Оплата проезда работникам к месту работы облагается НДФЛ и взносами

Работодатель может оплачивать своим работникам расходы на проезд до места работы и обратно. Такая компенсация облагается страховыми взносами и НДФЛ (письмо Минфина России от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093). Разъяснено также, в каком случае такие расходы можно учесть в расходах по налогу на прибыль.

НДФЛ и страховые взносы

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (ст. 210 НК РФ).

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Налогового кодекса. При этом суммы возмещения работодателем стоимости проезда сотрудников к месту работы и обратно в данном перечне не значатся. Следовательно, такие суммы облагаются НДФЛ в общем порядке.

Аналогичные разъяснения и для начисления страховых взносов.

По общему правилу выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Исключение составляют выплаты, перечисленные в статье 422 Налогового кодекса.

Компенсация стоимости проезда сотрудников к месту работы и обратно в этой статье не упомянута. Значит, такая выплата не может быть освобождена от обложения страховыми взносами.

Налог на прибыль

Для учета данных расходов по налогу на прибыль чиновники отметили следующее.

Не учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением (п. 26 ст. 270 НК РФ):

• сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства;
• случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) или коллективными договорами.

Значит, если оплата проезда предусмотрена трудовым или коллективным договором организации, то можно включить такие затраты в расходы. Эти суммы могут отражаться по счету 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”, если они рассматриваются как часть заработной платы (ст. 129 ТК РФ).

Пример. Учет расходов на оплату проезда работника
Организация, которая начисляет страховые взносы по общим тарифам, оплатила работнику основного производства проезд к месту работы и обратно стоимостью 1000 рублей.
НДФЛ с дохода составляет 130 рубля (1000 руб.× 13%).
Сумма начисленных страховых взносов – 302 рубля (1000 руб. × (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)).
Бухгалтер сделает следующие записи.
 ДЕБЕТ 20  КРЕДИТ 70 

1000 руб. – отражена стоимость проезда работника к месту работы и обратно;
 ДЕБЕТ 20  КРЕДИТ 69 

302 руб. – начислены страховые взносы;
 ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68  субсчет “Расчеты по НДФЛ”

130 руб. – удержан НДФЛ.

Оплата проезда сотрудника по ГПД

Компания может самостоятельно решить, как она будет оплачивать проезд работника по ГПД – напрямую сторонним организациям или выплачивать компенсацию. Во избежание разногласий наиболее правильным будет прописать такой порядок в договоре. В частности, можно указать, что фирма сама покупает билеты, а потом их выдает исполнителю (подрядчику). Законодательно такой порядок не закреплен.

Если компания оплачивает проезд гражданину, работающему по ГПД, к месту работы, стоимость проезда облагают налогом на доходы физических лиц. Об этом говорится в письме Минфина России от 19.12.2018 № 03-04-06/92687.

По правилам Налогового законодательства, все доходы гражданина, которые были получены им как в денежной, так и в натуральной форме, облагают НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). К доходам в натуральной форме относят, в частности, оплату за работника товаров (работ, услуг) (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Когда компания оплачивает сотруднику по ГПД проезд к месту работы, сумму оплаты также надо облагать НДФЛ.

Хотя в более раннем письме от 23.05.2016 № 03-04-06/29397 Минфин России высказывал другую точку зрения. Оплату проезда работника по ГПД нужно облагать НДФЛ только в том случае, если это было в интересах сотрудника, в том числе являлось частью его вознаграждения.

Также есть и судебное решение, когда компания смогла доказать, что она была заинтересована в оплате жилья работникам. Так, судьи учли следующие аргументы:

• компания оплатила расходы по своей инициативе;
• предоставить жилье было необходимо иногородним с особой квалификацией;
• оплачено было жилье соответствующего уровня.

Эксперт “НА” Е.В. Чимидова

Читать оригинал