Вопрос : «Мы ведем книгу регистрации доверенностей в электронном и бумажном виде. Полный перечень полномочий, на что дается доверенность, иногда занимает 2–3 страницы текста. Нужно ли в бумажном варианте указывать все пункты, если в электронном журнале прописывается полностью вся доверенность?»
Если все проекты доверенностей составляются в электронной форме и вместе с электронным журналом регистрации хранятся их файлы, то в журнале, который ведется в бумажной форме, можно фиксировать только:
-
дату и номер1 доверенности;
-
фамилию, имя, отчество доверенного лица; наименование его должности (при необходимости);
-
срок действия доверенности (если в доверенности не указан срок действия, она сохраняет силу в течение 1 года со дня ее совершения);
-
собственноручную подпись получившего доверенность.
Обратите внимание
Журнал в бумажной форме выполняет функцию не только учета доверенностей, но и доказательства факта их выдачи. Организационно вы можете разделить документопоток доверенностей на 2 части: так называемые генеральные доверенности и доверенности специальные, разовые. Доверенности на представление интересов всего юридического лица и реализацию широкого круга полномочий (занимают 2–3 страницы текста) обычно рассматриваются как генеральные.
Их необходимо изготавливать в бумажной форме и регистрировать в бумажном журнале, поскольку срок их хранения – постоянный (например, см. ст. 60, 61, 119, 152 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД).