Министерство транспорта подготовило положение о процедурах, применяемых в нестандартных обстоятельствах при использовании электронных перевозочных документов (ЭПД).
Основная часть документа посвящена взаимодействию между государственной информационной системой ЭПД (ГИС ЭПД) и информационными системами ЭПД (ИС ЭПД). Важно отметить, что ГИС ЭПД представляет собой государственную централизованную платформу для хранения данных, а ИС ЭПД – это коммерческий сервис, обеспечивающий обмен документами. Предприятия напрямую не формируют и не передают документы через ГИС ЭПД. В связи с этим, регламента
данный раздел не имеет практического значения ни для руководителей компаний, ни для бухгалтеров. Подробное изучение этой части регламента представляется излишним; мы сосредоточимся на общем описании взаимодействия между ИС.
Рассмотрим детально последовательность действий участников транспортной перевозки в условиях отсутствия интернет-соединения.
Что предусматривает регламент для ИС
Регламент прописываетВ случае возникновения трех нестандартных ситуаций необходимо соблюдать определенную последовательность действий: отказ в работе государственной информационной системы электронного документооборота (ГИС ЭДП), недоступность информационных систем электронного документооборота (ИС ЭПД) и изъятие при оформлении электронных перевозочных документов (ЭПД).
В случае возникновения внештатных ситуаций, таких как сбои в работе или недоступность сервисов, либо при проведении плановых технических работ, оператор информационной системы электронного путевого листа (ИС ЭПД) должен немедленно предпринять шаги для возобновления функционирования. Одновременно с этим он обязан уведомить участников обмена данными о произошедшем инциденте в течение двух часов по всем возможным каналам связи.
Уведомление сотрудников МВД России и Ространснадзора осуществляется посредством внутренних каналов связи.
Операторы ИС ЭПД продолжают передачу электронных путевых листов своим клиентам, даже если государственная информационная система (ГИС) временно недоступна. После восстановления соединения накопленные документы направляются в ГИС.
В ситуации, когда водителя на дороге останавливают сотрудники МВД России и Ространснадзора для проверки, он имеет право предоставить электронный путевой лист посредством программного обеспечения, установленного на его устройстве (предоставляется ИС ЭПД), либо предъявить заверенную копию ЭПД на бумажном носителе с отметкой электронной подписи.
Существуют два ключевых принципа, которые следует учитывать при возникновении сбоев в работе ИС или ГИС:
- В случае если коммерческая система электронного документооборота (ИС ЭПД), через которую передаются документы, находится в недоступном состоянии более одного часа, оператор по запросу клиентов оформляет справку установленной формы.
- Если недоступна государственная информационная система электронного документооборота (ГИС ЭПД), в которую поступают документы из ИС, то операторы информационных систем продолжают обмен данными между участниками процесса и после восстановления соединения передают накопленные данные в государственную систему. Таким образом, сбой ГИС не должен повлиять на участников перевозки.
Последовательность действий участников процесса передачи электронных проездных документов в случае отсутствия доступа к сети интернет
Что делает оператор ИС ЭПД
Сбой в функционировании государственной информационной системы не препятствует работе локальной информационной системы электронного проездного документа. Оператор продолжает осуществлять обмен электронными проездными документами со своими клиентами, при условии отсутствия собственных технических неполадок и стабильного подключения к интернету. После восстановления работоспособности все накопленные документы подлежат передаче в государственную систему.
В случае возникновения нестандартной ситуации в информационной системе электронного проездного документа у самого оператора или его клиента, необходимо выполнить следующие действия:
- Необходимо зафиксировать факт отсутствия сетевого соединения при получении от клиента сообщения о невозможности оформления электронного проездного документа вследствие отсутствия доступа к интернету.
- Необходимо установить, соответствует ли сложившаяся обстановка условиям исключения, закрепленному в приказе Минтранса России – невозможности подключения к сети интернет. Для этого следует проверить местоположение населенного пункта и убедиться, включен ли он в перечень местностей, где отсутствует доступ к интернету и сотовой связи (согласно распоряжению Правительства РФ от 10 июля 2025 г. № 1855-р или постановлению Правительства от 31 декабря 2021 г. № 2606).
- Необходимо запросить у оператора связи подтверждение о факте отсутствия сигнала в момент проведения операции.
- Следует проинформировать клиента: довести до его сведения, что в указанной ситуации допустимо оформление перевозочной документации на бумажном носителе, однако после восстановления соединения для оформления остальных документов потребуется вернуться к электронному формату.
- После возобновления доступа к сети у клиента нужно обеспечить передачу накопленных за период отсутствия интернета электронных приходно-расходных документов в ГИС ЭПД.
В случае наличия подключения к сети Интернет, но при недоступности коммерческой системы электронного документооборота (ЭПД) по причине технических неполадок и подобных обстоятельств более чем на один час, оператор данной системы по запросу партнеров должен предоставить справку в произвольной форме, подтверждающую данный факт.
Порядок действий участника перевозки
Установленный регламент определяет последовательность действий, которые необходимо предпринять при отсутствии доступа к сети Интернет в месте погрузки, во время транспортировки или на складском объекте.
- Необходимо провести оценку сложившейся ситуации и зафиксировать отсутствие интернет-соединения в пункте погрузки, во время пути следования груза или на складе. Для этого следует оформить соответствующий документ (акт), указав дату, точное время и место происшествия (адрес склада, номер километра трассы, наименование точки погрузки), а также данные присутствующих лиц (ФИО, должности). В акте требуется детальное описание проявившихся проблем с подключением (например, недоступность веб-сайта, невозможность отправки ЭПД, отсутствие мобильного сигнала) и предпринятые меры по восстановлению связи.
- Важно правильно оформить и согласовать составленный акт. Подписи на акте должны быть поставлены несколькими участниками процесса, такими как водитель, представитель склада и грузоотправитель. В случае отсутствия кого-либо из сторон, необходимо сделать соответствующую отметку в акте и указать о том, что контрагент был уведомлен (например, посредством сообщения в мессенджере или электронного письма – рекомендуется сохранить подтверждение отправки).
- Необходимо подготовить физический документ. Для этого требуется заполнить формуляр бумажного транспортного документа, указав все требуемые данные, включая информацию об отправителе, получателе, грузе и маршруте следования.
- Для подтверждения согласия всех вовлеченных сторон в процесс транспортировки необходимо наличие собственноручных подписей каждого участника. Наличие печати является дополнительным условием.
- Рекомендуется вернуться к использованию электронного документооборота сразу после устранения технических неполадок.
Порядок действий водителя
В случае возникновения чрезвычайных обстоятельств и отсутствия возможности установить связь, допускается оформление документов на бумажном носителе при условии предварительного составления акта (как описано в разделе «Порядок действий участника перевозки»).
Водитель должен действовать так:
- В случае отсутствия доступа к сети Интернет необходимо запросить у грузоотправителя, перевозчика или экспедитора бумажную версию сопроводительных документов.
- При контроле на маршруте предъявляйте бумажный документ сотрудникам Министерства внутренних дел Российской Федерации или Ространснадзора.
- Если бумажная версия документа оформлена вследствие проблем со связью, следует быть готовым предоставить объяснения представителям контролирующих органов в процессе проверки.
В случае, если программное обеспечение оператора ЭДО предусматривает возможность работы без подключения к сети, подписать документы можно непосредственно в приложении с использованием электронной подписи. Передача файла в систему произойдет автоматически после восстановления сетевого соединения.