Раздел «Сведения о трудовой деятельности» формы ЕФС-1 заполняется, учитывая особенности договоров гражданско-правового характера, а также точные сроки выплат. Во многих ситуациях возникают вопросы.
Минтруд в письме №14-1/10/В-4784 от 04.04.2023На 25 вопросов ответили по поводу заполнения формы ЕФС-1. Такие случаи периодически возникают у любой бухгалтерии. В статье представлены 17 ситуаций, которые встречаются практически во всех компаниях.
Временные рамки соглашения ГПХ идентичны.
Вопрос.
В подпункте 1.1 раздела девятой графы подраздела «Основание» укажите дату подписания и расторжения договора гражданско-правовых отношений.
Соответствуют ли даты из графы 2 «Дата приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» и графы 9 подраздела «Основание» по договорам ГПХ?
Ответ.
В девятой графе раздела «Основание» следует указать дату.
- Дата документа о оформлении (прекращении) трудовых отношений.
- Дата подписания и срок действия соглашения о предоставлении услуг.
Если договор ГПХ подписан 01.02.2023, а работы по нему осуществляются с 05.02.2023 по 31.03.2023, то в графе 2 раздела «Начало договора ГПХ» указывается дата 05.02.2023, а в графе 9 подраздела «Основание» — дата 01.02.2023.
Для мероприятия «Окончание договора ГПХ»:
- В пункте 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» проставляется дата 31.03.2023.
- В графе 9 раздела «Основание» под пунктом «Дата» укажите дату окончания договора гражданско-правовых отношений — 31.03.2023.
При отсутствии обозначенного периода работы в договоре ГПХ, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 заполняется указанием в графе 2 даты заключения такого договора. Дата завершения договора ГПХ определяется на основании акта об исполнении работ.
Каждому рабочему месту должен быть присвоен отдельный номер по СОУТ.
Вопрос.
В строке 11 раздела «Результат специальной оценки условий труда» графу «Индивидуальный номер рабочего места» заполняют индивидуальным номером основного рабочего места сотрудника по карте специальной оценки условий труда.
В карте СОУТ номера рабочих мест указаны лишь номера соответствующих им, а не тех, которые нужно внести в графу 11.
Ответ.
Законом о специальной оценке труда при учете рабочему месту, включая его индивидуальный номер, проводится учет.
В ходе проведения СОУТ каждому рабочему месту присваивается индивидуальный номер. Данные о количестве сотрудников, перечне вредных факторов, гарантиях и СНИЛС работников вместе с номером передаются в государственную информационную систему ФГИС СОУТ.
Когда начисляется оклад в ЕФС-1 после индексации?
Вопрос.
В отчете за январь 2023 года следует указать размер фиксированной части зарплаты в соответствии с трудовым договором, то есть оклад до индексации.
Ответ.
Если перерасчет с учётом индексации уже выполнен, данные за январь по подразделу 1.3 формы ЕФС-1 предоставляются с учётом индексации.
Без перерасчета данные предоставляются без учёта индексации.
После проведения пере расчета по январю 2023 года необходимо предоставить раздел 1.3 формы ЕФС-1 за январь 2023 года с видом сведений «Корректирующая».
Если специальность отсутствует в профессиональных группах
Вопрос.
Должности директора, заместителя директора, главного бухгалтера, художественного руководителя и светооператора не подпадают под приказы Минздравсоцразвития России № 247н, 248н, 570н. Какие коды вписывать в графы 12, 13?
Ответ.
Если специальность, записанная в пятой графе, отсутствует в профессиональных квалификационных группах, то в двенадцатой и тринадцатой графах ставится ноль.
Если профессия, записанная в пятой графе, входит в группу профессиональных квалификаций, но для неё не установлен уровень квалификации, то в тринадцатой графе ставят ноль.
В случае отсутствия у сотрудника квалификационной категории в графе 15 ставится ноль (0).
Информацию о членах совета директоров представляют следующим образом.
Вопрос.
Как представляются сведения о трудовой деятельности и страховом стаже членов совета директоров АО в форме ЕФС-1?
Ответ.
По правилам пункта 1 статьи 66 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», члены совета директоров избираются общим собранием акционеров. В период работы им могут выплачиваться вознаграждения, размер которых устанавливается решением общего собрания акционеров.
Начало деятельности может быть приурочено к моменту принятия решения общим собранием акционеров о назначении члена совета директоров.
Деятельность может завершиться по решению общего собрания акционеров об отзыве полномочий члена совета директоров.
ГПД заключен без указания периода работы
Вопрос.
Как предоставлять сведения раздела 1.1 формы ЕФС-1 по договору гражданско-правового характера при заключении договора на год без уточнения срока работы?
Ответ.
Если договор ГПХ действует год без указания периода работы, но акт об оказании услуг составлен до окончания срока действия договора, нужно предоставить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с датой прекращения договора ГПХ по акту о выполненных работах.
В графе «Основание» пишется название договора ГПХ. По завершении договора ГПХ – акт об оказании услуг (акт о выполненных работах).
Начало работ по ГПД возможно до подписания контракта.
Вопрос.
Как отразить сведения о трудовой деятельности в разделе 1.1 формы ЕФС-1 по договору ГПХ, если дата начала работы предшествует дате заключения договора? Например, договор ГПХ заключен с лицом 13 марта 2023 года при начале работ 20 февраля 2023 года?
Ответ.
Договор как правило становится действительным для сторон с момента подписания. Однако, стороны могут указать, что положения соглашения распространяются на отношения, существующие до его подписания.
Согласно пунктам 4.3 и 4.10 Порядка заполнения формы ЕФС-1 указываются дата начала периода работы по договору ГПХ (20.02.2023) и дата заключения договора ГПХ (13.03.2023).
Договор о поставках был заключён в 2022 году и прекращён после 1 января 2023 года.
Вопрос.
В разделе 1.1 формы ЕФС-1 при завершении договора ГПХ после 01.01.2023 необходимо ли указывать мероприятие «Начало договора ГПХ» по договору, заключенному до указанной даты?
Ответ.
Сведения по форме ЕФС-1 подаются с 1 января 2023 года. Законодательство не обязывает представлять сведения о дате заключения договора ГПХ за периоды до 1 января 2023 года.
Работник на НПД потерял статус самозанятого
Вопрос.
Как представляются сведения раздела 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 по договору ГПХ, когда самозанятый статус прекращается во время действия соглашения?
Ответ.
Утратив право на применение налогового режима «самозанятого», предприниматель обязует организацию платить страховые взносы.
Отказ в статусе НПД служит причиной прекращения текущего соглашения и составления нового контракта с исполнителем, перешедшим на статус работника.
Срок подачи отчета в СФР – рабочий день после подписания нового договора ГПХ с сотрудниками.
Можно ли предоставить сведения до даты завершения ГПД?
Вопрос.
В соответствии с договором ГПХ срок действия с 01.02.2023 по 01.03.2023. Дата прекращения установлена заранее. Возможно ли подать о расторжении досрочно?
Ответ.
Чтобы избежать просрочки, сведения об окончании договора ГПХ можно предоставить вместе с данными о его начале.
Входят ли периоды военной службы и учёбы в электронный трудовой стаж?
Вопрос.
Входят ли периоды учёбы и службы в армии, отражённые в трудовой книжке, в состав электронной трудовой книжки?
Ответ.
Законом не установлено включение в ЭТК информации о сроках обучения и службы во ВС РФ.
Регистрация информации о восстановлении работника на трудоустройстве по судебному решению.
Вопрос.
До какого числа необходимо представить в СФР информацию о персонализированном учёте за периоды до 01.01.2023 для сотрудников, уволенных и восстановленных на работе судебным решением в 2023 году?
Ответ.
По вынесении решения суда о восстановлении работника на работе, принятого в 2023 году, нужно в течение рабочего дня, следующего за днем издания приказа об отмене приказа об увольнении, предоставить сведения по форме СЗВ-ТД в СФР.
В графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» ставится отметка «X».
Кто сдает подраздел 1.3
Вопрос.
Кому нужно подавать раздел 1.3?
Ответ.
Подраздел 1.3 представляют организации, основной вид деятельности которых указан в перечне приказом Минтруда России от 02.09.2022 № 507н, и являющиеся респондентами по формам федерального статнаблюдения: ОКУД 0606048, 606047, 606045, 606049, 0606046.
Что делать, если выплаты за месяц произошли позднее или ранее указанного периода?
Вопрос.
Какие сведения включать в пункт 1.3 ЕФС-1 по отчетному периоду при совершении выплат, начисленных в этом периоде, после его окончания или до начала?
Ответ.
В пункте 1.3 отчётного месяца необходимо отразить выплаты, рассчитанные «ЗА» данный период. Например, для января 2023 года нужно указать данные о заработной плате, начисленной за январь 2023 года, то есть сведения из табеля зарплаты за этот месяц.
Если некоторые выплаты начисляются позже, например годовая премия работнику, выдаваемая за февраль и учтённая в «расчетном листке» за февраль, такие выплаты включаются в отчет за февраль, независимо от наименования.
При уходе сотрудника в отпуск, если отпускные выплаты были произведены в прошлом месяце на основании расчетного листа за прошлый период, эти выплаты регистрируются в отчетности за прошлый месяц.
Как отразить перерасчет за предыдущие периоды
Вопрос.
Как учитывать перерасчёты, включая удержания из зарплаты по прошлым периодам, в отчёте?
Ответ.
Информация о всех перерасчетах (коррективках, удержаниях, исправлении ошибок) требуется подавать дополнительно по форме подраздела 1.3 с отметкой «Корректируемые данные» (тип предоставляемой формы «Корректирующая») и указанием корректируемого периода в поле «Корректируемый (отменяемый) период».
Два идентичных договора
Вопрос.
Как включить информацию из двух договоров с одинаковыми условиями в отчет?
Ответ.
В отчёте не должно быть полных повторений комбинаций, которые выступают идентификаторами трудовых договоров.
При наличии двух договоров у сотрудника с одинаковыми условиями, данные из этих договоров следует объединить в одну запись, суммируя значения по графам 16, 18 — 20, 22, 24 — 25.
Сотрудник одновременно выполняет обязанности нескольких должностей.
Вопрос.
Как заполнить отчет по форме подраздела 1.3 для работника, занимающего несколько штатных мест согласно штатному расписанию? В графе 16 «Число замещаемых штатных единиц (по должности)» указано ограничение – не более «1».
Ответ.
Максимально допустимое число замещаемых штатных единиц по графе 16 увеличено до двух.