В условиях перевода работников на удаленную работу немалой статьей затрат становятся расходы на мобильную связь. Организация вправе учесть их не только по тем договорам сотовой связи, которые она сама заключила с оператором, но и в случае, если она компенсирует работникам затраты на мобильную связь.
Личное имущество работника в служебных целях
Если работник с согласия или ведома работодателя и в его интересах использует свое личное имущество, то он может рассчитывать на компенсацию за его использование, а также не возмещение связанных с этим расходов.
Это в полной мере относится и к мобильным телефонам, которые работник использует в служебных целях.
Размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон трудового договора (ст. 188 Трудового кодекса).
Учет компенсации на мобильную связь в расходах
Компенсацию расходов на мобильную связь можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).
Налоговики настаивают, что для этого у организации должны быть:
- копия договора об оказании услуг связи, заключенного работником с оператором сотовой связи;
- детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на имя работника.
В отчете указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора.
При этом к детализированному отчету должны быть приложены расшифровки, которые подтвердят факт того, что вызываемый телефонный номер принадлежит лицу, с которой у организации установлены (либо налаживаются) производственные связи. Эти расшифровки составляются в произвольной форме и заверяются руководителем организации (письмо УФНС РФ по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735).
НДФЛ и страховые взносы при возмещении затрат на мобильную связь
Компенсация затрат работнику на мобильную связь не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (ст. 217, 422 Налогового кодекса).
На это обратил внимание Минфин в письмах от 30.12.2019 № 03-04-05/103335, от 24.11.2017 № 03-04-05/78097.
При этом организации следует утвердить перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи.
Также для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи. В случае его превышения мобильную связь работник оплачивает за счет собственных средств.