Организация оплачивает проезд вахтового работника от места его жительства до пункта сбора или от пункта сбора до места выполнения работы и обратно. Минфин в письме от 23.10.2020 № 03-01-10/92685 разъяснил, надо ли с сумм компенсации работодателю удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы.
Должен ли работодатель организовать доставку вахтового работника к месту сбора или выполнения работы
Доставка работников от места сбора или места нахождения работодателя до места выполнения работы осуществляется работодателем и является его обязанностью.
На это обратил внимание Минтруд в письме от 28.02.2018 № 14-2/В-121.
Доставка работников на вахту от места нахождения работодателя или от пункта сбора до места работы и обратно осуществляется на основе договоров, которые заключены с транспортными компаниями.
Также для доставки работников может использоваться и транспорт, принадлежащий организации.
Это установлено пунктом 2.5 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82.
Отметим, что часть 2 пункта 2.5 Основных положений предусматривала, что проезд работников от места их постоянного жительства до пункта сбора и места работы и обратно должен оплачивать работодатель.
Однако, это положение было признано недействительным (решение Верховного Суда РФ от 17.12.1999 № ГКПИ99-924).
Поэтому, представители Роструда полагают, что расходы работника на дорогу от пункта сбора до места производства работ подлежат оплате за счет работодателя.
Но если работник самостоятельно добирается от пункта сбора до места работы, то в таком случае работодатель не обязан компенсировать расходы работника на такую дорогу.
НДФЛ при компенсации проезда вахтового работника к месту сбора или выполнения работы
Компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ, если они предусмотрены законодательством РФ, регионов или актами органов местного самоуправления и связаны с исполнением работником своих трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).
Гарантии и компенсации лицам, работающим вахтовым методом, предусмотрены статьей 302 Трудового кодекса.
При этом данная статья не устанавливает для этих работников никаких компенсаций стоимости проезда работников.
Поэтому, компенсация расходов на проезд вахтовым работникам от их места жительства до пункта сбора и обратно, не является законодательно установленной компенсационной выплатой.
В связи с этим суммы такой компенсации облагаются НДФЛ.
Тем не менее, Минфин допускает случаи, когда при выплате компенсации вахтовому работнику удерживать НДФЛ не надо.
Он обращает внимание, что в определенных случаях, доставка работников на вахту осуществляется организованно от места нахождения организации или от пункта сбора до места выполнения работ.
Это возможно, если у работников отсутствует возможность самостоятельно добираться к месту работы и обратно, а также в случаях производственной необходимости.
Минфин полагает, тогда работник по прибытии к месту нахождения организации или в пункт сбора фактически приступает к исполнению своих трудовых обязанностей и подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка.
Поэтому, в таком случае оплата работодателем проезда работников от пункта сбора до места выполнения работ в таком случае не приводит к возникновению экономической выгоды у работника.
Следовательно, удерживать НДФЛ не надо.
Страховые взносы с сумм компенсации проезда вахтового работника к месту сбора или выполнения работы
По мнению Минфина, при выплате вахтовому работнику компенсации расходов на проезд от их места жительства до пункта сбора и обратно, надо уплачивать страховые взносы.
Она подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке, поскольку такая выплата не является законодательно установленной.
В таком случае Минфин ее квалифицирует как выплату в рамках трудовых отношений в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 Налогового кодекса.