Дистанционные работники организации проживают в других городах. Время от времени организация привлекает их к выполнению трудовых обязанностей в офисе. При этом в ЛНА организации и трудовом договоре удаленщика предусмотрено, что организация возмещает работникам расходы на служебные поездки: оплачивает проезд к офису и обратно, наем жилого помещения, суточные. Должна ли с этих выплат организация удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы? Ответ на эти вопросы дал Минфин в письме от 23.07.2021 г. № 03-04-05/59241.
Как компенсировать расходы на служебные поездки дистанционных работников
На удаленных работников распространяются общие правила трудового законодательства с учетом особенностей, установленных главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» Трудового кодекса (ч. 4 ст. 312.1 Трудового кодекса).
Поэтому, при направлении работодателем дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность или на другую территорию, отличную от места выполнения трудовой функции, на дистанционного работника распространяется действие статей 166 — 168 Трудового кодекса о служебных командировках.
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные;
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, организации надо определить в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
НДФЛ с сумм компенсаций расходов на служебные поездки дистанционных работников
Компенсационные выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей, в том числе при направлении в служебную командировку, освобождены от НДФЛ (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).
При этом определен максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ:
- 700 рублей – за каждый день командировки по России;
- 2 500 рублей – за каждый день загранкомандировки.
Поэтому, если поездка работника, выполняющего работу дистанционно, для выполнения служебного поручения работодателя признается командировкой, к суммам возмещения командировочных расходов работника применяются нормы пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса. То есть они освобождены от НДФЛ.
Страховые взносы при компенсации расходов на служебные поездки дистанционных работников
Страховыми взносами не облагают расходы на командировку работника – суточные, предусмотренные пунктом 1 статьи 217 Налогового кодекса, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения и др.
По вопросу обложения страховыми взносами компенсаций расходов на служебные поездки удаленных работников применяются те же правила, что и при исчислении НДФЛ. То есть, если поездку дистанционного работника для выполнения своих трудовых обязанностей к месту нахождения работодателя можно признать командировкой, то возмещение командировочных расходов страховыми взносами облагать не надо.