Применение электронной системы обработки кадров существенно облегчает работу с документами по охране труда, но не все бумаги подходят для ведения в цифровом формате.
Внедрение ЭДО в сфере охраны труда способствует оптимизации управления этой сферой. Необходимо учитывать документы, не подлежащие переводу в электронный формат и заверяемым электронной подписью.
Правильное использование ЭДО повысит эффективность работы по охране труда, улучшит ее прозрачность и доступность, а также обеспечит соответствие законодательным требованиям.
Документация по охране труда должна соответствовать нормам и стандартам, применяемым к кадровым записям, включая работу с электронными документами в области кадрового учета. По статье 22.1 Трудового кодекса РФ электронным документооборотом в сфере трудовых отношений считается создание, подписание, использование и хранение документов о работе, оформленных в электронном виде без бумажных копий.
Тем не менее, существуют исключения. В электронном формате запрещено создание и использование:
- Акт о несчастном случае на производстве служит основанием для определения причин происшествия, проведения следствия и получения страхового возмещения. Подпись пострадавшего сотрудника в акте имеет значение как важное свидетельство, поэтому её необходимо получить обычным способом.
- Приказ о прекращении трудового договора. Для этого документа необходима подпись работника как подтверждение его ознакомления с мотивировкой расторжения контракта.
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда — Журналы регистрации инструктажей по охране труда. Их пять видов согласно пунктам 8 и 12 Правил обучения по ОТ № 2464.
- Журнал регистрации вводного инструктажа.
- Журнал учета первоначального обучения на рабочем месте.
- Журнал учета повторных инструктажей по безопасности на рабочем месте.
- Журнал учета внеплановых инструктажей.
- Журнал регистрации целевого инструктажа.
Для подтверждения личного участия в обучении и понимания требований по охране труда документы должны быть подписаны работником. Электронная подпись не может гарантировать, что именно указанный документ работник проходил инструктаж.
Документы по охране труда можно оформить в электронном виде с использованием электронной подписи.
- Локальные акты по технике безопасности.
- Журналы регистрации проверок знаний о безопасности труда.
- Ведомости выдачи СИЗ.
- Результаты оценки профрисков.
Чтобы электронные документы имели юридическую силу, нужно:
- Использовать сертифицированные программы для ЭДО.
- Подписывать документы квалифицированной электронной подписью.
- Обеспечить сохранность цифровых файлов.
- Внедрить механизм управления доступом к документам.
Д. Афанасова