Порядок нумерования трудовых договоров

Нумеровать трудовые договоры — задача, казавшаяся простой, но на деле вызывающая сложности. Отказавшись от нумерации, предприятие рискует столкнуться с административными трудностями. Однако присвоение каждому контракту уникального номера также порождает вопрос о способе его формирования. На эти и другие вопросы ответим в нашей статье.

Требования к нумерации трудовых договоров

Требование к порядковой нумерации рабочих контрактов отсутствует в Трудовом кодексе. Несмотря на это, этот компонент документации важно учитывать при построении всей системы делопроизводства кадров.

Роструд в письме от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1 разъяснил необходимость начала новой нумерации с началом нового года. Давайте разберемся с разъяснениями ведомства и ответим на вопрос о правилах нумерации рабочих контрактов в практике, возможных последствиях отсутствия номеров документов и способе зафиксирования выбранного порядка.

Как принято нумеровать трудовые договоры?

Трудовой кодекс не требует работодателей присваивать номера трудовым договорам, однако многие фирмы делают это для удобства ведения документации.

Существует три главных метода нумерации.

1 подход. Номер каждого договора присваивается последовательно, начиная с первого зарегистрированного в компании. Далее нумерация ведётся без учёта календарного года.

2 подход. Каждое начало года сопровождается сбросом счетчика трудовых договоров. Предприятия на старте каждого года вновь начинают нумеруй заключенных соглашений. Такой подход удобен для организаций с большим числом рабочих контрактов. В этом случае нумерация может иметь вид: № 001/2025, что означает, что этот договор – первый в 2025 году.

3 подход. Система нумерации с годом и номером. Пример: «2025-015», где 2025 – год заключения договора, а 015 – порядковый номер в этом году. Такой способ позволяет быстро узнать год заключения договора за несколько минут.

4 подход. Если организация крупная, то при нумерации договоров можно добавлять код подразделения. Например, договор с номером «2025/01-009» означает, что контракт подписан в 2025 году. Код «01» относится к определенному структурному подразделению предприятия, а «009» — порядковому номеру договора, подписанного этим подразделением.

5 подход. Категории работников нумеруются по договорам. Например, договор с производственным персоналом может быть обозначен как «ПР-001/2025», а с офисными сотрудниками — как «ОФ-001/2025».

Какой способ выбрать?

Выбор метода зависит от масштабов предприятия и числа заключаемых соглашений. Для малых компаний подходит постоянная нумерация, для крупных – комбинаторный способ с указанием года или отдела.

Какие последствия наступят при отсутствии нумерации трудовых договоров?

Отсутствие номеров в трудовых договорах не противоречит закону. Трудовой кодекс не обязывает присваивать номера всем рабочим соглашениям.

Без нумерации возникают сложности при учете документов и поиске определённых договоров.

Трудовые договоры нужны компании не только для взаимодействия с работником. Их могут потребовать Государственная инспекция труда или Налоговая служба при проверках и контрольных мероприятиях, а также суды. Поэтому скорость поиска необходимых договоров важна при принятии решения о нумерации трудовых договоров.

Георгий Габолаев,
Руководитель ООО «Группа-А» рассказал журналу «Практическая бухгалтерия».

Подписка на новости и полезные материалы