В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса, работодатель обязан компенсировать работнику, направленному в командировку, затраты на проезд. В перечень возмещаемых расходов входят затраты на дорогу до аэропорта или железнодорожной станции, а также на перемещение между пунктами отправления, прибытия и пересадок. Данные выплаты не подлежат налогообложению НДФЛ.
Сотрудник выезжает в служебную командировку для выполнения задач, необходимых для развития бизнеса. Работодатель обязан компенсировать все расходы, понесенные работником во время поездки. В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса к ним относятся:
- расходы на проезд;
- расход на аренду жилья;
- допрасходы, связанные с проживанием в командировке –(суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Несомненно, затраты на дорогу от аэропорта, железнодорожного вокзала или автовокзала следует рассматривать как часть расходов на проезд до пункта назначения.
Налогооблагаемый доход, включающий оплату проезда к месту проведения командировки
Выплата работнику, предназначенная для покрытия расходов на проезд до аэропорта и обратно, не включается в налогооблагаемую базу по НДФЛ ( письмо Минфин России от 04.04.2025 г. № 03-04-06/33604).
Статья 217 Налогового кодекса Российской Федерации содержит перечень выплат, не подлежащих обложению НДФЛ. В частности, расходы на проезд до места назначения и обратно, а также расходы на проезд к месту отправления, в аэропорт или на вокзал при пересадках прямо указаны в первом абзаце тринадцатого пункта 1 этой статьи.
Документы, подтверждающие расход
Работодатель компенсирует затраты, понесенные работником в служебной поездке, в пределах фактически произведенных расходов, при наличии подтверждающих документов об их оплате.
В качестве подтверждающего документа могут быть использованы: бумажный или электронный билет на аэроэкспресс, билет на автобус, чек из такси или документ, оформленный через приложение оператора.
Если командировка будет реализована, то поездка в аэропорт будет считаться командировочным расходом. В ситуации, когда работник пропустит рейс, он самостоятельно покроет расходы на проезд.
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, работодатель должен оплатить проезд до аэропорта и стоимость авиабилета, если работник направляется в командировку. При этом компенсация стоимости первого билета (первого проезда к аэропорту) не положена, если задержка произошла по вине сотрудника.