Компания направить работника на обучение. У предприятия в связи с этим возникают расходы. Можно ли учесть такие траты при расчете налогооблагаемой базы? Ответ положительный, но, как обычно, существуют определенные ограничения. Рассмотрим, какие затраты на образование сотрудников можно включить в налоговую базу, а какие – нет.
Когда можно включить затраты на обучение в перечень учитываемых расходов
Работодатель может учитывать затраты на получение новых знаний для сотрудников.
Налогооблагаемая прибыль организации уменьшается за счет затрат на обучение персонала при соблюдении ряда требований: сотрудник, проходящий обучение, должен состоять в штате предприятия; в случае направления на обучение специалиста, еще не трудоустроенного, с ним необходимо заключить трудовой договор не позднее трех месяцев после окончания образовательной программы, который будет действовать как минимум год. Кроме того, образовательное учреждение, предоставляющее сотрудникам возможность повысить квалификацию, должно иметь необходимую лицензию.
Рассмотрим более детально тех специалистов, которые проходят обучение, но на момент получения новых знаний и компетенций еще не являются сотрудниками компании.
Существуют ситуации, которые не подпадают под описанные условия. К ним относятся случаи расторжения трудового договора по причинам, не зависящим от воли работника и работодателя. Например, призыв на военную службу, признание работника полностью неспособным к труду по результатам медицинского обследования, восстановление в должности (по решению трудовой инспекции или суда) ранее работавшего сотрудника и другие подобные обстоятельства.
В случае, если трудовой договор с работником не был заключен в течение трех месяцев после окончания обучения, разъяснения предоставил Минфин России в письме от 11 марта 2016 года № 03-03-06/1/13684.
В случае, если заключение трудового договора не состоялось из-за обстоятельств, не зависящих от сторон, Минфин России, в вышеупомянутом письме, допускает не включать в состав внереализационных доходов отчетного (налогового) периода расходы на оплату обучения, даже если срок действия трудового договора истек или договор был расторгнут по причинам, не зависящим от воли сторон.
Следует также учитывать Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 26 ноября 2024 года № 88-34388/2024. В нем арбитры отметили, что, как правило, работник несет ответственность за поддержание необходимой квалификации, а организация должна обеспечивать возможности для ее повышения.
Работодатель не обязан возмещать затраты на обучение, если работник инициировал процесс переподготовки по собственной инициативе.
Для включения расходов на обучение сотрудника в перечень учитываемых затрат, работник должен обратиться к работодателю с письменным запросом. Впоследствии компании требуется оформить приказ, заключить договор с учебным заведением и произвести оплату обучения. В налоговом учете такими расходами признаются затраты на обучение по основным и дополнительным профессиональным программам, направленным на подготовку и переподготовку кадров).
Наличие в трудовом договоре с работником пункта о повышении квалификации может служить основанием для подтверждения понесенных затрат.
Перечень других необходимых документов включает: приказ; договор об оказании услуг, заключенный между компанией и образовательным учреждением; учебная программа; акт об оказании услуг и документ, выдаваемый образовательным учреждением по завершению обучения. К таким документам могут относиться диплом, свидетельство, аттестат, сертификат и другие аналогичные виды.