Индивидуальный предприниматель применяет общую систему налогообложения. Налоговый учет он ведет по Книге учета доходов и расходов. Есть ли у ИП обязанность заверять Книгу в налоговой инспекции? Если да, привлекут ли его к ответственности, если он не заверит Книгу? Ответы на эти вопросы дал Минфин в письме от 16.04.2021 г. № 03-02-11/28766.
Книга учета доходов и расходов для ИП на общем режиме налогообложения
На общем режиме налогообложения индивидуальный предприниматель ведет Книгу учета доходов и расходов по форме, утвержденной приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002. Вести эту книгу необходимо, чтобы считать и платить НДФЛ.
Учет полученных доходов, произведенных расходов и хозяйственных операций ИП ведет в одной книге учета раздельно по каждому из видов осуществляемой деятельности.
При необходимости и с учетом конкретной специфики тех или иных видов деятельности, а также в случае, если ИП освобождены от исполнения обязанностей налогоплательщика по НДС, ИП предоставлено право разработать иную форму Книги учета. Но ее надо согласовать с ИФНС. При этом в Книге надо оставить показатели, необходимые для исчисления налоговой базы и включить в нее иные показатели, связанные со спецификой деятельности предпринимателя.
Если ИП принял решение о разработке новой формы Книги учета, то учет в ней ТМЦ и иного имущества надо вести как в количественном, так и стоимостном выражении по каждому виду товаров, работ, услуг.
Книгу учета доходов и расходов можно вести как на бумаге, так в электронном виде. При ведении Книги учета в электронном виде ИП обязаны по окончании налогового периода вывести ее на бумажные носители.
Книга учета доходов и расходов для ИП на ОСН: надо ли заверять
ИП самостоятельно приобретают Книгу учета доходов и расходов. Если ИП ведет Книгу учета в бумажном виде, то на последней странице пронумерованной и прошнурованной предпринимателем Книги учета надо указать число и количество страниц в Книге. Эти сведения своей подписью заверяет сотрудник ИФНС и скрепляет печатью. Заверить Книгу надо до начала ее ведения.
Если ИП вел Книгу в электронном виде, то по окончании года ее следует распечатать, пронумеровать листы и прошнуровать. В таком случае на последней ее странице пронумерованной и прошнурованной Книги учета, указывается число содержащихся в ней страниц. Эти сведения подписывает налоговый инспектор и проставляет оттиск печати.
На каждый год открывайте новую Книгу учета доходов и расходов. При этом бумажную Книгу заверяйте в ИФНС до начала ее ведения. Электронную Книгу надо заверять в ИФНС по окончании года после того, как распечатаете ее на бумаге.
Заверить электронную Книгу придется в строго установленное время. Обратиться в ИФНС понадобится в те же сроки, которые предусмотрены для сдачи налоговой декларации – не позднее 31 марта следующего календарного года.
Для заверения Книги учета доходов и расходов нужно обращаться в ИФНС лично.
Что грозит, если не заверить Книгу учета доходов и расходов
Книга учета доходов и расходов получает статус документа при наличии в ней установленного количества обязательных реквизитов.
Заверение Книги является обязательным их реквизитом. Отсутствие такого реквизита не позволяет придать Книги нужный статус.
Поэтому, отсутствие у ИП заверенной надлежащим образом Книги учета доходов и расходов может быть расценено как отсутствие самой книги.
Книгу учета доходов и расходов налоговики рассматривают как сводный регистр бухгалтерского и налогового учета. На ее основании определяют результаты предпринимательской деятельности за год, исчисляют и уплачивают налоги (определение ВАС от 30.07.2010 № ВАС-9568/10).
Поэтому, если ИП не заверил Книгу учета доходов и расходов, его могут оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Это нарушение влечет взыскание штрафа в размере 10 тыс. рублей. К такому выводу пришел Минфин в письме от 16.04.2021 г. № 03-02-11/28766.
Надо ли заверять Книгу учета доходов и расходов ИП-спецрежимникам
ИП, которые применяют УСН, ПСН и ЕСХН также ведут налоговый учет на основании Книги.
При этом ИП, которые применяют ЕСХН, также должны заверять Книгу учета доходов и расходов.
А вот те предприниматели, которые применяют УСН и ПСН, заверять Книгу учета доходов и расходов не должны. На это обращал внимание Минфин еще в 2012 году, выпустив письмо от 29.12.2012 № 03-11-09/100.