С первого сентября 2025 года в силу вступает Положение о командировках, утвержденное постановлением Правительства от шестнадцатого апреля 2025 года №501. В нем прописаны основные правила расчета периода командировки, определения дат отъезда и возвращения, оплаты и так далее.
Утвержденное постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» порядок, определяемый для отправки сотрудников в рабочие поездки как по России, так и за границу, больше не действует.
Положение о командировках пересматривают из-за морального устаревания документа в рамках «регуляторной гильотины».
Подготовлено редакцией журнала Нормативные акты для бухгалтера совместно с экспертами бератора Практическая энциклопедия бухгалтера специально для сайта Бухгалтерия.ру
Под служебной командировкой Это командировка сотрудника в другое рабочее место по приказу руководства для исполнения служебных обязанностей.
Кого можно направить в командировку
Работодатель вправе направить в командировку тех работниковСотрудники компании могут получать компенсацию за командировки в соответствии с п. 2 Положения.
Командировка дистанционного работника
Как сотрудника по ГПД направить в командировку
Основание для командировки
До начала поездки работодатель должен письменно оформить Определение о необходимости отправки сотрудника в служебную командировку для исполнения заданий.
- в определенный срок;
- вне места постоянной работы.
Место постоянной работы определяется территорией организации, ее отдельного отдела (филиала), обозначенного в трудовом соглашении (пункт 3 Положения).
Если сотрудник выезжает в другой филиал компании, это тоже является командировкой.
Для сотрудников с работой вне места постоянной работы поездки по поручению работодателя командированными не считаются.
Период нахождения в командировке: дата выезда, дата возвращения.
Руководитель организации устанавливает срок командировки, исходя из потребности в рабочем времени (п.4 Положения).
Специалист указывает: закон не устанавливает предел длительности командировки. Продолжительность поездки может варьироваться, пока выполняется рабочее задание. В любом случае в приказе о направлении в командировку нужно указать конкретные сроки.
Дата отправления из места постоянного трудоустройства на транспорте (поезд, самолет, автобус и тому подобное) считается днем выезда в командировку.
День приезда с работы — это дата, когда транспорт доставит сотрудника к месту постоянной работы.
Работник, уезжающий в командировку до 24:00, считается выехавшим в текущие сутки, после 00:00 — в последующие.
Если аэропорт, вокзал и подобные объекты располагаются за пределами населённого пункта, в расчёт включается время на дорогу туда и обратно для сотрудника.
Наличие рабочего дня при выезде и возвращении из командировки.
Выходить ли на работу Дата отъезда и возвращения в офис по деловым поездкам определяется соглашением между работником и руководителем.
Независимо от того, работает сотрудник или нет в этот период, как в день выезда, так и в день возвращения оплачивается как рабочий день командировки исходя из среднего заработка за последний год.
Работа в выходные в командировке
Оплата труда в выходные Нерабочие праздничные дни, по статье 153 ТК РФ (п. 5 Положения), урегулированы таким образом: работа в эти дни оплачивается не менее чем двойным размером или компенсируется отгулом. Это правило распространяется на командировки.
В командировке заработная плата сотрудника рассчитывается в двойном размере при работе в выходные, нерабочие и праздничные дни.
- работает;
- выезжает в командировку либо возвращается из нее;
- находится в пути к месту командировки.
За все выходные и праздники, которыми работник не может распоряжаться по собственному желанию, начисляется двойная оплата.
Срок пребывания в командировке
Фактическое время нахождения сотрудника в командировке устанавливается по проездным документам. При их отсутствии этот период можно доказать бумагами об оплате жилья (п. 6 Положения).
При бронировании номера в гостинице подтверждением срока пребывания служит договор, кассовый чек или документ, выданный на бланке строгой отчетности.
В случае отсутствия проездных билетов, документов о аренде жилья или других бумаг, подтверждающих оплату гостиницы в месте служебной поездки, сотрудник может предоставить служебную записку и/или иной документ, где принимающая сторона подтверждает факт командировки. На документе должна быть подпись должностного лица и печать организации (при наличии) (п. 6 Положения).
Документы о дате начала и окончания командировки.
Когда назначить дату отъезда в служебную поездку на корпоративном транспорте?
В случае направления сотрудника в командировку приказом руководства, независимо от использованного транспорта, фактический период нахождения в командировке регистрируется в служебной записке (п. 6 Положения). Заполнение документа происходит сотрудником по возвращении из поездки.
К служебной записке прилагаются документы, подтверждающие использование транспорта: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, билеты и другие документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.
Средний заработок в командировке
Средний заработок В период командировки и времени проезда, включая вынужденные перерывы в пути, за каждый день сохраняются трудовые права согласно графику компании.
Совместитель в командировке
Работник с работой по совместительству может быть отправлен в командировку.
Работник-совместитель получает средний заработок от работодателя, направившего его в командировку. Если оба работодателя одновременно отправили работника в командировку по одному заданию, за ним сохраняется средний заработок у каждого из работодателей (п. 7 Положения).
В вопросе компенсации затрат на поездку и проживание совместителя в командировке работодатели устанавливают распределение этих расходов посредством соглашения.
Специалист должен самостоятельно урегулировать вопрос своего отсутствия, будь то основное место работы или внешнее совместительство. Если совместителя командирует один из работодателей (не важно основной или тот, где сотрудник зарегистрирован как совместитель), по второму месту на время поездки может быть оформлен отпуск.
Суточные в командировке
Работнику при отправке в командировку предоставляется денежное предприятие на покрытие расходов по перевозке, аренде жилья и иным тратам, возникающим при проживании за пределами постоянного места жительства. суточные) (п. 8 Положение).
Порядок и размеры компенсации расходов, связанных с командировками, устанавливаются согласно статье 168 ТК РФ. В ней указано, что при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (п. 9 Положения) расходы.
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- Расходы на проживание вдали от места постоянного жительства (суточные).
- иные расходы.
Работник может получить возмещение за дополнительные расходы, если о них договорился с руководителем организации.
Организация сама устанавливает размер суточных, зафиксировав решение в собственных нормативных документах.
Эксперт отмечает, что нормы и правила возмещения суточных, равно как и всех остальных командировочных расходов, а также оплаты проезда и проживания определяет организация локальным нормативным актом, например, положением о командировках или отдельный приказ.
Важно помнить о статье 217 НК РФ, где указан размер суточных, не подлежащих обложению НДФЛ.
- 700 рублей в день – для командировок по России;
- 2 500 рублей в день – для заграничных поездок;
- В случае командировки в ЛНР, ДНР, Херсонскую или Запорожскую область сотрудники определённых категорий получают по 8480 рублей в день (Указ Президента РФ №752 от 17.10.2022 года).
Надбавки к суточным, превышающие норму, подлежат обложению НДФЛ и страховками.
Нормирование суточных для целей налогообложения
Суточные За каждый день командировки, включая выходные и праздники, а также за дни в пути, с учётом вынужденных остановок, положены выплаты (абз. 3, п. 9 Положения).
При командировке, если сотрудник может каждый день возвращаться к месту жительства, суточные не начисляются. Определение целесообразности ежедневного возвращения происходит руководителем компании с учётом расстояния, транспортной доступности, характера выполняемых задач и необходимости отдыха (абз. 5, п. 9 Положения).
Работодатель оплачивает все банковские комиссии и другие расходы, связанные с переводом сотруднику зарплаты, суточных и т.д. (абз. 7, п. 9 Положения).
В случае однодневных командировок по России суточные не полагаются, но работодатель может установить компенсацию вместо них в внутренних документах предприятия.
Расходы на проезд в командировке
Расходы на дорогу в командировку и обратно включают в себя:
- Выплата стоимости проезда к месту командировки внутри России и обратно. В неё входят цены на билеты, аэропортовые сборы и аналогичные платежи, включая оплату пересадки в самолёте.
- Расходы на транспорт между населёнными пунктами, если сотрудника направляют в различные организации, размещенные в разных точках.
- трата на такси и каршеринг;
- покупку постельных принадлежностей в поездах;
- Издержки, связанные с оплатой жилья при неожиданном прекращении поездки.
Расходы возмещаются работнику при наличии проездных документов (п.10 Положения).
Законодательство не требует от командированных сотрудников приобретать билеты по минимальной стоимости.
Руководитель компании может предусмотреть в локальном документе (например, приказе), возможность покупки билетов бизнес-класса для работников, направляемых в командировки.
Чтобы подтвердить затраты на аренду каршеринга со стороны сотрудника, можно:
- договором с каршеринговой организацией;
- Скриншот из личного кабинета с отчетом о машине и проделанном маршруте.
- Квитанцией, отчёт о списании средств по карте на оплату услуг каршеринга. .
Расходы на проживание в командировке
Расходы по бронированию и аренде жилья В Российской Федерации работнику выплачивается полное возмещение по статье 168 Трудового кодекса РФ (п. 12 Положения), но для этого необходимо предъявить подтверждающие расходы документы.
Чтобы подтвердить расходы при проживании в гостинице, можно предоставить счет, чек, акт оказания услуг или иной платежный документ. Если человек жил на съемной квартире, понадобятся договор аренды жилья и платежный документ либо расписка арендодателя с указанием суммы, срока аренды и паспортных данных сторон.
В стоимость номера не входит питание, его расходы возмещаются суточными. Оплата бара, спа-комплексов, тренажерного зала или бассейна являются личными расходами и не входят в командировочные траты.
Командировки за пределы РФ
Уплата и (или) возмещение расходов по счетам, выписанным в иностранной валюте.
Расчеты с сотрудником, отправленным в заграничную командировку, осуществляются в иностранной валюте, учитывая нормы Федерального закона «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 13 Положения).
В иностранной валюте рассчитывается суточная оплата труда по статье 168 ТК РФ, принимая во внимание время пребывания работника за границей (п. 13 Положения).
Согласно статье 217 НК РФ нормы суточных для командировок определены: 2 500 рублей в день для зарубежных поездок. Возможна увеличенная сумма, но только за счёт компании. При загранкомандировках выплату суточных можно осуществить как в рублях, так и в иностранной валюте. В случае оплаты в другой валюте, расходы необходимо перевести в рубли по п. 10 ст. 272 НК РФ.
В период командировки за границей выдаются суточные (п. 14 Положения).
- Размеры оплаты в командировке по России действуют до пересечения границы сотрудником.
- По всем аспектам и объему, установленным для поездок за рубеж, начиная с пересечения границы Российской Федерации.
Дата пересечения государственной границы РФ:
- При выезде за границу начисления производятся по суточным тарифам в иностранной валюте.
- При поступлении возвращается сумма, начисляемая в рублях на каждый день.
В паспортах отметки пограничных органов устанавливают даты пересечения границы России.
При длительных командировках с перелетами через границы ежедневные выплаты за переходимые рубежи осуществляются в валюте соответствующей страны назначения, согласно положениям, установленными данной страной (п. 15 Положения).
При командировке в одну или несколько стран СНГ в паспорте сотрудника нет отметок пограничных органов, так как они не предусматриваются. В таких случаях дату пересечения государственной границы РФ определяют по проездным документам (п. 16 Положения).
При непредвиденной задержке в дороге положены дневные выплаты по предъявлении документов о её причине.
Работнику, уезжающему за границу в командировку и возвращающемуся в этот же день, суточные в валюте начисляются в размере 50 процентов нормы суточных для командировок в другие страны (п. 17 Положения).
Для получения компенсации по аренде жилья за рубежом необходимо предоставить платежные документы. Работодатель обязан возместить их полностью (п. 18 Положения, ст. 168 ТК РФ). Аналогичные правила применяются к расходам на проезд или переезды.
Работнику, отправившемуся в заграничную командировку, помимо положенного, выплачивается компенсация (п. 20 Положения).
- Стоимость оформления заграничного паспорта, виз и необходимых для выезда документов.
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- Платы за проезд или транзит автомобилей.
- Издержки по оформлению обязательного медицинского страхования.
- иные обязательные платежи и сборы.
Возмещение затрат, кроме проезда, при деловых поездках происходит по документам, которые это подтверждают (п. 21 положения).
Больничный в командировке
В случае болезни в командировке сотрудника, оформившего больничный лист, работодатель обязан (п. 22 Положения).
- Перечислить затраты на проживание сотрудника в месте работы, если его лечение не проходит в стационаре.
- Выплатить суточные на весь срок пребывания в командировке до момента, когда будет возможность из-за состояния здоровья исполнить служебное задание или вернуться домой.
Эксперт отмечает: больничный лист оплачивается российским законодательством по стандартной схеме: первые три дня болезни покрываются работодателем, последующие дни – Фондом социального страхования. Средний заработок, который положен работнику во время командировки, не выплачивается, поскольку закон не предусматривает одновременную оплату одного периода труда по разным основаниям.
Авансовый отчет
Вернувшись с деловой поездки, сотрудник должен предоставить руководителю авансовый отчет Рассчитать сумму потраченных средств, связанных с командировкой, и выполнить окончательный расчет по ранее выданному авансу согласно пункту 23 Положения.
На изготовление этого документа отводится три рабочих дня.
К авансовому отчету приложены документы об аренде жилья, оплате проезда (включая услуги по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и иных расходов, связанных с командировкой.