Расчетные листки о начисленной заработной плате – документ, обязательный для предоставления сотрудникам. Трудовое законодательство устанавливает порядок их выдачи, который не может быть нарушен компанией. Получение листа не зависит от желания работника, его заявления или отказа от него. Организация должна передать листок каждому сотруднику. В противном случае предприятие рискует получить наказание. В этой статье расскажем о составлении, сроках и порядке выдачи листов.
В соответствии с трудовым законодательством, работодатели обязаны сообщать работникам о составе их заработной платы.
- О сумме зарплаты, выплачиваемой ему за отработанный период.
- Информация о размерах других сумм, начисленных компании за нарушение сроков оплаты зарплаты, предоставления отпусков, выплат при увольнении и других обязательных платежей сотрудникам.
- Общее количество денег, которое организация вычла из текущей выплаты.
- Окончательная сумма для выплаты специалисту.
Форма расчетного листка
Законодательство не регламентирует форму расчетного листка. Организация может разработать его самостоятельно и утвердить с учетом мнения трудового коллектива. Порядок утверждения формы аналогичен правилам локальных нормативных актов компании, установленным в статье 372 Трудового кодекса.
После оформления документа и получения одобрения нужно издать распоряжение о утверждении табеля учета рабочего времени.
Внимание! Поле «Компенсация за задержку з/п, отпускн. и т.д.» обязательно должно присутствовать в расчетном листе. Даже если компенсации перечисляются вовремя, удалять это поле нельзя. Статья 136 ТК РФ обязывает включать эту информацию в документ. Отсутствие таких данных в расчетке грозит компании штрафом.
Общие правила выдачи
Выдача расчетных листков может стать рискованной ситуацией. Закон обязывает организации предоставлять работникам документы с информацией о зарплате, начислениях и удержаниях. Трудовой кодекс не устанавливает конкретный порядок передачи документов, поэтому важно проявить осторожность.
Предлагаем вести список работников, получивших расчетные листки. Можно также создать журнал регистрации и выдачи этих документов. При получении расчетного листка работники расписываются, подтверждая факт передачи документа работодателем. Законодательство не обязывает предприятие выдавать документ под подпись, но такой порядок предоставит компании защиту от претензий трудовой инспекции.
При себе должны быть расчетные листки, иначе фирмы могут понести ответственность.
- от 30 000 до 50 000 рублей – юрлицу;
- от 1000 до 5000 рублей – руководителю (ст. 5.27 КоАП РФ).
Законом не установлена рекомендованная форма листа и правила его выдачи. Организация сама определяет, сотрудники каких отделов будут выдавать документ работникам: это могут быть как специалисты бухгалтерии, так и их коллеги из кадрового отдела.
Не обязательно, чтобы составление документов и выдача осуществлялись одними и теми же отделами.
Подпись на расчетных листках, как и правила выдачи, не предусмотрено ТК РФ. Предприятие по собственному решению может определить лицо, которое подписывает листки от его имени, закрепляя это в локальном нормативном акте. Нанесение печати организации на документ также необязательно.
Работнику необходимо подать заявление на получение расчетного листа?
Некоторые предприятия требуют от сотрудников подавать заявление для получения больничных листов. Без заявления организация не предоставит сотруднику больничный.
Такой подход неверен, его применять нельзя. Выдача листа обязательна для организации, как мы ранее отмечали. Поэтому сотрудник может потребовать получить документ независимо от обстоятельств. Если компания связывает выдачу с заявлением, это нарушение, за которое предусмотрено наказание в виде штрафа.
На какой периодичности и в какие сроки выдаётся расчетный листок?
В соответствии с трудовым законодательством организация обязана производить выплаты сотрудникам не менее чем дважды в месяц. Возникает вопрос: требуется ли выдача талона при каждой выплате или достаточно этого сделать один раз? Ведь заработная плата начисляется по итогам месяца.
Минтруд России в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375 сообщает, что одного раза будет достаточно. Ведомство отмечает, что общепринятой практикой при применении систем оплаты труда с окладами или месячными тарифными ставками является выдача расчетных листов с указанием начисленной месячной заработной платы. Позднее, в письме от 19.10.2021 № ПГ/30623-6-1 ведомство повторно озвучило эту же позицию. Схожий ответ совсем недавно, в декабре 2023 года, подтвердил Роструд, отвечая на вопрос пользователя сервиса «Онлайнинспекция.рф».
В отношении сроков выдачи расчетных листков компании должны проявлять бдительность. Документ не следует передавать сотруднику после получения заработной платы. По запросу на сервисе «Онлайнинспекция.рф» компания установила норму, что расчетный листок направляется специалисту в течение трех дней после перевода средств. Такой подход нарушает требования законодательства, отмечает Роструд.
Предоставьте листок не позднее дня выплаты заработной платы. Это правило распространяется и на работников, которые увольняются. Для таких специалистов лист необходимо сформировать не позднее дня увольнения, так как все финансовые расчеты с уходящим работником предприятие должно завершить не позднее последнего дня работы.
Минтруд России в письме от 19.10.2021 № ПГ/30623-6-1 указал, что отпускные – не заработная плата, вследствие чего при выплате компенсации за отпуск расчетный листок выдавать не нужно.
Редакция ПБ
Читайте в полной версии статьи Бухгалтерские балансы 2024 года. Допустимые и недопустимые действия для компаний. на сайте журнала «Практическая бухгалтерия»:
- Возможна ли выдача расчетного листа через терминал?
- В каких случаях разрешено отправить лист через электронную почту?