Суды вновь подчеркнули: деньги из расчета, не потраченные служащими без документов о направлении на рабочие нужды, считаются доходами этих лиц. Такие доходы подлежат обложению НДФЛ и взносами.
Что послужило поводом для судебного разбирательства
Организация предоставляла авансы для оплаты заработной платы сотрудникам стройплощадок, расположенных вдали от штаб-квартиры.
В дополнение к этому, средства выделялись на нужды хозяйства, связанные с повседневной работой: покупка стройматериалов, услуг, топлива, а также покрытие расходов командировок.
Инспекция обнаружила отсутствие дат и номеров платежных ведомостей в кассовой книге. Информация о получателях денежных средств и периоде выплат также отсутствовала.
Анализ начислений зарплаты на банковские карты работников выявил, что в раздел 2 расчетных листов по форме 6-НДФЛ предприятие внесло только суммы зарплаты, зачисленные на карты сотрудников.
Заработная плата не была учтена при выплате из подотчетных средств.
Документы о начислении зарплаты строителям на отдаленных объектах отсутствуют.
В связи с отсутствием подтверждений о трате денег на хозяйственные нужды организация объяснила это уничтожением большой части авансовых отчетов.
Суд воспринял этот довод с недоверием, так как служебное расследование по делу о разрушении бумаг было организовано уже после начала работы сотрудников налоговой инспекции.
Некорректно оформленные бумаги могут вызвать интерес у судей.
Суд отметил, что представленные авансовые отчеты не могли подтвердить целевое использование средств из-за грубых нарушений при их оформлении.
Эти нарушения, по мнению суда, выразились в том, что:
- В авансовом отчёте пустые поля для сумм, указанных в графах «Получено из кассы» и «Перечислено на банковскую карту».
- В большинстве авансовых отчетов не было остатков денежных средств.
- В различных авансовых отчётах присутствовали ссылки на идентичные первоначальные документы.
- Порядок нумерации и регистрации авансовых отчетов был нарушен.
- Командировочные удостоверения и приказы о направлении в командировку отсутствовали.
Суд вернул акцент на то, что получатели наличных средств под отчет должны предоставить бухгалтерии отчёт о потраченных суммах.
Первичные учетные документы, зафиксировавшие хозяйственную операцию, служат основой для записи в бухгалтерских регистрах.
В срок три дня нужно предоставить отчет о денежных средствах.
Ответственное лицо в течение трех рабочих дней после окончания срока выдаче наличных средств под отчет или со дня выхода на работу должно представить авансовый отчет с подтверждающими документами главбуху или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю).
Бухгалтерия проверяет авансовый отчет, руководитель утверждает его, и окончательный расчет по авансовому отчету выполняется в оговоренный руководителем срок.
Подтверждением материальных расходов физического лица могут быть товарные чеки; накладные с приложением кассовых чеков или квитанций к приходным ордерам, подтверждающих оплату товара (работ, услуг).
Денежные средства, полученные по отчету, передавать другому лицу нельзя.
Главный бухгалтер отвечает за контроль ежедневных расходов.
Средства, не потраченные по назначению без подтверждающих документов, подлежат обложению НДФЛ и взносами.
Неиспользованные средства, находящиеся у сотрудника предприятия без подтверждающих бумаг, считаются его заработной платой.
Их включают в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц, а также облагают страховыми взносами (постановление АС Северо-Западного округа от 15.10.2020 г. № Ф07-11092/20).
В большинстве ситуаций суды принимают сторону налоговых инспекторов.
Руководствуются позицией Верховного суда, изложенной в определении от 03.02.2020 г. № 310-ЭС19-28047.
Если нет документов о потраченных деньгах, полученных по договору, то их нужно считать доходом гражданина и начислить налог на него.
Если организация не удержит НДФЛ с выплат работнику, то налоговая инспекция может доначислить налог по итогам проверки. Организация в таком случае заплатит из своих средств этот доначисленнный налог в бюджет (п. 9 ст. 226 Налогового кодекса).
Как действовать работодателю, если сотрудник не вернул аванс?
Если сотрудник не возвращает оставшиеся после расчета средства вовремя, необходимо следовать статье 137 Трудового кодекса.
Введены случаи списания из заработной платы работника долга перед работодателем.
Из заработной платы работника могут удерживать средства для погашения незатребованного и невозвращённого аванса, полученного по причине служебной командировки.
Работодатель может зачесть сумму аванса из зарплаты сотрудника не позже чем через месяц после истечения срока его возврата, если сотрудник не оспорит причины и размер удержания.
Чтобы это осуществить, работодателю требуется издать приказ, с которым сотрудника следует ознакомить распиской.
Также требуется письменное соглашение сотрудника о списании средств со заработной платы.
Общая сумма удержаний в пользу работодателя не должна быть больше двадцати процентов от зарплаты, которую работник получит на руки (статья 138 Трудового кодекса, письмо Минздравсоцразвития России от 16 ноября 2011 г. № 22-2-4852).
Без согласия работника на удержание средств из зарплаты или если организация опоздала с удержанием средства более чем на месяц, организация сможет взыскать их только через суд.