Налоговые органы вправе запросить разъяснения и документы в любой момент. Однако, если главный бухгалтер находится в отпуске и нет возможности оперативно ответить на требование, в налоговую инспекцию следует направить уведомление по форме КНД 1125045, утвержденной приказом ФНС России от 24 апреля 2019 года № ММВ-7-2/204@.
В отсутствие главного бухгалтера, компания имеет возможность назначить сотрудника, ответственного за бухгалтерский учет, и, в некоторых случаях, эту функцию может взять на себя руководитель организации. Однако, в небольших компаниях с ограниченным штатом, найти замену главному бухгалтеру на время его отпуска представляется сложной задачей.
В случае отсутствия главного бухгалтера (например, во время отпуска или болезни), когда невозможно своевременно ответить на запрос из налоговой инспекции, необходимо направить в налоговую службу уведомление по форме КНД 1125045, утвержденной приказом ФНС России от 24 апреля 2019 года № ММВ-7-2/204@. Данная форма используется с 9 июня 2019 года.
Выполнение запроса необходимо завершить не позднее следующего рабочего дня после его получения, вне зависимости от того, касаются документы проверки самой организации или её партнёра.
Необязательно ждать истечения пятидневного срока, указанного в требовании, прежде чем отвечать на него.
Загрузка формы уведомления о непредставлении документов (информации) в установленные сроки)
В уведомлении нужно указать:
- причину, по которой компания не может представить документы в указанный в требовании срок. Например, необходимость получить документы из архива, отсутствие главного бухгалтера или генерального директора по причине болезни или отпуска;
- срок, когда документы будут представлены.
В уведомлении о предоставлении отсрочки ответа на требование налогового органа, причиной которой является отпуск бухгалтера, можно использовать следующую формулировку:
«в связи с тем, что главный бухгалтер Ивченко А.О. находится в ежегодном оплачиваемом отпуске с «___»_____ по «__»__________. На время ее отсутствия обязанности главного бухгалтера не переданы никому»
К уведомлению нужно приложить:
- копию приказа о предоставлении отпуска;
- копию графика отпусков.