расходы. Минфин России не возражает (письмо от 08.08.2012 № 03-03-07/37).
Пассивность может выйти боком
Чиновники и судьи ожидают от компании активных действий. Работодатель должен принять меры по возврату подотчетных денег, вплоть до обращения в суд. Только в этом случае деньги не будут считаться доходом физического лица (см. письма УФНС России по МО от 14.09.2018 № 16-10/099623@, Определение ВС РФ от 21.04.2016 № 306-КГ16-3205).
Постановление АС Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016 весьма показательно. Здесь было все: и частичное добровольное погашение долга сотрудником, и удержание денег из его зарплаты, и взыскание остатка через суд. В итоге арбитры поддержали фирму и сняли штрафы за неуплату НДФЛ с задолженности подотчетника.
Бывает, что работник не возвращает организации деньги, а та умалчивает об этом: не принимает мер к взысканию средств, но и долг не прощает. Тогда компанию наверняка ждут доначисление налога на доходы, пени и штраф. В такой ситуации ревизоров поддержали высшие арбитры (см. постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12). Позицию высокой инстанции приняли на вооружение как инспекторы (письмо ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263), так и федеральные судьи (Постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016).
Отсутствуют проблемы с выплатами страхованию и здесь, вероятно, тоже не будет.
Запрещается закрывать долг работников только по авансовым отчетам или заявлениям об оплате с сомнительной первичкой. В противном случае к негативным последствиям добавились бы претензии контролеров по налогу на прибыль и НДС (если фирма отнесет «приобретенное» работником к расходам, а НДС к вычету). Примерно это подтверждает Постановление АС Волго-Вятского округа от 23.01.2018 № Ф01-6071/2017.
Стелим соломку
Главная задача бухгалтера – убедить руководство компании. Чаще всего основными лицами, совершающими расходы, оказываются руководители.
Все равно придется принимать меры по возврату ушедших с КК средств. Недействие опасно. Прощение долга – не лучший выход: начисление страховых взносов и удержание НДФЛ, а также невозможность списывания суммы долга как налогового расхода. Закрывать его с помощью сомнительных документов только усугубит проблемы с налогами. Руководство должно ответственно подходить к сбору и оформлению первички при целевом использовании подотчетных средств. Регулярное снятие денег с КК на непонятные цели банк может расценить как подозрительную операцию, что грозит серьезными неприятностями. Использование корпоративной карты бездумно – значит подставлять компанию, бухгалтерию и самого себя.
Расходы по корпоративным картам целесообразно сначала ограничить лимитами. Может быть несколько лимитов: на безналичные операции, на снятие наличных ежедневно, на зарубежные операции и др. Для каждой карты можно устанавливать индивидуальные нормативы (постоянные или временные).
Ущерб взыскивается с сотрудника только в пределах его среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Если лимит по карте меньше, задача по взысканию денег упростится.
Для использования средств с карты или перечисления организации на нее можно предусмотреть специальное заявление. В нем сотрудник укажет, какая сумма и на что именно ему нужна. Оперативность расчетов несколько снизится, зато контроль над расходованием возрастет.
Некоторые организации предоставляют сотрудникам корпоративные карты только при необходимости, например, во время командировок или при покупке товаров. В этом случае вероятность нецелевого использования средств уменьшается, поскольку карта не находится у сотрудника постоянно.
Под «колпаком» у банка
Центробанк обнаружил увеличение операций по снятию наличных с использованием кредитных карт. Это вызывает подозрения в возможной легализации преступных доходов, финансировании терроризма и других незаконных действиях.
ЦБ России считает, что банки недостаточно серьезно относятся к рискам, которые могут возникнуть при изъятии средств со счетов.
Игнорируют предписание Центробанка, не устанавливая по корпоративным картам лимит для снятия наличных – не более 100 000 рублей в течение одного операционного дня.
Новые Методические рекомендации (утв. ЦБ РФ 21.07.2017 № 19-МР) призваны привлечь внимание банков к операциям по снятию наличных с подобных карт. В документе представлен перечень признаков, которые должны вызвать подозрение у кредитной организации. К примеру, это регулярное снятие денег с карты (ежедневно или через 3–5 дней после поступления средств). Или наличие у клиента нескольких карт, с помощью которых в основном обналичивают деньги. Еще один любопытный момент – фирме менее двух лет со дня создания (видимо, намек на однодневку).
Для того чтобы клиент считался подозрительным, у него должны быть выявлены не менее двух признаков из указанного перечня.
Банкам рекомендовано проводить не реже раза в неделю исследование операций для выявления подозрительных клиентов и передавать информацию о них в Росфинмониторинг. Также следует определять предельную сумму, которую клиент может снять с кредитных карт в течение дня, ориентируясь на 100-тысячный норматив, и устанавливать лимит для всех кредитных карт клиента в целом.
Предприятиям (ИП) следует воздержаться от чрезмерного снятия наличных с корпоративных карт. Важно учитывать указанные в Методичке Центробанка «нехорошие» признаки и стремиться к их недопущению. Банк наверняка заметит их и отреагирует, поскольку регулятор уже поставил отзыв лицензий на поток. Большинство кредитных организаций серьезно относятся к его предписаниям, стремясь минимизировать риск вовлечения в незаконную деятельность.
При выявлении сомнительных операций банк вправе запросить у клиента документы, подтверждающие легальность сделки, а также приостановить операции по его счетам (п. 11 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ). Компания может быть включена в черный список, созданный на основании Положения № 639-П (утв. ЦБ РФ 30.03.2018). Это грозит отказом в обслуживании со стороны банков и открытии счетов (п. 5.2 ст. 7 Закона № 115-ФЗ).
Бухгалтерская «закавыка»
Остаётся ещё одна практическая проблема, с которой иногда сталкиваются компании.
Сотрудник снимает средства с карточного счета и получает квитанцию банкомата. В выписке банка операция отражена чуть поздней датой. Возникает расхождение дат между документами. Какую бухгалтерскую запись следует произвести и на какую дату?
Считаем, выход из ситуации – счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Для удобства к нему целесообразно открыть субсчета по корпоративным картам. Проводки будут две: первая – на дату получения сотрудником денег из банкомата (Дебет 71, Кредит 76), а вторая – на дату, указанную в выписке банка (Дебет 76, Кредит 51 (55)).
Рассчетный и «карточный» счета организации могут находиться в разных банках, тогда перечисление средств на расчетный счет займет больше суток. В этом случае бухгалтерия использует счет 57 «Переводы в пути».