Выплата денег сотруднику под отчет – это финансирование затрат, которые фактически будет оплачивать сотрудник по поручению работодателя. Сам процесс выдачи подотчетных сумм не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Однако в некоторых случаях придется начислять налог и страховые взносы.
Потраченные средства подлежащий отчетность должен пояснить, представ предоставив счетом аванса.
Авансовый отчет с подтверждающими документами
Работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, обосновывающими затраты: это могут быть товарные накладные, чеки кассовых аппаратов, проездные билеты, счета за жилье и подобные документы.
Список этих бумаг содержится на обратной стороне авансового отчета. Вся документация, поданная вместе с отчетом, пронумерована по порядку её добавления к отчету.
Сроки предоставления авансового отчета работнику устанавливает руководитель, но не позже чем через три рабочих дня после возвращения из командировки.
Для авансового отчетаСуществует унифицированный образец. Форма документа утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Руководитель организации утверждает проверенный бухгалтером авансовый отчет.
Работодателю следует удостовериться в подлинности документов сотрудника, поскольку при обследовании инспекторы могут увеличить сумму начисленных НДФЛ и страховых взносов.
Налог на доходы физических лиц и страховые отчисления с выплаченных сумм.
Если организация выдала работнику под отчет деньги, то обязана начислить и заплатить НДФЛ и страховые взносы в указанных ситуациях.
-
Выплаты денег по отчету не соответствуют нормам, так как отсутствует распорядительный документ в виде приказа или заявления работника.
-
Без подтверждающих документов по использованию отведенных финансовых средств и поступлению организации материальных ценностей.
В таких ситуациях заработок сотрудника подлежит налоговому обчислению.
При проверке авансового отчета следует уделить внимание следующим моментам.
-
приложенный чек должен быть читаемый;
-
В чеках должны быть указаны наименования товаров, по которым совершена оплата.
Судебная практика подтверждает это – Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16 августа 2022 года № Ф06-21187/2022 по делу № А72-7881/2021, Определение Верховного суда РФ от 11 февраля 2021 года № 307-ЭС20-23792.
Если сотрудник возвращает в бухгалтерию спорную сумму или работодатель удерживает неподтвержденные суммы из заработной платы, налогооблагаемый доход не формируется.
Прочитайте практическую энциклопедию бухгалтера в справочнике.
Страховые отчисления с авансов сотрудникам.
Основание для выдачи денег под отчет
Положение о расчетах с подотчетными лицами
Командировка: как выдать деньги под отчет