При увольнении работодатель предоставляет сотруднику значительный объем документов: некоторые в оригинале, другие заверенными копиями, третьи в виде выписок.
Согласно статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан выдавать работнику по его письменной просьбе в течение трёх рабочих дней документы, касающиеся работы. В трудовом кодексе перечислены следующие документы:
- приказ о приеме на работу,
- приказ о переводах на другую работу,
- приказ об увольнении с работы,
- трудовая книжка;
- Документ, содержащий информацию о зарплате, рассчитанных и выплаченных страховых взносах в обязательное пенсионное страхование, трудовом стаже у текущего работодателя и другие данные.
Трудовой кодекс РФ содержит неполный перечень запросимых документов. В нем есть пункт – «другие документы». Это допускает теоретическую возможность запроса всего, что угодно. Однако директор имеет право выдать только те документы, которые связаны с работой и не нарушают законодательство о защите персональных данных. Выдача документов с информацией о других работниках запрещена.
Работнику допустимо выдавать только выписки из таких документов, как график отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка.
Некоторые документы предоставляются в оригиналах, другие — в копии, которая заверена подписью директора и печатью организации.
Какие документы обязаны выдать работодателю сотрудникам?
Выдавать ли штатное расписание
Структура компании, занимаемые должности, количество сотрудников на каждой позиции, общая численность персонала, оклады и надбавки указаны в штатном расписании.
Работники одной специальности, с одинаковой квалификацией и объемом работы на идентичных должностях должны иметь равные оклады по ТК РФ. В случае различия хотя бы одного из условий у сотрудников с одинаковыми должностями оклады могут быть разными. Директор не обязан сообщать каждому работнику о разнице в окладах для одинаковых должностей.
Информация о заработной плате коллег доступна только от самих коллег или сотрудников бухгалтерии. Обсуждения с коллегами могут помочь работнику понять разнообразие обязанностей и уровня ответственности на разных должностях. Однако, получить штатное расписание – полную информацию по всем должностям и инструкциям к ним – не представляется возможным.
Руководитель фирмы может не предоставлять сотруднику полный текст штатного расписания. Несмотря на связь документа с заработной платой, его предоставление не входит в обязанности работодателя по части статьи 62 ТК РФ.
Документы с перссведениями
ТК РФ не только позволяет не предоставлять все сведения, запрошенные сотрудником, даже если те относятся к его работе, но и запрещает выдавать документы, содержащие персональные данные других сотрудников. Если сотрудник запрашивает документ, касающийся всех работников компании, нужно выдать ему только выписку с информацией, которая касается именно него.
Оргдокументы компании
Документ, который часто требуют работники, является… Правила внутреннего трудового распорядкаЭтот документ устанавливает рабочий график и не включает личную информацию. Казалось бы, препятствий к выдаче его сотруднику нет. Однако рекомендовано воздержаться от этого, за исключением случаев, когда директор сочтет иначе.
Согласно статье 189 Трудового кодекса Российской Федерации правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, устанавливающий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также другие вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Задача работодателя — ознакомить работника с документом под роспись (статья 68 Трудового кодекса Российской Федерации).
Законом не предусмотрено обязательство работодателя предоставлять работникам копии локальных нормативных актов (Положений, регламентов и тому подобных). Кроме того, эти документы могут содержать сведения о технологии работы компании, и их распространение за ее пределами может навредить бизнесу.
Работникам, покидающим компанию, документы с коммерческой или служебной информацией выдавать запрещено.
Существуют и другие типы внутренних бумаг, по которым сотрудники могут обращаться с запросами, однако руководители имеют право не предоставлять к ним доступ. объяснительные, докладные, протоколы заседаний, служебные записки, Заявления, жалобы и подобные документы служат для внутреннего использования.
Документы о персонале отдельных отделов предприятия не обязаны выдаваться работодателем согласно пункту 62 Трудового кодекса Российской Федерации.
Должностные инструкции После трудоустройства сотрудникам вручают служебные инструкции. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст установлено, что при поступлении на работу работнику выдаётся один из двух экземпляров должностной инструкции под расписку. Требовать другие служебные инструкции сотрудник не имеет права.
Статья 62 ТК РФ не включает служебную характеристику в перечень предоставляемых документов. Закон обязывает выдавать характеристику, если её нужно для работы или участия в конкурсе. Поскольку большинство госструктур требуют характеристики при трудоустройстве, вам придётся её выдать. Суды встают на сторону работников в этом вопросе.
Судьи 9-го кассационного суда общей юрисдикции в Определении от 01.02.2024 № 88-608/2024 по делу № 2-1264/2023 отметили, что получение работником характеристики является способом реализации и защиты его права на труд.
Работодатель может составлять характеристики по своему усмотрению, однако при этом обязан указывать только точные сведения.
В случае оспаривания содержания характеристики в суде, работодатель должен будет доказать соответствие информации характеру работника.
В подавляющем большинстве судебных постановлений суды сочли законным требование работников о выплате им:
- выписки из штатного расписания;
- графика отпусков;
- личной карточки (Т-2);
- Дубликаты Регламента внутреннего трудового распорядка учреждения.
- Документы о премировании работников организации за время работы.
Документы, которые работодатель обязан выдать работнику, и те, что нет. Таблица.
|
Документ
|
|
|
|
|
|
Трудовая книжка/ СТД-Р |
да |
При увольнении и по запросу |
Статья 84.1. ТК РФ, ст. 66.1 ТК РФ |
|
|
Расчетный листок |
да |
При увольнении и по запросу |
Ст.136 ТК РФ |
Оригинал |
|
|
да |
При увольнении и по запросу |
П. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
Оригинал |
|
|
да |
При увольнении и по запросу |
П. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
Заверенная выписка (оригинал) |
|
|
да |
П. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
Заверенная выписка (оригинал) |
|
|
|
Да, несмотря на то что она отменена с 2023 года |
При увольнении и по запросу |
П. 3 ст. 230 НК РФ |
Оригинал |
|
|
да |
При увольнении, по запросу |
Оригинал |
|
|
|
да |
При увольнении |
Ст. 62 ТК РФ |
Оригинал |
|
|
да |
По заявлению |
Заверенная выписка (оригинал) |
|
|
|
По заявлению |
Оригинал |
||
|
|
По запросу |
Ст. 84.1 ТК РФ |
Оригинал или заверенная копия |
|
|
Коллективный договор |
нет |
Не содержит персональных данных работника |
||
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
Нет – по ТК РФ. Да – по решению судов. |
Ст. 189 и 62 ТК РФ. Судебные решения в пользу работников |
Копия |
|
|
Положения об оплате труда и премировании |
Нет – по ТК РФ. да – по решению судов. |
Ст. 135 и 62 ТК РФ. Судебные решения в пользу работников |
Копия |
|
|
Штатное расписание |
Нет – по ТК РФ. да – по решению судов. |
Ст. 62 ТК РФ. Судебные решения в пользу работников |
Заверенная выписка (оригинал) |
|
|
График отпусков |
Нет – по ТК РФ. да – по решению судов. |
Судебные решения в пользу работника |
Заверенная выписка (оригинал) |
|
|
Должностная инструкция |
Да |
|
Ст. 62 ТК РФ |
|
|
Докладная или служебная записка |
|
Документ служебного пользования |
||
|
|
да |
При увольнении |
Ст. 62 ТК РФ |
Оригиналы |
|
Характеристика с места работы |
|
Ст. 62 ТК РФ |
Оригинал |
|
|
Утраченные документы |
нет |
|