Правильно оформленный акт
Подписание акта сверки сторонами это признак того, что финансовые обязательства выполнены обеими сторонами и у них нет взаимных требований.
Чтобы подписанный сторонами акт сверки взаимных расчетов Чтобы документ послужил доказательством долгового обязательства, он должен быть составлен в строгом соответствии с установленными правилами (пункт 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29 сентября 2015 года № 43).
В содержании документа должно четко указано, о каких именно финансовых взаимоотношениях и с какими лицами идет речь (Определение Верховного Суда РФ от 2 февраля 2016 г. № 308-ЭС15-18441).
В документе об анализе расчетов должны присутствовать следующие сведения:
- наименование документа;
- дата составления;
- период сверки;
- указание реквизитов соглашения, определяющего условия сопоставления информации;
- наименования сторон, их ИНН и (или) ОГРН;
- сведения о текущем положении дел по взаиморасчетам на момент начала проверки соответствия данных;
- Данные о перемещении денежных средств и финансовых потоках между участниками деловых отношений;
- валюта платежа;
- ссылки на первичные документы;
- информация об исходящем сальдо;
- Сведения об имеющихся обязательствах, их сумме и причинах возникновения (в случае наличия);
- должность и Ф.И.О. лица, которое подписывает акт;
- данные об идентификационном номере и дате выдачи документа, подтверждающего полномочия представителя при подписании акта сверки (копия данного документа может быть добавлена к документу), если представитель действует на основании доверенности.
Лицо, обладающее соответствующими правами, имеет возможность подписывать документ о проверке расчетов от имени организации без необходимости предоставления доверенности – это закреплено в положении Гражданского кодекса Российской Федерации (пункт 1 статьи 53) и федеральных законах: «Об акционерных обществах» (пункт 2 статьи 69) и «Об обществах с ограниченной ответственностью» (пункт 3 статьи 40).
Нанесение печати на акт сверки не является необходимым условием, однако при ее наличии рекомендуется использовать. В деловой среде печать служит дополнительным свидетельством того, что документ утвержден уполномоченным сотрудником и его копия соответствует оригиналу.
Недостатки в документе о взаимных зачеты, которые лишают его юридической силы.
В случае, если документ о взаимозачет оформлен неаккуратно и содержит недостоверные сведения, применение его в качестве доказательства финансового обязательства должника представляется затруднительным, согласно судебной практике арбитражных судов.
В акте отсутствует указание на договор, что является несоответствием (подтверждается решением арбитражного суда Центрального округа от девятого августа две тысячи двадцать второго года № Ф10-2146/2022 по делу с номером А84-6121/2021).
Недопустимая ошибка: отсутствие у кредитора первичных документов бухгалтерского учета, служащих подтверждением факта передачи товаров или предоставления услуг, и игнорирование в акте сведений об этих документах (Решение Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25 июля 2023 г. № 13АП-14687/2023 по делу № А56-46924/2022).
Ошибка 3: подписание акта лицом, чьи данные не установлены – без указания его должности и фамилии (Решение арбитражного суда Северо-Западного округа от 7 июня 2018 г. № Ф07-5912/2018 по делу № А56-50977/2017).
Ошибка 4: подписание акта сотрудником, не имеющим на то полномочий и без предоставления доверенности, подтверждающей его право признавать задолженность перед контрагентом (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 6 апреля 2022 г. № 05АП-1552/2022 по делу № А51-17458/2021).