Премии способны эффективно мотивировать работников и повысить работоспособность фирмы. Но неправильно составленные или неоправданные выплаты могут вызвать серьёзные трудности с налоговой службой.
Налоговые органы пристально следят за ситуациями с премиальными для руководителей и работников с высокими доходами, превышающими средний показатель. Под усиленным контролем находятся выплаты по нетипичным условиям работы или дополнительному соглашению.
Проверки могут начаться, если размер премии кажется чрезмерным или выплаты производятся во время финансовых трудностей компании. Налоговые органы также обращают внимание на случаи, когда премии выплачиваются в рамках сделок с близкими лицами или при отсутствии ясных критериев начисления.
Налоговые органы стараются проверить, чтобы выплаты соблюдали законы и не служили инструментом обхода налогов.
Документы на премирование
В связи с этим, налоговое законодательство предписывает точное оформление каждого начисления премии в документальной форме.
- Протокол общего собрания участников ООО содержит подробную информацию о размере, основаниях и получателях премий.
- Акционерное общество – это протокол общего собрания акционеров, постановление совета директоров либо решения наблюдательного совета – с таким же уровнем конкретизации.
Отсутствие соответствующих документов подрывает обоснованность выплат и может привести к доначислению налогов и штрафов. Для каждой премии требуется отдельный распорядительный документ. Объединение выплат в единый акт или приказ недопустимо.
Выплата премий бывшими работниками компании – чувствительный вопрос. Согласно п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 255 и п. 21 ст. 270 НК РФ, а также письму Минфина от 06.09.2018 № 03-03-06/2/63703 такие выплаты могут быть учтены в расходах при условии, что они предусмотрены внутренними документами компании (коллективным договором, положением о премировании). Например, годовая премия, выплачиваемая по итогам года всем сотрудникам, работавшим в организации в течение этого года, включая уволенных, будет признана обоснованной.
В случае отсутствия в внутренних документах положений о выплате премий увольняемым сотрудникам, всю сумму, полагающуюся работнику, необходимо выплатить ему в день увольнения по ч. 1 ст. 140 ТК РФ.
Премии будущим работникам за переход в организацию не считаются расходами на оплату труда и не учитываются при налогообложении. Такая выплата не связана с выполненной работой, поэтому ее получает не работающий сотрудник, что делает ее экономически необоснованной.
Награды работникам, отсутствовавшим на рабочем месте во время периода, за который начисляется премия (больничный лист, отпуск по уходу за ребенком, ежегодный отпуск), считаться расходами нельзя. Это скорее материальная помощь, не зависящая от производственных результатов.
Премии при убытках
Премии нельзя включать в расходы, если начисление связано с финансовыми результатами деятельности организации. При банкротстве работодателя выплаты премий невозможны (определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда от 17.10.2016 № 46-КГ16-15).
При расчете затрат необходимо учитывать только премии, выплачиваемые сотрудникам, работающим в организации по трудовым договорам на основании статьи 255 НК РФ, писем Минфина от 18 октября 2018 года № 03-03-06/1/74834 и от 7 июня 2018 года № 03-03-06/1/39110.
Правовые акты не устанавливают строгих ограничений по сумме премий, но чрезмерно высокие вознаграждения могут вызвать недоверие у налоговых органов. Премии должны быть логичными и соответствовать результатам работы сотрудников. Необходимо также учитывать способ выплаты – наилучшим решением является перевод на банковские карты работников, что гарантирует прозрачность и упрощает ведение бухгалтерии.
Налоговая служба обращает пристальное внимание на следующие ситуации:
- Большие выплаты вознаграждений до проведения проверок по налогам могут указывать на стремление снизить налоговую базу нечестным путем.
- Выплата премий аффилированным лицам.
- Размер премиальных не всегда соответствует достижениям. Премии руководства должны отражать финансовые результаты компании.
Д. Афанасова