Работодатель хранит трудовую книжку сотрудника до момента прекращения его работы. Однако порой работникам требуется документ, подтверждающий их трудовую историю.
Право получать заверенную копию трудовой книжки.
Согласно пункту 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ, работники имеют право получать документы, относящиеся к их трудовой деятельности. Пока сотрудник числится в штате организации, его трудовая книжка в большинстве случаев хранится у работодателя (исключение составляют случаи работы по совместительству, когда трудовая книжка хранится по основному месту работы).
В случае необходимости работодатель должен предоставить работнику оригинал или заверенную копию трудовой книжки.
Копия или оригинал: что подавать?
Согласно статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации работнику могут быть выданы:
- Для случая обязательного социального страхования (обеспечения) работника – первоначальный документ из места предыдущей работы.
- выписка из трудовой книжки.
Работодатель обязан предоставить документы только при наличии ведения трудовой книжки на работника. В противном случае выдавать нечего.
Основания для выдачи трудовой книжки
Работодатель выдаст сотруднику трудовой книжки или её копию по его письменной просьбе.
Срок выдачи трудовой книжки
Согласно ст. 62 ТК РФ выдачу трудовой книжки, выписок из неё и других бумаг, касающихся трудовой деятельности сотрудника, необходимо совершить в течение трёх рабочих дней после получения письменного запроса.
Как заверить выписку из трудовой книжки?
Порядок ведения и хранения трудовых книжек установлен приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 года № 320н, но точного ответа на вопрос о том, как правильно заверить выписку из трудовой, этот порядок не предоставляет.
При решении вопроса необходимо руководствоваться приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, утвердившим ГОСТ Р 7.0.97-2016, где указано, как оформлять организационно-распорядительные документы.
Трудовую книжку можно отнести к подобным документам, так что допустимо использование упомянутого ГОСТа.
В соответствии с п. 5.26 ГОСТа пометка о заверении копии подтверждает соответствие копии документа (выписки из документа) оригиналу. Такая отметка ставится под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
В ГОСТе есть инструкция для случаев, когда копия предъявляется другой организации. В этом случае на заверении копии добавляется запись о местонахождении документа-оригинала («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), и всё заверяется печатью организации. Номер дела и год, в котором хранится трудовая книжка, нужно указывать только если она находится в таком деле. Если же хранится отдельно от других документов, то это требование не актуально.
Многостраничную выписку из копии необходимо прошить и пронумеровать. На обратной стороне места сшивки приклеивают листок с указанием общего числа страниц и подписью ответственного за выдачу документа сотрудника.
При склеивании многостраничной выписки степлером подпись, подтверждающая её содержание, требуется на каждой странице.
Как получить трудовую книжку или выписку из неё?
Трудовую книжку или выписка из неё выдаются под расписку работника с указанием даты получения требуемых документов.
Правила выдачи выписок из трудовой книжки распространяются также на ситуации, когда о сотруднике ведется электронная запись, а по его просьбе выдаётся бумажная копия.