Правила заполнения журнала регистрации трудовых книжек

Законы требуют от работодателей ведения двух журналов.

1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей предназначен для контроля получения, хранения и расходования этих бланков. В нем регистрируются все поступления и выбытия бланков с указанием их серии, номера, даты и основания операции.
2. Журнал учета движения трудовых книжек и их вкладышей фиксирует все действия с ними: прием, выдачу, хранение и утилизацию. Записи ведут по каждой трудовой книжке, указав серию, номер и дату операции (прием, выдача, замена и др.).

Какие формы применять

Согласно пункту 39 Порядка, установленного приказом Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н, существуют правила по учету движения трудовых книжек. Формы этих документов и их названия не определены официально. Работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает такие формы. Например, их могут назвать «книгой» или «журналом» (пункт 40 того же Порядка).

С 10 октября 2003 года № 69 постановлением Минтруда отменены прежние формы учета трудовых книжек и вкладышей. Это не значит, что учет трудовых книжек больше не нужен. Все равно потребуется книга, которую можно организовать по собственному усмотрению. Можно добавить новые колонки для упрощения работы с документами. Важно помнить: если сотрудник начинает трудовую деятельность в 2024 году впервые, ему не нужно оформлять бумажную трудовую книжку – его трудовой стаж будет формироваться исключительно в электронном виде.

Книга должна быть пронумерованной, прошнурованной, с указанием количества страниц на последнем листе. На этом листе стоит подпись руководителя организации (или ИП) и печать (при наличии) в соответствии с пунктом 40 приложения № 2 к приказу Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н. Это подтверждает достоверность документа. Хранить такую книгу необходимо не менее 50 лет.

Ответственность за управление реестром трудовых книжек обычно лежит на работниках отдела кадров. В организациях разного масштаба и с различными видами деятельности эту обязанность могут исполнять бухгалтеры или секретарь. Руководитель назначает лицо, отвечающее за ведение учета трудовых книжек, через приказ.

При создании нового бланка учета трудовых книжек и вкладышей на основе действующей книги нужно внести коррективы для облегчения работы с документами.

В бланк нужно добавить два новых пункта.

1. Цель заполнения этого поля — зафиксировать причину выдачи трудовой книжки в случаях увольнения или перехода на электронный формат. В качестве обозначения можно использовать «Увольнение» или «Выбор ЭТК». В соответствии с приказом Минтруда от 19.05.2021 №320н ссылка на нормативный документ не требуется.
2. При оформлении пенсии листы для получения трудовой могут содержать сведения о номере, полном имени и отчестве сотрудника, его трудовой книжке, дате подачи заявления и выдаче трудовой документации. Выдача не должна состояться позже, чем через три дня после заявления в соответствии со статьей 62 ТК и пунктом 35 Порядка.

Также стоит внести дату заполнения трудовой позже даты приема на работу, и поле «Фамилия Имя Отчество» разделить на три колонки.

• Следует сохранить неизмененными столбец для серии и номера трудовой, а также столбец «Получено за заполненные бланки».
• Дополнительные сведения о занимаемой должности и месте работы заполнять не нужно.

Ответственность за неверную оформление трудовых книжек.

Неверный учёт трудовых книжек повлечёт… административную ответственностьСогласно пунктам 1 и 2 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, трудовая инспекция вправе наложить штраф на организацию (предпринимателя) и её руководителей.

Размер штрафа составит:

Роструд отмечает: нарушение хронологии записей не считается грубым нарушением. Но рекомендуется стремиться к минимизации таких ситуаций. При возникновении ошибки ее нужно исправить, следуя правилам внесения изменений в учетные документы – зачеркнуть ошибочную запись, рядом написать верную и заверить исправление подписью ответственного лица с указанием даты внесения корректировки.