С 1 января 2026 года в перечень официально разрешенных командировочных расходов, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, внесли оформление полиса ДМС для въезда в зарубежную командировку. В остальном сохранен действующий порядок учета командировочных расходов, их состав и требования к «первичке».
ТК РФ обязывает работодателя возмещать работникам, направленным в командировки, все оправданные расходы (ст. 166−168 ТК РФ). Особенности оплаты труда во время деловой поездки в интересах компании урегулированы Положением о служебных командировках (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501). Этот документ вступил в силу с 1 сентября 2025 года, заменил предыдущий документ и, по-сути, ничего не изменил.
Положение о служебных командировках №501: обзор документа
Какие рабочие поездки не относятся к командировкам
Когда для командировки от работника нужно получить письменное согласие и как его составить
Можно ли направить работника в командировку в последний день больничного?
Командировка во время оплачиваемого отпуска: возможна ли?
Командировочные расходы учитывают в налоговой базе по прибыли. Никаких специальных ограничений и условий в отношении командировочных расходов нет.
Перечень «командировочных трат» приведен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, он не является закрытым и четко поименованным, добавить в него можно любые другие расходы. Главное не забывать основное правило для учета расходов, которое сформулировано в статьи 252 НК РФ: все расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.
Что касается НДС, согласно п. 7 ст. 171 НК РФ, вычет допускается только по тем командировочным расходам, которые принимаются для целей налогообложения прибыли. Причина, по которой те или иные расходы не могут быть приняты к учету по прибыли значения не имеет.
Требования к документам, подтверждающим расходы
Работнику, которые направляется в служебную командировку, компания выплачивает средний заработок за все дни деловой поездки, включая время в пути и вынужденные остановки.
Для расчета средней зарплаты учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, независимо от источников этих выплат. Не учитываются выплаты социального характера и иные, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).
При расчете среднего заработка для командировок учитываются только рабочие дни, а не календарные.
Совместители получают средний заработок только у работодателя, направившего в командировку. Если поездка связана с обеими работами, оплата и расходы делятся по договоренности между компаниями.
Как изменились правила расчета среднего заработка?
Как правильно применять Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540?
Дни командировки надо учитывать при расчете премии
Все командировочные расходы можно разделить на 3 группы.
Рассмотрим каждую группу расходов отдельно.
Суточные — это обязательная выплата, которая должна компенсировать расходы работника на питание и повседневные нужды во время командировки (например, завтраки, обеды, ужины, бытовые услуги: прачечная, химчистка).
Суточные отличаются от остальных командировочных тем, что за них работнику не нужно отчитываться.
На законодательном уровне установлен лимит суточных, необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217, 422 НК РФ).
Как оплачивают командировку госслужащим (Комментарий к письму Минтруда №14-6/10/В-16292 от 18.09.2025).
Бизнес не обязан придерживаться этих лимитов для определения суммы суточных. Установленной суммы может просто не хватать даже на питание.
Размер суточных утверждается внутренним документом компании и может быть существенно выше лимита, установленного для обложения НДФЛ и взносами. Просто с суммы превышения нужно удержать налог и заплатить страховые взносы.
Пример расчета суточных
При начислении 1000 рублей в день и 5-дневной поездке по РФ:
Необлагаемая сумма: 1000×5 = 5 000 рублей.
Облагаемая часть: (1000−700) x 5 = 1 500 рублей.
НДФЛ к уплате: 1 500×13% = 195 рублей.
Максимальный размер суточных для командировок в 2025 году
Как правильно отразить выплату командировочных работникам?
Можно ли не оплачивать безрезультатную командировку
Командировка за границу: какой размер суточных положен за день вылета из РФ?
Оплата стоимости билетов и проживания возмещается работнику на основании документов, подтверждающих их оплату. Работник не обязан изначально оплачивать все свой счет. Под эти расходы бухгалтерия должна выдать аванс на основании приказа о направлении работника в командировку.
Возмещение суточных расходов в служебной командировке также производится на основании Приказа о командировке, где должны быть указаны даты.
Суточные можно рассчитать за все дни командировки и выплатить работнику до поездки. А можно просто выдать работнику аванс на командировку, с учетом того, что в него уже включены суточные. Затем, по возвращении из командировки произвести точный расчет.
На практике почти все платят суточные до командировки, а аванс выдают под покупку билетов, аренду жилья и на непредвиденные расходы.
Если командировка была продлена, например, перенесли срок переговоров, суточные можно будет доплатить по возвращению из служебной поездки или перевести на карту работника в день продления (сейчас онлайн банк позволяет это сделать дистанционно и быстро).
Выплачивать суточные нужно только при длительной командировке по России. При однодневной — суточные выплачивать не нужно.
С зарубежной командировкой правила другие: суточные надо выплатить даже при однодневной поездке. Минимальный размер: 50% от утвержденного размера, но не менее 1 250 руб. (2 500×50%).
Суточные платят за все дни командировки, включая выходные. Причем не важно, работал сотрудник в этот день или нет или нет.
К таким расходам относится покупка билетов на транспорт, включая услуги по оформлению документов:
Входит ли в состав командировочных расходов проезд из аэропорта к месту работы?
В командировку на личном автомобиле: что с НДФЛ и взносами при компенсации проезда
Нужно ли платить НДФЛ с компенсации питания в командировке?
Работник остался в командировке на выходные или на время отпуска: как оплачивать проезд?
Какие документы оформить, если работник вернулся из командировки раньше срока
Оплата расходов на билет, если работник уехал в командировку раньше времени
Документы для подтверждения командировочных, если уехал на служебном авто
Если работник самостоятельно бронирует себе отель и проездные билеты, то после его возвращения работодатель должен посчитать, сколько остался ему должен с учетом ранее выплаченного аванса, и оплатить эту сумму. Может быть обратная ситуация, должен остался работник. Тогда эти деньги можно удержать из его зарплаты (ст. 137 ТК РФ).
Законодательно не запрещено оплачивать командированному работнику авиабилет бизнес-классом или поездку в вагоне поезда классом «СВ», но для оправдания этих расходов при включении их в налоговую базу по прибыли понадобится скриншот, что на момент покупки не было более дешевых билетов (Письмо УФНС по г. Москве от 26.08.2014 № 16-15/084374). Если документально это подтвердить не получится, учесть можно только стоимость эконом-класса или купе.
Расходы на такси в командировке как часть расходов на проезд
Оформление полиса добровольного медицинского страхования для въезда на территории иностранных государств и пребывания там в период служебной командировки, включено в перечень командировочных расходов с 2026 года. Эта сумма не облагается НДФЛ и взносами, и учитывается в налоговой базе по прибыли.
Нужно сказать, что и ранее Минфин придерживался этой позиции ( письмо от 26.05.2025 г. № 03-04-05/51609). В случае оплаты визы и медицинской страховки, наличие которой является обязательным условием для получения визы при направлении работника в служебную командировку на территории иностранных государств, сумма такой оплаты также не облагается НДФЛ.
Если аэропорт или железнодорожный вокзал находятся за чертой города, компания нужно возместить работнику стоимость проезда.
|
Тип транспорта |
Обязательные документы |
Дополнительные требования |
|
Самолет |
|
|
|
Поезд |
|
Распечатка электронного билета (при наличии) |
|
Такси |
|
Указание маршрута и цели поездки |
|
Каршеринг |
Чеки с детализацией времени и маршрута |
Детализация маршрута |
|
Общественный транспорт |
|
Привязка к дате командировки |
|
Личное авто |
|
|
Командированному работнику возмещается оплата жилья за весь период командировки. Все эти расходы должны быть подтверждены документами, если их нет, компания может ничего работнику не оплачивать. Такая ситуация может регулироваться только Положением о командировках.
Если компания все же оплатила проживание в командировке без документов, на такие выплаты нужно начислить НДФЛ и страховые взносы.
Чем подтвердить расходы на жилье в командировке
Как учитывать затраты на дополнительные услуги гостиницы в командировке
Помимо стоимость непосредственно жилья, работнику также возмещают расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) при условии, что они соответствуют требованиям статьи 252 НК РФ: имеют производственную направленность, документально подтверждены и экономически обоснованы.
Что касается завтрака, то все зависит от вида расхода. Если завтрак — отдельная услуга, он не оплачивается компанией, а если включен в сумму проживания, то завтракать сотрудник будет за счет работодателя.
Бухгалтерия может без опаски учитывать в расходах суммы, которые включены в общую стоимость услуг проживания и не выделены отдельной строкой (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если работника направляют в командировку в регион, где введен турналог, этот расход также нужно возместить работнику.
Сумма возмещенного работнику турналога при наличии подтверждающего документа (квитанции к приходному кассовому ордеру) не включается в налоговую базу по НДФЛ.
Туристический налог учитывайте в составе командировочных расходов
Турналог учитывается в расходах по налогу на прибыль в составе командировочных
НДФЛ при возмещении командированному работнику туристического налога в 2025 году
Суммы туристического налога, уплаченные в связи с проживанием сотрудника в командировке, включайте в состав командировочных расходов в уменьшение налогооблагаемой прибыли (письмо Минфина РФ Минфин в письме №03-03-06/1/96816 от 07.10.2024).
Основные документы для компенсации расходов по найму жилого помещения в командировке:
При аренде жилья у частных лиц, договор должен содержать следующие сведения:
Оплата подтверждается распиской или банковской выпиской.
Это затраты, направленные на поддержание деловых контактов, организация переговоров, презентаций или других мероприятий в интересах бизнеса. Они не относятся к командировочным расходам, но могут быть компенсированы работнику и учтены в расходах по налогу на прибыль.
Важно, чтобы эти траты были экономически оправданны и документально подтверждены ( Письмо Минфина от 14 августа 2025 г. № 03-03-06/1/79115).
НК РФ не содержит конкретного перечня документов, которые могут подтвердить представительские расходы. Но они обязательно должны иметь денежную оценку, иначе будут квалифицированы налоговой инспекцией как безвозмездная передача товаров, работ или услуг, которая в расходах по налогу на прибыль не учитывается.
Представительские расходы: правильное мероприятие и правильный состав участников
Внимательно нужно относится к телефонным переговорам из гостиницы и оплате доступа к интернету.
Если стоимость телефонных звонков или доступа к интернету входит в гостиничный счет, их можно компенсировать работнику и отразить в общей сумме расходов на проживание (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ).
Если же сотрудник предоставил отдельные счета на звонки и интернет, затраты ему также компенсируются, но списать их можно в расходы на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для подтверждения производственного характера расходов нужно попросить сотрудника приложить к авансовому отчету расшифровку счета на услуги связи с указанием номеров вызываемых абонентов или, как минимум, указать номера абонентов с расшифровкой в заявлении о возмещении расходов на телефонные звонки.
Минфин России напомнил об особенностях отражения в РСВ командировочных
Командировочные расходы компании на УСН. Теория и жизненные ситуации