Подотчетные суммы – это выданные работникам на конкретные цели денежные средства. Поэтому сама выдача подотчетных сумм не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но в некоторых ситуациях начислить налог и страховые взносы придется.
По установленным нормам не являются объектом обложения страховыми взносами и НДФЛ денежные суммы, выданные работникам организации в подотчет. Например, для приобретения товарно-материальных ценностей. Но главное условие – работники должны документально подтвердить понесенные расходы, а товарно-материальные ценности должны быть приняты на учет.
Если работник не отчитался по подотчетным суммам, у него возникает налогооблагаемый доход. О расходовании полученных сумм подотчетное лицо обязано отчитаться, предоставив авансовый отчет.
Авансовый отчет с подтверждающими документами
В бухгалтерию работник представляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы. Это могут быть накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д. – в зависимости от того, на какие цели выданы были деньги.
Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.
Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию в срок, установленный руководителем. Или не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки. Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.
Если работник не отчитался по подотчетным суммам или отчитаться частично, то выданные суммы считаются налогооблагаемым доходом. Поэтому для работодателя важно проверить подтверждающие документы работника, т.к. при проверке инспекторы могут доначислить НДФЛ и страховые взносы.
Это подтверждают и судьи. Например, в постановлениях Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 03.02.2009 № 11714/08, от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12.
НДФЛ и страховые взносы с подотчетных сумм
Организация, выдавшая работнику под отчет суммы, должна начислить и уплатить НДФЛ и страховые взносы в следующих случаях:
- неправильно выданы под отчет денежные средства: нет распорядительного документа, соответствующего приказа или заявления работника;
- при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, а также оприходование организацией ТМЦ.
В данных случаях у работника возникает налогооблагаемый доход.
Поэтому при проверке авансового отчета нужно обратить внимание, чтобы:
- приложенный чек должен быть читаемый;
- в чеках обязательно должно быть наименование товара, на приобретение которого потрачены деньги.
Это подтверждает судебная практика. Пример аналогичных рассмотренных дел:
-
постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16.08.2022 № Ф06-21187/2022 по делу № А72-7881/2021,
-
определение Верховного суда РФ от 11.02.2021 г. № 307-ЭС20-23792;
-
постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 02.02.2024 № Ф03-6183/2023 по делу № А73-4045/2023.
Обратите внимание, если работник возвращает в бухгалтерию «спорную» сумму или работодатель удерживает не подтвержденные суммы из зарплаты, то налогооблагаемого дохода не возникает.
В статье использованы фото с сайта freepik.com