С возрастом предприятия накапливают множество документов, которые не подлежат удалению. Рассмотрим сроки хранения таких бумаг и способы их организации.
Документы, подлежащие хранению
Необходимо сохранять все документы, касающиеся работы организации.
- налоговые;
- кадровые;
- бухгалтерские.
Это контракты и приложения к ним, счета и квитанции, акты о выполненных работах и оказанных услугах, товарные накладные, журналы учета операций, договоры с сотрудниками и их персональные данные, а также другие документы, связанные с наймом.
Срок хранения документов
Документацию фирмы можно разделить на две группы.
- Первую группу составляют документы кратковременного пользования, срок хранения которых варьируется от одного до семидесяти пяти лет.
- В группу второй входят документы длительного хранения.
Каждый вид документа имеет установленный сроком хранения Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Неисполненные документы ведут делопроизводство (например, личное дело работника, пребывающего в штате компании, или договор, по которому стороны продолжают исполнять обязательства). Такой документ, хотя и находится вместе с другими документами компании, пока не передается на хранение. Такие документы считаются текущими.
Хранятся документы, по которым ведение дел завершено, то есть архивные материалы. Начало срока хранения исчисляется не с даты прекращения актуальности документа, а с первого января года, последующего за этой датой.
Правила хранения документов
В 2023 году приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77 обновлены правила хранения.
Перед передачей документов на хранение необходимо расположить их в хронологическом порядке, прошить и пронумеровать сшитые листы. К каждой стопке документов составляют опись, где указывают название документа, его порядковый номер и количество страниц.
Архив можно разместить в офисе компании или доверить специализированным организациям, которые предоставляют услуги по хранению документов. В последнем случае документацию передают организации по акту приема-передачи: после его подписания ответственность за хранение переходит к принимающей стороне.
Какие последствия ожидают при игнорировании правил сохранности бумаг?
Если компания уничтожила документы раньше срока или допустила другие нарушения, её ожидает штраф. Например, если налоговая инспекция запросит в ходе проверки первичные бухгалтерские документы, а компания не сможет их предоставить, взыщут штраф с должностных лиц — от 5000 до 10 000 рублей, а с индивидуального предпринимателя или организации — 10 000 рублей. Если при этом окажется, что нужные документы отсутствуют более одного налогового периода, штраф составит 30 000 рублей.
Отсутствие документов может повлечь за собой снижение налоговой базы, в этом случае сумма штрафа составит 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ, ст. 120 НК РФ).
Как поступить с документами по завершении срока их хранения?
По окончании срока хранения бумаг требуется их надлежащим образом уничтожить. Неучтенное выбрасывание может привести к штрафным санкциям. Отсутствие предоставления госорганам документов после завершения срока их хранения допустимо только при наличии подтверждающих их надлежащее уничтожение документов.
Чтобы освободиться от ненужных документов, нужно…
- Создать комиссию для отбора и уничтожения документов.
- Составьте протокол, где укажите документы, по которым комиссия постановила о уничтожении. Все члены комиссии должны подписать протокол.
- составить акт о том, что документы уничтожены.