Переезд фирмы в другое помещение неизбежно влечет за собой дополнительные затраты. К таковым относятся транспортные расходы, услуги грузчиков, оплата сотрудникам за сверхурочные работы и другие сопутствующие издержки. Как отразить эти расходы при расчете налоговой базы по прибыли?
Правила для учета расходов
При определении расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, важно знать основные правила.
Затраты считаются расходами, если есть обоснование и документы их подтверждают (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Расходами считаются все траты, понесенные для ведения деятельности, приносящей доход.
Статья 270 Налогового кодекса Российской Федерации указывает на расходы, не подлежащие учёту при определении налоговой базы.
Отвечают ли всем этим Расходы, связанные с переездом офиса, по критериям. в другое место?
Дополнительные выплаты работникам
Переезд в новый офис для некоторых сотрудников – увеличение нагрузки: завхозов, компьютерщиков и технического персонала. Чаще всего переезд происходит либо после рабочего дня, либо в выходные. Это значит внеурочная работа, которая оплачивается с надбавкой.
Оплата сверхурочной работы предусмотрена статьей 152 ТК РФЗа первые два часа сверхурочной работы начисляют повышенную ставку в полтора раза от обычной, потом — в два раза. Как минимум.
Работник по желанию может заменить увеличенную оплату дополнительным отдыхом (не менее продолжительности отработанного сверхурочно времени).
Статья 153 ТК РФ определяет два варианта оплаты за работу в выходные: в двойном размере или по обычным ставках с дополнительным отгулом. Работник сам выбирает подходящий вариант. Отпуск предоставляется даже при нескольких часах работы в выходной день или праздник.
По части расходов — всё дополнительное, выплачиваемое работникам, включая возможные траты на переезд. Входят в структуру затрат на заработную плату. (п. 3 ст. 255 НК РФ).
Транспорт и грузчики
При наличии личного транспорта его можно использовать во время переезда. Расходы на содержание и эксплуатацию автотранспорта, согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, учитываются в прочих расходах, включая расходы при переезде.
По договорам ГПХ можно привлекать работников для грузовых погрузочно-разгрузочных работ. Заработок таких работников входит в расходы по оплате труда (п. 21 ст. 255 НК РФ). Также необходимо будет начислить и… Страховые взносы для этих выплат (взносы на травматизм – только в случае, если договор это предусматривает).
Отсутствие личного транспорта приводит к использованию услуг специализированных фирм. В пункте 6 подпункта 1 статьи 254 Налогового кодекса Российской Федерации сказано, что стоимость услуг производственного характера, оказанных сторонними исполнителями, относится к … материальным расходам.
В частности, к работам (услугам) производственного характера относятся транспортные услуги сторонних организаций по перевозке грузов внутри организации. Переезд силами сторонних организаций относится к подобным перевозкам, и потому его можно учесть при расчете налога на прибыль в составе материальных расходов.
Аренда
Иногда предприятие функционирует в прежнем здании, пока в новом офис ведутся работы. Появляется случай, когда подписан новый контракт на аренду, но действующим остается и предыдущий. Оплата производится согласно обоим соглашениям.
Арендные платежи учитываются в расходах Согласно п. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. В тексте не уточняется, что договоров аренды может быть не более одного.
Аренда двух офисов необходима, так как в одном работает компания, а во втором оборудуют рабочее пространство.
Аренда старого помещения выгодна с точки зрения экономики. Вложения в аренду нового объекта связаны с ожидаемым будущим доходом. Необходимо вовремя выполнить ремонт.
Иногда из-за переезда старый договор аренды может быть расторгнут раньше срока, и арендатор обязан заплатить арендодателю компенсацию. В таком случае как рассчитывается налог на прибыль?
Сумма, уплаченная арендодателю в качестве отступного за досрочное расторжение договора аренды, подлежит учёту в расходах. Эта выплата определена соглашением сторон (ст. 409 ГК РФ), поэтому признаётся экономически обоснованной (см. письмо Минфина от 14 мая 2012 г. № 03-03-06/2/61).