В случае командировок работник может учитывать затраты, если выехал раньше или задержался, при наличии письменного разрешения руководителя. То же правило действует и для НДФЛ: компенсация за покупку билетов не считается доходом сотрудника при наличии подтверждения от руководства. Об этом Минфин сообщает в письме от 03.08.2023 №03-03-06/2/72716.
Какие выплаты работник может получить в деловой поездке?
Статья 168 ТК РФ обязывает работодателей возмещать затраты работников, отправляемых в служебные командировки. Кроме оплаты компаниями проезда и проживания командированного, ему выплачиваются суточные на покрытие расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.
Суточные — часть командировочных расходов, которые сотрудник может потратить по своему усмотрению.
В суточном довольствии не учтены затраты на жильё, дорогу к месту командировки, топливо и подобные расходы. Работнику компенсируют их отдельно.
Работник, получающий оплату за каждый день работы, может тратить деньги на еду, покупки, поездки по личным нуждам и тому подобное. Законы не устанавливают ограничений на эти расходы.
Работнику полагаются ежедневные выплаты за все дни командировки, в том числе дни проезда, пребывания на больничном, выходные и праздничные дни, а также за задержки, появившиеся не по его вине.
Не начисляется ли НДФЛ при расхождении даты командировки и даты выдачи проезда?
Обычно днем выезда в командировку считается день отправления транспорта (автобуса, поезда, самолёта и т. д.) от рабочего места командируемого, а днем приезда – дата прибытия на рабочее место.
Согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
В этот день начинается или завершается служебное задание. приказе работодателя о командировках.
Некоторые люди попадают в ситуацию, где командировка запланирована на понедельник, но рабочий уезжает в командировку в воскресенье.
Министерство финансов указало, что возмещение расходов на проездной билет для работника при поездке к месту командировки и обратно к месту постоянного работы в выходные дни, предшествующие началу командировки, или в выходные дни, следующие за концом командировки, не учитывается как доход, если…
- Работодатель разрешил эти траты.
- и для выполнения соответствующего служебного поручения.
Если работодатель согласен на командировку, от налогов можно освободиться.
А что со страховыми взносами?
В отношении страховых взносов взгляды должностных лиц более категоричны.
Министерство финансов категорично заявляет: если в приказе о командировке и проездном документе не совпадают даты начала или окончания служебного визита, организация оплачивает проезд работника как не компенсацию расходов по командировке. В связи с этим, данная оплата облагается страховыми взносами согласно общему порядку.
В каких случаях можно включать расходы в налоговый отчет, если даты расходных документов не сопоставляются с периодом получения доходов?
Возмещение расходов на проезд при расхождении дат поездки и начала командировки возможно учитывать при расчете налогооблагаемой прибыли организаций.
«В случае задержки выезда сотрудника из пункта назначения или более раннего прибытия его к месту командировки, если это согласовано руководителем и подтверждено как обоснованное решение согласно установленному порядку. ».
Для подтверждения законности этих расходов требуется руководительское разрешение в письменном виде на раньше запланированный выезд в командировку или продление пребывания в командировочном пункте.