Изменение структуры компании, например, через объединение, часто сопровождается изменением названий должностей. Нужно уведомить СФР об этом кадровом событии и представить отчетность по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1).
Порядок заполнения формы ЕФС-1 четко определен постановлением Правления ПФР, но инструкции по отражению в форме изменений наименований должностей отсутствуют.
Специалисты СФР письмом от 25.06.2024 № 19-20/28627 указали, что при изменении наименований должностей в связи со слиянием информацию о переименовании следует внести в подраздел 1.1 формы ЕФС-1. В случае изменения наименования должности необходимо действовать так же, как при подаче отчета с информацией о переводе сотрудника.
В форме ЕФС-1 нет события «переименование должности». Для информирования фонда об этом кадровом изменении оформляйте документы как при переводе сотрудника, чтобы изменения были внесены в электронную трудовую книжку.
При изменении названия должности в ЕФС-1 требуется предоставить:
- На титульном листе отразите название организации (ФИО индивидуального предпринимателя), регистрационные номера в системе федеральных регистров (профсоюзный фонд России), налоговой инспекции, код по классификатору видов экономической деятельности, номер телефона для связи.
- В первом подразделе первого раздела должна быть информация о страховом периоде.
- В подразделе 1.1 раздела 1 предоставьте сведения о переименованной должности, как и в случае с переводом.
Учтите два момента:
- При изменении наименований должностей нескольких работников нужно заполнить по отдельности для каждого пары подразделов 1 и 1.1.
- При смене наименования рабочих мест, где работают люди, требуется подача ЕФС.
При смене названия вакантной позиции отчет в ЕФС подавать необязательно, поскольку информации для заполнения первого раздела нет. В первом подразделе указывают такие сведения:
- ФИО.
- Дата рождения.
- СНИЛС.
- ИНН (при наличии).
- Код категории, у граждан РФ он принимает значение «ГРФ».
- Граждане России указывают код 643 при записи кода страны гражданства.
Содержание подраздела 1.1 раздела 1
Раздел 1.1 представлен таблицей из 11 столбцов. При переименовании данные в две колонки не вводятся.
|
№п/п |
|
|
|
1 |
1 |
Нумерация строк таблицы. |
|
2 |
2 |
Дата переименования должности. |
|
3 |
3 |
Код «ПЕРЕВОД». |
|
4 |
4 |
Код «РКС» либо «МКС», для физического лица, осуществляющего трудовую деятельность в районе Крайнего Севера или в приравненной к нему местности. |
|
5 |
5 |
Название новой должности или профессии, с обозначением подразделения по необходимости. |
|
6 |
6 |
Код трудовой функции по классификатору Occupations of the World (OKZ) OK 010-2014 (MKSZ-08). |
|
7 |
7 |
— |
|
8 |
8, 9, 10 |
Наименование, дата и номер распоряжения о персонале. |
|
9 |
11 |
— |
В зависимости от ситуации, к ЕФС-1 могут быть добавлены разделы и подразделы. Например, при переименовании в июне отчет подается в июле. В одном ЕФС-1 можно отразить сведения о переводе (разделы 1 и 1.1 раздела 1) за июнь и данные о взносах на травматизм (раздел 2) за первое полугодие.
При оформлении ЕФС-1 на перевод, включая изменение названия должности, новое наименование должности отобразится в электронной трудовой книжке сотрудника.
В июне 2024 года компания ООО «Ромашка» объединилась с ООО «Василек». После этого должность «Главный бухгалтер» в ООО «Ромашка» изменили на «Финансовый директор». В июле 2024 года работодатель обязан представить отчет о произошедшем событии в ЕФС-1, оформляя сведения по примеру перевода.
- Титульный лист. Он заполняется стандартно.
- В первом подразделе первого раздела указан страховой период - июнь 2024 года.
- В подразделе 1.1 раздела 1 указывают сведения о переименовании должности, подобно тому, как приводятся данные о переводе.
Чтобы успеть предоставить отчет вовремя, нужно заполнить форму не позже 25-го числа месяца, в котором произошло переименование.
В организациях с численностью штата менее десяти человек страхователь может выбирать способ подачи отчётности: бумажный или электронный. При числе сотрудников более десяти отчёт предоставляется только в электронной форме.
Отчет необходимо представить отделению СФР по регистрационному адресу страховщика. Для бумажного варианта предусмотрено три способа: личная доставка, передачи через уполномоченного представителя или отправка почтовым отправлением. Электронную отчетность можно передать посредством оператора специального назначения.
Даже если в ЕФС-1 нет специальной графы для переименования должностей, то правильно заполнить форму таким же образом, как и при переводе, поможет отразить изменения в составе компании.
Автор. Д. Афанасова
