Машиночитаемая доверенность (МЧД) предоставляет сотрудникам фирмы или другим ее представителям возможность ставить электронные подписи на документах, включая подачу налоговых отчетов.
Машиночитаемая доверенность — электронный аналог бумажной доверенности, оформленный в формате файла XML. Подпись документа осуществляется квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ИП.
Без системы электронного документооборота работать невозможно, когда компания переходит на ЭДО и поручает подписание договоров с партнёрами, соглашений, актов работникам, а ведение электронной налоговой отчётности — бухгалтеру.
МЧД можно оформлять:
- В качестве представителей могут выступать сотрудники, другие организации или индивидуальные предприниматели.
- Для ведения представительских функций компании в государственных органах и налоговых инспекциях.
КЭП представителя по доверенности
Лицо, которому выдается доверенность, обязано иметь собственный электронный сертификат квалифицированной подписи (УКЭП), прилагаемый к заявлению о предоставлении множества документов в электронной форме (МЧД).
Это возможно осуществить в аккредитованном центре по выдаче документов. на сайте Минцифры.
Какие данные потребуются для оформления МЧД
Для получения машиночитаемой доверенности нужно указать информацию о доверителе и доверенном лице.
Информация о доверителях при составлении МЧД различается в зависимости от запрашивающего лица — организации или индивидуального предпринимателя.
Организация, при оформлении МЧД указывает:
- ИНН организации;
- КПП организации;
- ОГРН организации;
- Сведения о директоре;
- СНИЛС директора;
- ИНН директора;
- Гражданство директора.
Предпринимательский патент содержит следующие сведения о собственнике.
- ФИО;
- ИНН;
- СНИЛС;
- ГРНИП;
- Гражданство.
Информация о представителе фирмы или индивидуального предпринимателя также меняется в зависимости от статуса доверенного лица — это может быть как ИП, так и организация.
Если представителем по доверенности выступает гражданин или индивидуальный предприниматель, составляется список следующих сведений:
- Фамилия, Имя, Отчество;
- ИНН физлица;
- Дата рождения;
- СНИЛС;
- Гражданство;
- Информация из паспорта или военного билета.
Если доверенность оформляется для организации, которая будет действовать от вашего имени, понадобятся следующие сведения:
- ИНН организации;
- КПП организации;
- ОГРН;
- Личные сведения руководителя компании (имя, фамилия, отчество; номер паспорта).
- СНИЛС директора организации-представителя;
- ИНН директора организации-представителя;
- Гражданство директора организации-представителя.
Тип доверенности
Для составления доверенности необходимо решить, какие права и полномочия у представителя будут, а также список государственных структур, с которыми ему предстоит взаимодействовать.
Вариантов — три:
Форма доверенности Единая (версия 003, EMCHD_1). Можно применять ее для того, чтобы представлять ваши интересы при взаимодействии с клиентами, партнерами, банком и контролирующими органами, например, с Федеральным казначейством и системой «Честный знак». Документ также подлежит нотариальному удостоверению.
Базовая форма доверенности (версия 002)Данная доверенность предназначена для представителя, который будет взаимодействовать с клиентами, партнёрами и государственными органами, которым не подходит унифицированная форма доверенности.
Доверенность для налоговых органовДанная доверенность позволит вашему представителю подавать налоговые декларации, реагировать на запросы от налоговой инспекции, получать выписки и справки, а также направлять в налоговую нужные документы, такие как уведомления и др.
Где и как оформить МЧД
Машиночитаемую доверенность можно заполнить на сайте ФНС и в программных продуктах для бухгалтерии, электронном документообороте, где предусмотрена её обработка.
Один из самых простых методов – сервис Федеральной налоговой службы. Электронная регистрация и подтверждение полномочий. Такой вариант годится только для подачи заявления о регистрации МЧД в налоговую инспекцию.
Как подписывать МЧД
Руководитель организации или индивидуального предпринимателя должен подписать МЧД электронным образом.
Для подписи применяется отделимая подпись документа. Файл подписи носит то же название, что и файл МЧД, и обладает расширением .sig, .p7s или .sgn.
Сохраните этот файл в удобном и легкодоступном месте.
Уникальный номер МЧД — GUID
При создании каждой машиночитаемой доверенности выдаётся уникальный номер, называемый GUID. GUID располагается в первой строке доверенности и имеет следующий вид: b539f4a9-4e5f-4abb-bec6-aae430c254f2. То же самое GUID присутствует в названии файла МЧД и хранится внутри этого файла.
Сохраните GUID. Его потребуется при подаче электронных налоговых отчетов, оформлении документации и прочих действиях.
Скачайте доверенность в формате XML
После оформления МЧД загрузите файл в формате XML на свой компьютер. Файл пригодится для прикрепления к налоговой отчетности и другим документам, подписанным уполномоченным лицом.
Загрузка МЧД в распределительный центр доверенностей
Для загрузки файла МЧД с подписью в реестр ФНС России требуется авторизация в сервисе ФНС. После этого следует выбрать раздел «МЧД», а затем – «Загрузить в реестр».
На странице загрузки первым выберите файл доверенности МЧД в формате XML.
В бухгалтерских программах и электронных сервисах документооборота предусмотрена возможность загрузки файлов. После подписания файла доверенности кнопка «Загрузить» станет доступной в соответствующем окне.
Дождитесь результатов загрузки МЧД и подписи.
Где хранятся машиночитаемые доверенности
Сведения о МЧД доступны на ряде государственных порталов и информационных платформ.
- На портале госуслуг.
- В электронной системе документационного оборота, используемой вами для подачи отчетов.
- В информационных системах аккредитованных удостоверяющих центров.
- В удостоверяющих центрах ФНС.
- В других информационных госсистемах, например СФР.
Как проверить электронную доверенность
Проверить доверенность можно на сайте ФНС.
Быстрый контроль по 36-символьному коду доверия позволяет определить дату окончания срока действия доверия.
Расширенная проверка предоставляет детальную информацию о доверителе и доверенных лицах. Для получения данных кроме номера МЧД понадобится ИНН доверия, представителя и пароль, установленный при оформлении доверенности.
Как отозвать МЧД
Доверенность можно отозвать как доверителем, так и доверенным лицом.
Можно реализовать это с помощью сервиса, при помощи которого создан МЧС, или в сервисе ФНС.
Для отмены нужно подать заявление в сервисе.