Минфин ответил на вопрос, как учитывать расходы на питание вахтовиков и их пребывания во временной изоляции, и облагаются ли страховыми взносами и НДФЛ выплаты за эти дни.
Письмо Минфина РФ от 05.10.2020 № 03-03-06/3/86891 посвящено тому, как учитывать при определении базы по налогу на прибыль расходы на питание вахтовиков и прохождение ими обсервации.
Обсервация
Согласно п. 6 Временных правил работы вахтовым методом, утв. Постановлением Правительства от 28.04.2020 № 601, в период распространения коронавирусной инфекции новые работники могут быть допущены на вахту только после того, как пройдут двухнедельную изоляцию. Эти две недели считаются временем нахождения в пути, и за каждые сутки полагается оплата не ниже дневной тарифной ставки или части оклада.
Затраты на доставку работников к месту обсервации и их проживание там организация имеет право включать в состав прочих расходов, что соответствует подпункту 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Они должны быть экономически оправданны и подтверждены документально. Об этом говорится в 252 статье НК РФ. Если у работодателя нет помещений, в которых можно разместить вахтовиков, их селят в ближайших обсерваторах.
Выплаты, полагающиеся вахтовикам за дни нахождения в пути, т. е. за нахождение в обсервации, можно отнести к расходам на оплату труда. Минфин подтверждает это в письме от 20.04.2020 № 03-03-07/31402.
Питание
В отношении издержек на питание вахтовиков действуют другие правила. Их можно учесть только в том случае, если отдельным категориям работников положено спецпитание в силу законодательных норм или если бесплатное или льготное питание предусмотрено трудовым и (или) коллективным договором и входит в систему оплаты труда (СОТ). Во втором случае расходы на питание списываются только если ведется персонифицированный учет доходов работников.
Минфин поддерживает эту позицию в ряде писем. В письме от 31.03.2011 № 03-03-06/4/26 ведомство отмечает, что уменьшить базу по налогу на прибыль можно только в том случае, если оно оговорено трудовыми и (или) коллективными договорами или полагается сотрудникам по закону. В последних письмах, например, от 21.08.2020 № 03-03-06/1/73500 и от 08.05.2019 № 03-04-09/33763 Минфин делает акцент на том, что в первом случае питание должно быть частью системы оплаты труда. При этом нужно определить доход каждого из сотрудников и начислить на него НДФЛ. Такого же мнения придерживаются и судьи, что подтверждается судебными постановлениями АС Поволжского округа от 22.03.2018 № Ф06-30828/2018 и от 13.04.2017 № Ф06-19081/2017.
Иногда судьи разрешают учитывать расходы на питание вахтовиков при определении базы по налогу на прибыль, если оно предусмотрено локальным нормативно-правовым актом компании или коллективным договором. Если упоминания о питании вахтовиков нет ни одном из этих документов или других документов, устанавливающих порядок трудовых отношений, учесть затраты на него не получится. Судьи также считают, что работодатель должен определить, на каких условиях вахтовикам предоставляется питание и зафиксировать это в документах.
НДФЛ и страховые взносы
Согласно НК РФ, выплаты вахтовикам за время пребывания в изоляции не подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ. «Вахтовая» надбавка в этот период выплачиваться не должна, согласно временным правилам работы вахтовым методом. Если у организации есть свои локально-нормативные акты (ЛНА), в соответствии с которыми вахтовикам необходимо платить надбавку, на эти суммы взносы начисляются.
Если надбавки за вахту установлены ТК РФ, они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если их размер не превышает установленную трудовым (коллективным) договором или ЛНА сумму.