Не храните бумажные копии документов для выплат пособий от Фонда социального страхования

Автор: | 12.05.2022

Чтобы выдавать сотрудникам пособия, работодатели предоставляют Фонду социального страхования нужные данные. Тип документа – электронный или на бумаге – определяется количеством работников.

Компании, у которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, предоставляют электронные реестры сведений установленного образца, подписанные электронной цифровой подписью.

При численности сотрудников до 25 человек прием документов возможен как на бумажном носителе с описью, так и в электронном виде.

Электронный реестр представляет собой таблицу, воспринимаемую компьютером.
Нет необходимости печатать его и хранить на бумаге. Все электронные реестры будут находиться в вашей бухгалтерской программе и системе электронного документооборота.

С первого января двадцать второго года основательным документом для назначение и выплата пособий по нетрудоспособности и беременности и родам служит электронный больничный.

Не стоит запрашивать у сотрудников распечатку ЭЛН, талоны из медучреждения и подобные документы на бумаге.

Чтобы принять оплату по электронному платежному листу, нужно знать его номер. Его можно узнать по телефону, в мессенджере или по электронной почте.

После предоставления сотрудником номера электронного больничного листа возможно два варианта: проверка его в личном кабинете организации на сайте ФСС или запрос этого документа из фонда по номеру через свою программу.

Если предприятие передаёт список на бумажном носителе

Законодательство не обязывает сохранять подписанные сотрудниками бумажные копии личных данных, передаваемых в Фонд социального страхования. Передача данных возможна и без подписи работников.

Больничный полученный на бумаге до 2022 года

С 2022 года больничные листы выдаются только в электронном виде, поэтому бумажных листков почти нет. Бухгалтерия должна хранить полученные ранее бумажные больничные листы шесть лет. Требование закреплено в подпункте 6 пункта 3.4. статьи 23 Налогового кодекса РФ: «в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов».

Документы электронного формата, подтверждающие право на пособие.

С первого января две тысячи двадцать второго года пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам начисляются по электронным больничным листам.

Электронные больничные находятся в системе Фонда социального страхования – «Социальный электронный документооборот».

Информация и бумаги для выплаты пособий могут направляться в ФСС России как работодателями, так и государственными органами. К примеру, сведения о заработной плате для назначения пособия по беременности и родам приходят в ФСС от работодателя, а о факте рождения ребенка – из ЗАГС.

Бумажные копии свидетельств о рождении ребёнка не нужны бухгалтерии для подачи информации в ФСС.