Как корректно оформить выплаты сотрудникам по расходам компании и подтвердить целевое использование средств, если необходимо?
Оформление выдачи денег под отчет
Для избежания будущих сложностей с контролирующими организациями нужно с самого начала правильно оформлять выплаты сотрудникам.
Для этого нужно:
Требуется письменное заявление от работника о необходимости денежных средств для использования компанией, с указанием назначения расходов, суммы и срока предоставления кредита. Руководитель должен внести в заявление свою резолюцию.
2. Оформить кассовые документы.
Бухгалтер составляется расходный кассовый ордер, который подписывается руководителем и ответственным сотрудником.
3. Выдать деньги.
Через кассу по КО-2 выдают наличные. Работнику на руки можно выплатить сумму не более 100 000 рублей.
4. Получить отчетные документы от работника.
Сотрудник обязан подготовить и предоставить бухгалтерии соответствующие документы в течение трех рабочих дней с момента завершения срока, отраженного в заявке, на который выдавались средства.
Сотрудник обязан заполнить авансовый отчёт по форме АО-1 и добавить к нему чеки или другие документы о совершении покупки.
5. Проверить правильность заполнения документов.
Издержки необходимо привести в соответствие с обозначенными задачами и подтвердить расчётно-платежной документацией.
Выдать работнику неиспользованные денежные средства или произвести доплату в случае закупки им чего-либо за собственные средства.
Перечня документов достаточно, чтобы подтвердить целевое назначение и размер затрат.
Какие последствия могут возникнуть при некорректной выдачи денежных средств?
Неправильно заполненные формы или недостаток подтверждающих документов могут привести к тому, что проверяющие органы, например, налоговая инспекция, посчитают, что средства выдаются не по отчету, а в качестве зарплаты или других выплат.
Такие действия могут иметь очень негативные налоговые последствия. В качестве примера можно привести недавний судебный процесс, где Арбитражный суд Уральского округа решил, что компания выдавала директору зарплату как подотчетные суммы.
Компания не смогла предоставить подтверждающих документов информацию о назначении выплат, из-за чего получила штраф и доначисление НДФЛ (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19.03.2025 по делу № А71-7598/2023).