Согласно ТК РФ работодатель обязан компенсировать сотрудникам с разъездной работой понесенные расходы. Для учета этих расходов при налогообложении прибыли требуется их экономическая обоснованность и документальное подтверждение.
Обоснование затрат при командировках
Работодатель обязан компенсировать расходов сотрудников, выполняющих работу в командировках. С расходами по проезду, найму жилья, суточных и другим расходам, понесенным с согласия работодателя (ст. 168.1 ТК РФ), обычно работодатели устанавливают положения о разъездном характере работы.
Для законного учета расходов недостаточно одного Положения о разъездном характере работы, утвержденного работодателем. Об этом свидетельствует постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 30 мая 2024 года № Ф06-3330/2024 по делу № А12-4016/2023.
Арбитры считают необходимыми трудовые договоры, определяющие разъездной характер работы, или коллективные договоры, а также локальный нормативный акт, устанавливающий размер и порядок компенсации затрат на служебные командировки.
Министерство финансов России в письме от 3 июня 2024 года № 03-03-06/1/50926 указало, что для учета суммы возмещения расходов при разъездной работе в расходах по налогу на прибыль в коллективном или трудовом договоре должны быть закреплены:
- Как рассчитывается и выплачивается возмещение за расходы на служебные командировки.
- Список обязанностей, специальностей и позиций разъездных сотрудников.
Все это служит экономическим обоснованием расходов.
Бухгалтеру потребуется обосновать данные и подтвердить их документально.
Обоснование расходов на командировки
Для оформления расходов командированных сотрудников рекомендуется разрабатывать маршрутные листы (листы служебных заданий) и ведение журналов учета поездок.
При использовании служебного транспорта во время командировок необходимо оформлять путевые листы.
Порядок заполнения путевых листов установил Приказ Министерства транспорта от 11 сентября 2020 года № 368.
Необходимо определить перечень требуемых подтверждающих документов локальным актом и зафиксировать его положения в документе.
- Человек, устанавливающий маршрут и длительность путешествия.
- Дедлайн для представления отчетов о командировках.