Многие работодатели дистанционным сотрудникам выделяют компенсации на оплату расходов, например, мобильной связи, интернета, электроэнергии и так далее. При выплате сумм компенсаций следует учитывать ограничения по налогообложению.
Компенсации дистанционным работникам по ТК РФ
Статья 312.6 Трудового кодекса определяет право дистанционного сотрудника, с согласия или ведома работодателя, а также в его интересах, применять для исполнения трудовых обязанностей …
-
принадлежащие работнику или арендованные им оборудование;
-
программно-технические средства;
-
средства защиты информации;
-
иные средства.
В данном случае наёмный человек получает от работодателя:.
-
Участие в расходах на средства защиты информации и прочие аналогичные ресурсы будет оплачиваться.
-
Возмещает расходы, связанные с использованием, в порядке, сроках и размерах, установленных локальным нормативным актом организации.
Порядок уплаты компенсаций следует зафиксировать в нормативном документе организации, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Необходимо включить информацию о необходимых расходах.
- Какие инструменты необходимы для работы удаленно?
- Список необходимых материалов, таких как канцелярские товары.
- программное обеспечение;
- объем интернет-трафика и мобильной связи;
- расходы на почтовые услуги;
- Способ определения выплаты удалённому работнику за технику, программы и принадлежности.
- перечень подтверждающих документов;
- Формы и график выплат компенсации (ежемесячный, ежеквартальный или иной).
Организация самостоятельно устанавливает порядок расчёта компенсаций расходов удалённых сотрудников и список подлежащих возмещению расходов с указанием требуемых для подтверждения документов в собственном локальном нормативном документе.
НДФЛ с выплат дистанционного работника
С 2025 года по прогрессивной шкале НДФЛ облагаются выплаты дистанционным работникам по трудовому или гражданско-правовому договору: зарплата, отпускные, премии, вознаграждения и прочие выплаты.
К дополнительным выплатам сотрудника, работающего удаленно, могут быть отнесены:
- Финансовое возмещение сотрудникам в случае невыплаты заработной платы работодателем в оговоренные сроки.
- Возмещение расходов дистанционного работника на оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации, которые принадлежат ему или были взяты в аренду для выполнения работы.
- Другие виды компенсаций, в общей сложности по сумме, установленной коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору, могут быть выше 35 рублей за каждый день выполнения работы удаленно (при отсутствии подтвержденных расходов дистанционного работника).
При расчете налогов с выплат удаленных работников налог на доходы физических лиц (НДФЛ) начисляется по ставкам от 13% до 22%, если доходы получены от российской организации, являющейся работодателем.
Так разъясняла ФНС России в письме от 13 марта 2024 г. № ЗГ-2-11/3699@.
Также следует учитывать районные коэффициенты и северные надбавки.
С 2025 года НДФЛ с районных коэффициентов и денежного довольствия нужно рассчитывать по отдельности. Согласно пункту 6.2 статьи 210 Налогового кодекса налоговую базу для работников Крайнего Севера и приравненных к ним местностей нужно считать отдельно. Это касается не зарплаты, а только:
- Коэффициенты для расчета зарплаты (пособий, содержания) при работе в этих регионах.
- Надбавки к зарплате за труд в указанных местах.
По полученным доходам применяется две ставки (п. 1.2 ст. 224 НК РФ).
- 13 % – если доход до 5 млн руб.;
- 15 % – если доход свыше 5 млн руб.
Если дистанционного сотрудника дополнительно выплачивают районный коэффициент и северную надбавку, налог на доходы физических лиц считают раздельно и указывают в отчетности по различным кодам бюджетной классификации.
Налог на доходы физических лиц и страховые платежи с вознаграждений удалённых сотрудников.
От НДФЛ освобождены Выплата компенсации расходов удалённому работнику. В связи с использованием оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и других средств для выполнения трудовых обязанностей.
Размер суммы для освобождения устанавливается трудовым или коллективным договором, дополнительным соглашением к трудовому договору или другим локальным нормативным актом.
Для подтверждения необходимо предоставить документы: чеки, договор с провайдером связи, акты об оказании услуг, счета или квитанции об оплате доступа в Интернет и т.д.
Без подтверждения документов максимальный необлагаемый лимит составляет 35 рублей в день для удаленной работы.
С 1 января 2024 года данное освобождение будет действовать согласно абзацу 12 пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации.
Таким образом, Размеры компенсаций устанавливаются работодателями с помощью местных нормативных документов. При предоставлении соответствующих документов, указанные компенсации не учитываются при расчете налога на доходы физических лиц и страховых взносов.