Расчет по страховым взносам относится к налоговой отчетности, поэтому срок его хранения устанавливается нормами Налогового кодекса РФ о хранении документов, используемых для расчета и уплаты налогов и страховых взносов.
В подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указаны сроки хранения налоговых документов. Бухгалтерия обязана хранить эти документы в течение пяти лет. Это касается данных документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих уплату налогов.
Статья 29 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ установила сроки хранения – пять лет – для первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухотчетности. Хранение осуществляется в течение сроков, определяемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Документы следует сохранять не менее пяти лет для исключения споров с налоговой инспекцией.
Обратимся к приказу Росархива № 236 в редакции от 20.12.2019, который также устанавливает сроки хранения бухгалтерской и налоговой отчетности. В пункте 308 этого приказа приведены сроки хранения годовых и квартальных расчетов по страховым взносам — 50/75 лет.
В письме Росархива от 13 марта 2020 года № Р/М-479 сказано, что сроки хранения документов, указанные в Перечне № 236, применяются ко всем документам, кроме тех, у которых есть иные сроки до вступления в силу Приказа Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Нам нужно обратиться к предыдущему списку и проверить, какие сроки хранения указаны в нём. Информация содержится в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558. Необходимые данные мы найдём в пункте 395 этого приказа.
Документы, дела которых завершены после 1 января 2003 года, хранят 5 лет.
Документы следует хранить 50 лет, если у работника отсутствует лицевой счёт в Пенсионном фонде Российской Федерации, что в настоящее время встречается крайне редко.
Результаты расчетов страховых взносов хранятся пять лет. Счет начинается с первого января года, который следует за годом подачи отчета.
Все эти документы доступны вам в электронной форме. При необходимости распечатайте их.