Внедрение электронного документооборота в сфере кадров заметно облегчает работу с документами по охране труда, но не все бумаги подходят для перевода в цифровой формат.
ЭДО в сфере охраны труда позволяет оптимизировать управление этой сферой. Необходимо учитывать документы, не подлежащие переводу в электронный формат и заверяемым электронной подписью.
Правильное применение ЭДО повышает эффективность работы по охране труда, улучшает ее прозрачность и доступность, а также обеспечивает соответствие требованиям законодательства.
Документация по охране труда должна соответствовать нормам и стандартам, применяемым к кадровым записям, включая работу с электронным документооборотом в кадровом учете. По ст. 22.1 Трудового кодекса РФ под электронным документооборотом в трудовых отношениях понимается создание, подписание, использование и хранение документов о работе, оформленных в электронной форме без дублирования на бумаге.
Тем не менее, существуют исключения. Цифровые носители запрещают создание и использование.
- Акт о несчастном случае на производстве служит основанием для выяснения причин происшествия, его расследования и оформления страховых выплат. Подпись пострадавшего сотрудника в акте — важное доказательство, поэтому получение ее необходимо в обычном порядке.
- Распоряжение об увольнении служащего предполагает подпись работающего в качестве подтверждения его знакомства с мотивировкой прекращения трудовых отношений.
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда — Журналы регистрации инструктажей по охране труда. Их пять видов согласно пунктам 8 и 12 Правил обучения по ОТ № 2464.
- Журнал регистрации вводного инструктажа.
- Журнал учета первоначального обучения на рабочем месте.
- Журнал учета повторных инструктажей на рабочих местах.
- Журнал учета внеплановых инструктажей на рабочем месте.
- Журнал регистрации целевого инструктажа.
Для подтверждения участия в обучении и понимания требований по охране труда документы необходимо подписать работником. Электронная подпись не обеспечивает гарантию, что инструктаж прошли именно те лица, чьи данные указаны в документах.
Документы по охране труда можно перенести в электронный вид и подписать цифровой подписью.
- Локальные акты по технике безопасности.
- Дневники регистрации тестирования знаний по охране труда.
- Ведомости выдачи СИЗ.
- Результаты оценки профрисков.
Чтобы документы, составленные в электронной форме, имели юридическую силу, нужно…
- Использовать сертифицированные программы для ЭДО.
- Подписывать документы квалифицированной электронной подписью.
- Обеспечить сохранность электронных документов в защищённом виде.
- Установить механизм управления доступом к документам.
Д. Афанасова