Расходы по командировкам и правила их учёта часто вызывают множество вопросов. Нестандартное поведение отдельных работников и, случаями, полное безразличие со стороны некоторых сотрудников приносят бухгалтерии дополнительные трудности. В данной статье рассмотрим некоторые из них.
Авиабилет приобрел кто-то другой.
Бухгалтериям для учета расходов на приобретение билетов в поездки по поручению необходимо предъявить документ, подтверждающий оплату билета и совершение полета.
- Авиабилет с указанием стоимости перелета.
- Бортовой проездной документ, удостоверяющий рейс сотрудника по траектории, отмеченной в авиабилете.
Работнику приходит маршрутная квитанция на указанный при оплате адрес электронной почты. Посадочный талон выдаётся в аэропорту на стойке регистрации или посылается на электронную почту при онлайн-регистрации.
Если билет выписан на одного работника, но оплачен картой другого сотрудника, учитывать расходы можно. Для избежания сложностей с налоговыми органами рекомендуется зафиксировать такую ситуацию в внутреннем документе организации или коллективном договоре.
Два работника в командировку отправлены и оба билета приобрел один из них. Не оплативший билет сотрудник должен вернуть деньги коллеге, чью банковскую карту использовали. Так каждый рабочий сможет подтвердить свои командировочные траты.
Минфин в письме от 18.09.2023 № 02-07-10/88879Перечислил, какие бумаги нужны для подтверждения расходов такого рода. Будет требуется:
- Квитанция о расходах командированного работника на покупку проездных билетов.
- Подтверждение получения оплаты за билет от работника, выкупившего билеты.
Работник выезжает в командировку в выходной
Правовые нормы не ограничивают возможность выезжать сотрудников в служебные поездки в выходной. Такое действие классифицируется как привлечение к труду в нерабочие часы, которые компенсируются в два раза большей суммой.
В случае командировки в выходные или праздничные дни сотруднику полагается удвоена заработная плата за этот период. В качестве альтернативы можно предоставить отгул вместо доплаты (ст. 153 ТК РФ).
При этом, дни отъезда/приезда – это тоже дни командировки.
В датах командировки и билетов на проезд несоответствие.
Если в приказе о командировке дата начала или окончания отличается от указанной в проездном документе, оплата проезда к месту служебной поездки не считается компенсацией расходов. Это будет доходом работника в натуральной форме, с которого уплачивается НДФЛ.
Компенсация, перечисленная работнику за приобретение билета на транспорт до места командировки и обратно в дни отдыха перед началом служебного выезда, например, в воскресенье, не учитывается как доход работника при условии, что…
- Работодатель одобрил эти траты.
- и для выполнения соответствующего служебного поручения.
На это указал Минфин в письме от 03.08.2023 №03-03-06/2/72716.
Дни отъезда и приезда считаются рабочими днями командировки. Если сотрудник выезжает в командировку в выходной день, этот день компенсируется двойной ставкой или предоставляется дополнительный день отдыха.
Компания обеспечила сотрудника завтраками в отеле.
С компенсации за завтраки в гостинице, выплачиваемой работникам в командировке, удерживается подоходный налог.
На этом настаивает ФНС в письме от 3 апреля 2023 года № БС-3-11/4624@
Поскольку освобождение от налога на доходы физических лиц сумм возмещения расходов по оплате питания пунктом 1 статьи 217 НК РФ не предусмотрено, обоснование простое.
Желательно, чтобы сотрудник в командировке тратил на питание сумму суточных, которые ему начислены. Предельный размер этих сумм устанавливается лишь для расходов при возвращении. Компания может оплачивать суточные любого размера.
В командировке работал сверхурочно
Сверхурочная работаПовышенный размер оплаты предусмотрен согласно статье 152 ТК РФ независимо от местонахождения сотрудника — на территории компании или во время командировки.
Доплата за сверхурочную работу во время командировки исчисляется из среднего заработка, который остается у сотрудника: за первые два часа переработки — не менее чем в полтора раза больше, за следующие часы — не менее чем вдвое.
Разъяснил Роструд России на сайте Онлайнинспекция.рф.
Поехал по служебной поездке и задержался там до конца отдыха.
Чтобы компенсировать работнику расходы, связанные с командировкой, и отразить их в налоговом учете по прибыли, срок из приказа о направлении в командировку должен совпадать с фактическим временем нахождения в командировке.
Выезд в командировку с последующим использованием времени отпуска и возвращением за счет работодателя недопустим.
На это обратил внимание Минфин в письме от 23.07.2024 № 03-04-06/68750.
В новую рабочую поездку накануне окончания прежней.
Руководитель организации может выдать новый приказ о направлении сотрудника в командировку после окончания предыдущей.
Законы не устанавливают временных рамок между рабочей поездкой и следующей.
Подтвердил Роструд в письме от 02.08.2024 № ПГ/14427-6-1.
Сотрудник отправился в рабочую поездку и опоздал с возвращением.
Работник, не вернувшийся из командировки к назначенному сроку без уважительных причин, может быть признан отсутствующим по неоправданным причинам, что влечет за собой дисциплинарное наказание со стороны работодателя.
Работнику следует запросить письменное объяснение причин отсутствия на рабочем месте.
В течение двух рабочих дней сотрудник должен предоставить объяснение. При отсутствии этого составится акт. С приказом о дисциплинарном взыскании необходимо ознакомить в течение трех дней со дня его издания. Отсутствие сотрудника на рабочем месте при этом не учитывается. В случае отказа от ознакомления с документом составляется еще один акт.
Несколько аналогичных случаев могут послужить причиной увольнения сотрудника.