Бухгалтеры и военная служба

Бывали ошибки в бухгалтерском учете, признаём. В налоговом тоже случались… Ведь ошибается тот, кто что-то делает. С персоналами не возникало проблем. А воинский учет? Что тут нам делать? Понятно. Так точно. Извиняемся, исправимся!

Санкции за ошибки в учетах могут включать и «воинские» штрафы. Вероятность их назначения с каждым годом возрастает. С одной стороны, призыв к миру, а с другой — у мирных граждан на запасном пути стоит бронепоезд, который нуждается в команде. Раньше военкоматы не сильно контролировали ведение воинского учета компаниями. Сейчас же времена меняются.

Необычные требования работников военкоматов затрудняют деятельность не только бухгалтеров, занятых «добровольно» кадровой работой, но и опытных специалистов по кадрам. Военком может указать на неверную организацию хранения личных карточек, потребовать отчета о контроле за разводами или переездами сотрудников и так далее. Поговорим о том, к чему сейчас предъявляют наибольшие претензии.

Все компании обязаны вести воинский учет сотрудников, если в них работает хотя бы один военнообязанный. Проверки могут проводиться в любой организации. Контроль осуществляют работники военных комиссариатов или органов местного самоуправления (п. 33 Положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719, далее – Положение).

Кого проверяют

Организации с численностью сотрудников более 500 человек проходят проверку ежегодно, остальные — как минимум раз в три года (п. 3 приложения № 1 к Методическим рекомендациям от 11.07.2017). Уклоняющиеся от предоставления информации, направляющие ее неполным объемом или с опозданием, имеют больше шансов попасть в план проверок.

В компании без военнообязанных и призывников ведение воинского учёта необязательно, но военкомат может проверить отсутствие уклонения от военно-учетной работы. Для подтверждения добросовестности предоставьте список сотрудников с датами рождения и специальностями по дипломам.

Что проверяют

Критерии проверки компаний военкоматом указаны в приложении 1 к Методическим рекомендациям. Воспользуйтесь ими для самопроверки.
В военкомате уточните перечень документов для вашей организации, где вам предоставят подробную консультацию и образцы. Приходите с флешкой.

Военной комиссией сначала будет проверка наличия металлических шкафов для бумаг и помещения с оборудованием для учета военнообязанных. Если в организации небольшое количество мужчин призывного возраста, военные могут не требовать выделения отдельного места.

Для организации воинского учета требуются приказ об ответственном за ведение учета, план работы по ведению учета и бронированию граждан из запаса, согласованный с военкоматом, а также документы, подтверждающие выполнение пунктов плана. Также нужно предъявить актуальную учетную карточку организации по форме № 18 (приложение к письму Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА).

Храните каждый раздел в отдельном скоросшивателе. При небольшом количестве военнообязанных представители военкомата могут не считать нарушением хранение всей картотеки в одном скоросшивателе. Важно разделять карточки разных разделов специальными разделителями для скоросшивателей. Также проверьте, ведете ли вы журнал учета личных карточек.

При проверке личных карточек обращают внимание на правильность и полноту раздела II – «Сведения о воинском учете». Необходимо, чтобы в документах был актуальный номер военно-учетной специальности. В случае выявления устаревшего номера ВУС кадровика обяжут отправить работника в военкомат или предоставить военный билет сотрудника для внесения исправлений. При сомнениях в правильности ведения личной карточки работники военкомата могут запросить военный билет или иной документ воинского учета. Если забираете у работника билет, оставьте ему расписку, а себе – корешок от нее (приложение 14 к Методическим рекомендациям).

Работодатель обязан сравнить данные воинского учета из личных карточек, документов работника и военных комиссариатов. Информация должна быть одинаковой. В разделе II личной карточки указывют дату последней сверки с военкоматом простым карандашом (п. 7 приложения 7 к Методическим рекомендациям). Сверку с военкоматом обычно проводят один раз в год.

В каждой организации проверят журнал повесток. Его нужно оформить, даже если повестки в компанию не приходили (п. 18 приложения к Приложению 1 к Методическим рекомендациям). Без журнала представители военкомата могут подумать, что обязанность обеспечить явку в военкомат в компании не выполняют.

Что сообщать в военкомат

В течение двух недель необходимо сообщить в военкомат об увольнении и приеме работника, изменении его семейного положения и др. (п. 29 Методических рекомендаций). Подтвердить исполнение обязанности можно двумя способами: если сообщение отправлено нарочным – своим экземпляром с отметкой военкомата о получении, при отправке почтой – описью вложения в ценное письмо.

При трудоустройстве нового сотрудника кадровик контролирует документы воинского учёта. В случае выявления неточностей сообщите работнику о необходимости их исправления и военкомату о нарушении. Военкомат отвечает за воздействие на нарушителя, а не работодатель. Нельзя отказать в работе или уволить сотрудника из-за нарушений воинского учёта. Военкомат не может наказывать работодателя за бездействие в подобных ситуациях.

При приёме на работу, если в паспорте или военном билете нет штампов о постановке на воинский учет по месту жительства, возьмите у работника расписку об уведомлении его о необходимости устранить это нарушение. Вложите расписку в личную карточку и продублируйте информацию в сведениях о приёме работников, которые направляются в военкомат.

В военкомат необходимо сообщать обо всех изменениях в жизни работника.

Если работник переезжает или меняет место временного пребывания, ему нужно встать на воинский учет по новому адресу. Напомните об этом сотруднику и вручите уведомление под подпись. Формы такого документа нет, ее разрабатывают самостоятельно. Подтвердить вручение можно двумя способами: в дело положить второй экземпляр уведомления с подписью о получении или попросить работника расписаться в журнале выдачи-получения.

Особый учет

Если организация состоит на специальном учете и ведет бронирование граждан, составьте Перечень должностей и профессий для пребывающих в запасе. Военкомы также проверят список граждан, зачисляемых на специальный учет (п. 20 Приложения к Приложению 1 к Методическим рекомендациям).

На воинский учет могут быть поставлены не только мужчины, но и женщины с образованием по военно-учетным специальностям: медицинские работники, картографы, связисты и др. Более полный список представлен в Приложении 2 к Методическим рекомендациям.

Работники удалённо также подлежат воинскому учету, подобно работникам, находящимся на территории работодателя. Нормативные акты не устанавливают особых правил для военнообязанных с двойным гражданством. К ним применяются общие требования, если международные договоры не устанавливают иное (п. 12 Методических рекомендаций).

Военнообязанных проинформируйте о необходимости соблюдения правил воинского учета с помощью информационных стендов. При малом количестве военнообязанных работник может в разделе II личной карточки указать «Со статьей 10 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ „О воинской обязанности и военной службе“ ознакомлен» и поставить подпись.

Кого и как накажут

Военком информирует организацию об итогах проверки и заносит их в журнал проверок, который хранится как в военкомате, так и в организации (п. 8 Приложения 1 к Методическим рекомендациям). В журнал учета проверок юридического лица информация о проверках военкомата не заносится.

Руководители организаций несут ответственность за ведение воинского учета. Штрафы за нарушение – от 300 до 1000 рублей (ст. 21.1–21.4 КоАП). Такой способ наказания применяют редко, чаще выносят представления об устранении нарушений.

Невыполнение предписания в срок влечет штраф для должностного лица — от 1000 до 2000 рублей или дисквалификацию до трех лет, а компанию накажут суммой от 10 000 до 20 000 рублей (ч. 1 ст. 19.5 КоАП). Штраф не освобождает от исполнения предписания.