Если компания возмещает сотруднику затраты на уплату штрафа, эта компенсация облагается страховыми взносами и НДФЛ в общеустановленном порядке.
Арбитражный суд Северо-Западного округа в своем Постановлении поддержал налоговиков, которые посчитали, что в ситуации, когда организация несет расходы по возмещению суммы штрафа, наложенного на ее сотрудника, она должна уплатить страховые взносы и НДФЛ.
Страховые взносы
В ходе проведения очередной проверки Трудовая инспекция оштрафовала сотрудника организации, допустившего к работе специалиста без медосмотра. Оштрафованный сотрудник уплатил штраф и комиссию банка, и потребовал от своего работодателя возместить ему расходы. Организация пошла ему навстречу, и перечислила ему потраченную сумму. Эти затраты подтверждены документально.
Налоговики, проводившие проверку, посчитали, что работодатель не был обязан возмещать сотруднику штраф, и что полученная им компенсация соответствует всем признакам дохода, с которого необходимо уплатить налоги и взносы. Поэтому у компании образовалась недоимка по страховым взносам, штраф и пени.
Руководство предприятия решило оспорить решение ИФНС, и подала в суд, но суд первой инстанции поддержал налоговиков. По мнению судей, оштрафованный сотрудник должен самостоятельно, без участия работодателя, заплатить штраф. Тот факт, что сотрудника организации привлекли к ответственности, не обязывает его распоряжаться средствами работодателя.
В ситуации, когда компания возмещает расходы сотруднику за свой счет, эти затраты никак не связаны с ее хозяйственной деятельностью. Сотрудник оштрафован потому, что не исполняет свои обязанности надлежащим образом.
Таким образом, суд первой инстанции признал действия ИФНС правомерными. Компания подала апелляцию, и те арбитры посчитали, что расходы на административные штрафы, наложенные на сотрудников организации, никак не связаны с трудовыми отношениями, поскольку они не зависят от квалификации работников и условий работы. Кроме того, такие выплаты носят нерегулярный и необязательный характер. Они не предусмотрены системой оплаты труда организации. На них не влияет стаж сотрудников и результаты их работы. Значит, здесь не идет речь об оплате труда или вознаграждении для сотрудника. Они также не являются стимулирующими или компенсационными. Таким образом, компенсации не должны облагаться страховыми взносами.
Дело попало в кассацию. В своем постановлении суд согласился с первой инстанцией, отметив, что компенсация расходов на штраф для сотрудника не носит социальный характер. Она не оговаривается в локальных нормативных актах организации и в трудовом законодательстве. По мнению судей, компенсация, которую получил сотрудник, имеет все признаки облагаемого страховыми взносами дохода.
НДФЛ
Согласно НК РФ, при определении базы по НДФЛ учитываются все доходы, которые были получены физлицом и в денежной, и в натуральной форме. Понятие дохода трактуется как экономическая выгода, которую можно оценить.
В ситуации, когда работодатель возмещает сотруднику административный штраф, который ему нужно уплатить как должностному лицу, у него возникает доход в размере этой компенсации. Минфин считает, что такой доход необходимо облагать НДФЛ в обычном порядке. Эту точку зрения ведомство высказало в своем письме от 20.01.2016 № 03-04-05/1660.
Такая же позиция отражена и в вердикте кассации, рассматривавшей упомянутую ситуацию. Компания является налоговым агентом по отношению к сотруднику, которому компенсируют расходы на штраф, и она обязана исчислить и уплатить НДФЛ в бюджет. Для сотрудника являющегося гражданином РФ, НДФЛ начисляется по ставке 13%.
Если организация не уплатит НДФЛ, ему грозит штраф. Согласно НК РФ, неправомерное неудержание и (или) неперечисление в срок НДФЛ наказывается штрафом в размере 20% от этой суммы.
Налог на прибыль
Расходы на возмещение сотруднику штрафа нельзя учитывать при определении базы по налогу на прибыль. Они не являются экономически обоснованными и не направлены на получение организацией дохода.
Страховые и травматические взносы, которыми облагается сумма компенсации, можно отнести к прочим расходам. Такую точку зрения разделяет Минфин, что следует из письма ведомства от 25.04.2016 № 03-03-06/1/23678.