Мало найдется компаний, работавших на рынке хотя бы год и не получавших ни одного требования от налоговой инспекции, пенсионного фонда или других организаций. Сотрудники компании обязаны хранить эти документы. Росархив установил сроки хранения запросов от контролирующих органов.
Налоговая инспекция чаще всего требует предоставить информацию или разъяснения, второе место занимает ПФР, а третье — трудовая инспекция.
Требование ИФНС
Инспекция может отправить требования из-за проверки контрагента, ошибок в декларациях, низкой зарплаты или недостаточной налоговой нагрузки.
Требования от налоговой обычно приходят через операторов ЭДО в электронной форме. Хранить распечатки необязательно, все копии сохранятся в системе ЭДО.
Заявку можно подать компании на бумажной основе через почту. Хранение такой заявки необходимо осуществлять не менее пяти лет.
Документы перечислены в приказе Росархива от 20.12.2019 года. Согласно пункту 314 данного приказа:
Переписку, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы и заявления по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней необходимо хранить пять лет.
Запрос из ПФР
ПФР может запросить документы во время проверок, проводимых как на месте, так и в камеральном порядке.
Хранение запросов, справок, актов, предписаний, проверочных листов и подобных документов осуществляется в течение 10 лет. К таким документам относятся те, которые компания получает или направляет в ведомство государственного контроля, включая ПФР.
Согласно пунктом 141 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236:
Документы проверок и ревизий органов государственного контроля, включая те, что проводятся без взаимодействий с объектом надзора, нужно хранить.
- в проверяющей организации 10 лет ЭПК;
- в проверяемой организации 10 лет.
Требование от Трудовой инспекции
Трудовая инспекция следит за выполнением трудового законодательства и других законов с нормативами трудового права.
При камеральной проверке компания получает копию распоряжения руководства госинспекции труда о проведении проверки и запрос на предоставление документов. Инспекция труда может запросить нужные для проверки документы по любому периоду, в том числе по поводу уволенных сотрудников.
Документы, такие как уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения и возражения по результатам проверок органов государственного контроля, в том числе при отсутствии взаимодействия с объектом надзора, хранятся:
- в проверяющей организации — 10 лет ЭПК;
- в проверяемой организации – 10 лет.
Срок хранения данных документов составляет десять лет, согласно пункту 141 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.
Документы, составленные по итогам проверки: протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления об административных правонарушениях, хранятся пять лет (пункт 145 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).
Запрос от местных властей
Местная администрация может направить компании запрос. Документы такого рода необходимо сохранять пять лет.
Этот срок указан в пункте 146 Перечня, который утвердил приказ Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Документы административных комиссий субъектов РФ и муниципальных образований (акты, протоколы, постановления, определения, заключения, запросы, заявления, переписка) хранятся пять лет.
Необходимо хранить столько же документов, как указано выше: акты, протоколы, постановления, определения, заключения, заявления и переписку с административными комиссиями региона или муниципального образования.
Срок сохранности документов по требованиям, актам, переписке с контрольными организациями. Таблица.
|
Ведомство |
Документы |
Срок хранения |
Пункт Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
ИФНС |
Обмен письмами, оповещения, претензии, акты, решения, приказы, возражения, жалобы, заявления о спорах по налогам, сборам и их уплате во все бюджеты. |
5 лет |
Пункт 314 |
|
ПФР и Трудовая инспекция |
Уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения проверок, ревизий. |
10 лет |
Пункт 141 |
|
Протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления об административных правонарушениях составлены по итогам проверки. |
5 лет |
Пункт 145 |
|
|
Местные органы власти |
Документы, решения, приказы, распоряжения, выводы, запросы, обращения, переписка. |
5 лет |
Пункт 146 |