Такси для командировок — обычное явление в современных фирмах.
Это практично, оперативно и часто выгодно. Однако закон позволяет ли это сделать? Как правильно подтвердить затраты и не столкнуться с налоговыми трудностями?
В каких случаях работодатель должен возмещать затраты на такси?
Согласно статье 164 части 2 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан компенсировать работнику расходы на услуги такси при условии, что поездка обусловлена выполнением трудовых обязанностей и одобрена руководителем.
Когда полагается компенсация?
- Работа таких работников имеет разъездной характер. К ним относятся курьерам, торговым представителям, сервисным инженерам и др.
- Необходимые путешествия (перевозка бумаг, встречи с посетителями).
- Нет возможности пользоваться другим транспортом (работы в ночное время, расположение объектов за городом).
- неисправность служебного автомобиля.
Порядок возмещения можно урегулировать с помощью.
- коллективном договоре;
- В распорядительных документах субъектов Федерации (включая документ «Положение о служебных поездках»).
- Договор о работе (с применением режима командировок)
Как оформить возмещение?
Для возмещения затрат сотрудник обязан представить:
- чек или заказ-наряд, подтверждающий оплату;
- служебную записку с обоснованием поездки.
При частых командировках условия следует зафиксировать в трудовом соглашении.
Налогообложение
1. НДФЛ.
Компенсация за поездки не подлежит налогообложению по НДФЛ, когда поездка связана с работой (п. 1 ст. 217 НК РФ), но облагается налогом при использовании такси для поездок между домом и местом работы (Минфин квалифицирует такие поездки как личные расходы).
Страховые взносы рассчитываются по такому же принципу. Если поездка связана с работой, взносы не начисляются. Если же такси оплачивается для ежедневных поездок на работу, то необходимо начислить страховые взносы.
Налог на прибыль включается в расходы при служебных командировках (п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Бухгалтерский учет
При поездке по делу компенсация расходов включается в состав стандартных затрат, например, при доставке грузов.
В случае если поездка не относится к производственным делам (например, обращение в налоговую), расходы на неё учитываются как иные затраты.
Затраты на такси между домом и работой не учитываются, если это не указано в трудовом договоре или не является производственной необходимостью.