Кто и когда должен сдавать в ПФР отчет СЗВ-СТАЖ? Что это за форма и как ее заполнить? Ответы на эти и другие вопросы «Расчет» задал Ирине Разумовой, ведущему эксперту по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».
С 1 января 2017 года полномочия по администрированию страховых взносов от ПФР и ФСС переданы в налоговую инспекцию. Изменился и порядок представления сведений о страховом стаже застрахованных лиц в Пенсионном фонде. С 5 марта 2017 года вступило в силу Постановление Правления ПФР от 11 января 2017 года № 3п, документом утверждены новые формы, их необходимо представлять в ПФР. Одной из таких форм является СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц».
СЗВ-СТАЖ – отчет индивидуального (персонифицированного) учета, содержащий сведения о застрахованных лицах в системе обязательного пенсионного страхования. Форма заполняется и представляется страхователями на всех сотрудников, включая тех работников, с кем заключены гражданско-правовые договоры. При этом страхователями признаются компании и ИП, которые осуществляют прием на работу по трудовому договору, а также заключают контракты ГПХ, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы. На безработных сведения по форме СЗВ-СТАЖ представляются органами службы занятости.
Когда и куда представлять?
По общему правилу форма СЗВ-СТАЖ представляется в территориальное отделение ПФР по месту регистрации компании ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. То есть впервые данная форма должна быть представлена за 2017 год не позднее 1 марта 2018 года. Но из указанного правила есть и исключения.
При ликвидации организации (прекращении физическим лицом деятельности в качестве ИП) сведения отправляются в Фонд в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве ИП), но не позднее дня представления в ИФНС документов для государственной регистрации ликвидации юридического лица (прекращения деятельности в качестве ИП).
При реорганизации компании – в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позднее дня представления в ИФНС документов для государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации. Если реорганизация происходит в форме присоединения, то сведения об уволенных работниках подаются не позднее дня представления в ФНС документов для внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенной компании.
И третье исключение: в случае подачи работником заявления о назначении пенсии отчет СЗВ-СТАЖ необходимо отправить в Фонд в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к компании.
Читайте также «СЗВ-СТАЖ: кто сдает»
В какой форме нужно сдать отчет?
Сведения по форме СЗВ-СТАЖ могут быть представлены в ПФР как на бумажном носителе, так и на цифровом, в последнем случае отчет может быть отправлен через единый портал государственных и муниципальных услуг.
Обратите внимание
СЗВ-СТАЖ – отчет индивидуального (персонифицированного) учета, содержащий сведения о застрахованных лицах в системе обязательного пенсионного страхования. Форма заполняется и представляется страхователями на всех сотрудников, включая тех работников, с кем заключены гражданско-правовые договоры.
Обязанность представлять сведения в электронной форме возникает у страхователя, который представляет данные на двадцать пять и более занятых в компании сотрудников. Обратите внимание: при определении количества работников нужно также учесть специалистов, с которыми заключены договоры ГПХ. По Информации ПФР «О разъяснении представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета», если численность сотрудников превышает 25 человек, отчетность необходимо представлять в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Нужно ли при сдаче сведений направлять сопроводительное письмо?
Сведения по форме СЗВ-СТАЖ подаются вместе с формой ОДВ-1, которая является сопровождающей и содержит информацию о компании или ИП, об отчетном периоде, общей сумме начисленных и уплаченных страховых взносов за отчетный период и другие данные.
Как заполнять форму (какие программные инструменты существуют)?
На сайте Фонда в свободном доступе размещены программы для подготовки и проверки отчетности, которые в значительной степени облегчают процесс генерации документов.
Нужно ли представлять сведения СЗВ-СТАЖ работнику?
Работодатель должен представить копию формы СЗВ-СТАЖ застрахованному лицу:
- в случае его обращения – не позднее пяти календарных дней со дня обращения;
- в случае его увольнения – в день увольнения сотрудника или в день прекращения договора гражданско-правового характера.
Нужно ли в форме СЗВ-СТАЖ указывать работника, который целый год находился в отпуске по уходу за ребенком?
Несмотря на то, что в период нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком выплаты, облагаемые страховыми взносами, не производятся, с сотрудником продолжает действовать трудовой договор, поэтому он является застрахованным лицом. Следовательно, необходимо этого сотрудника указывать в форме СЗВ-СТАЖ. При этом в графе 11 «Дополнительные сведения» раздела 3 формы указываются следующие коды:
- «ДЕТИ» – в случае предоставления отпуска по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет;
- «ДЛДЕТИ» – в случае предоставления отпуска по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет;
- «ДЕТИПРЛ» – в случае предоставления отпуска по уходу за ребенком до достижения возраста трех лет другому родственнику или опекуну, фактически осуществляющим уход за ребенком.
Каким образом в форме СЗВ-СТАЖ необходимо указывать период, если работник трудится в режиме неполного рабочего дня или недели?
В случае если сотрудник занят в компании в течение полного рабочего дня, но трудится в режиме неполной рабочей недели, период занятости отражается по фактически отработанному времени. Если сотрудник выполняет работы в режиме неполного рабочего дня, в сведениях по форме СЗВ-СТАЖ отражается объем работ (доля ставки) за период.
Как нужно в сведениях по форме СЗВ-СТАЖ, представляемых в ПФР по итогам года, заполнять разделы 4 и 5?
Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование» и раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» заполняются только для форм СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии». Таким образом, заполнять разделы 4 и 5 не нужно.
Какова ответственность за непредставление отчета?
За несвоевременное представление отчета или в случае, если компания направит в Фонд неполные или недостоверные данные, предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника. Кроме того, руководство организации (индивидуальный предприниматель) может быть привлечено к административной ответственности, наказание за такое нарушение – от 300 до 500 рублей.
Страхователь, который обязан представлять сведения в электронной форме и не выполнил указанную обязанность, подлежит привлечению к ответственности в виде штрафа в 1000 рублей.
Читайте также «Штрафы по персонифицированному учету: формы документов»
В течение какого времени работодатель должен хранить сведения по форме СЗВ-СТАЖ?
Пунктом 3 статьи 8 Закона Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования определено, что копии сведений, представляемых в ПФР, хранятся в компаниях или у ИП. Хранение копий должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558), годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно (поз. 351 Перечня). Таким образом, работодатель должен хранить сведения по форме СЗВ-СТАЖ постоянно.
Читайте также «Проверьте: ваше отделение ПФР уже вывесило график по СЗВ-СТАЖ?»