Организация может своему работнику выдать займ. Минфин России в письме от 11 мая 2023 г. № 05-06-11/25007 разъяснил, можно ли часть займа простить работнику и какие есть правовые последствия.
Условия предоставления займа, в том числе порядок его погашения, стороны определяют сами. Законодательных ограничений на предоставление организациями займов своим сотрудникам не установлено.
Простить долг работнику можно
При прощении долга работодатель освобождает сотрудника от обязательства по возврату займа (ст. 415 ГК РФ). Для прощения долга не имеют значения наступление срока или условия для исполнения обязательства.
В соответствии с пунктом 32 Постановления Пленума Верховного Суда РФ по смыслу пункта 1 статьи 415 ГК РФ обязательство может быть прекращено прощением долга как полностью, так и в части, в отношении как основного, так и дополнительных требований.
Это значит, что простить долг работнику можно как полностью, так и частично.
Так разъяснил Минфин России в письме от 11 мая 2023 г. № 05-06-11/25007.
Важно при этом, прощение долга оформить документально, составив, например, договор о прощении долга. В нем обязательно укажите, какой долг и в какой сумме прощается, а также по какому договору была образована задолженность.
Возникает ли доход у работника?
При определении базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.
Поэтому если долг по договору займа прощается физическому лицу, то у должника появляется доход в натуральной форме в размере списанного займа. В этом случае сумма прощения облагается НДФЛ по ставке 13%.
Пример. НДФЛ при прощении долга сотруднику
Компания заключила со своим работником договор займа. По договору он получил денежные средства в размере 100 000 рублей.
Через месяц работодатель принял решение простить долг сотруднику. Составлено соглашение о прощении задолженности по договору займа.
На дату подписания соглашения о прощении долга у работника возникнет доход, с которого нужно удержать НДФЛ в размере 13 000 руб. (100 000 руб. × 13%).
При выдаче доходов в натуральной форме удержать налог непосредственно из суммы дохода невозможно. Поэтому сумму налога можно удержать из заработной платы работника, если заем предоставил работодатель.
Налог может быть удержан из любых других доходов работника, например, дивидендов, материальной помощи и т. д. При этом нужно помнить, что удерживаемая сумма налога не может превышать 50% от выплат, причитающихся к выдаче работнику.
Если удержать НДФЛ не из чего, то организация должна письменно сообщить об этом, а также о сумме налога в налоговую инспекцию по месту своего учета и самому работнику. Сделать это нужно не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Обратите внимание: пункт 28 статьи 217 НК РФ освобождает от НДФЛ доходы в виде стоимости подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или ИП, не превышающие 4000 рублей за год. Поэтому, если отношения кредитора и должника по прощению долга по договору квалифицировать как дарение, то в отношении прощенной задолженности можно применить данное освобождение. То есть с долга до 4000 рублей НДФЛ можно не платить.
Что со страховыми взносами?
В случае прекращения обязательств по возврату работником денежных средств по договору займа сумма не возвращенного долга не облагается страховыми взносами, так как при прощении долга объекта обложения страховыми взносами, предусмотренного пунктом 1 статьи 420 НК РФ, не возникает.
При этом в соглашении о предоставлении займа и о прощении долга не должно быть указано, что они обусловлены надлежащим исполнением работником трудовых обязанностей.
Чтобы проверяющие не смогли квалифицировать прощенный работнику долг как трудовой доход, облагаемый страховыми взносами. Риск начисления страховых взносов на суммы прощенных долгов есть тогда, когда выдача займов работникам с последующим прощением долга происходит систематически.