За траты на оборудование, программное обеспечение, интернет, средства защиты информации и электричество дистанционным сотрудникам компенсации выплачивает организация. Необходимо ли с этих сумм уплачивать страховые взносы? Правомерна ли учесть эти расходы при расчете налога на прибыль?
Какие выплаты полагаются удалённому сотруднику?
«Удаленщик», при согласии или с ведома работодателя, может использовать в своей работе личное или арендованное имущество, программы средств защиты информации и другие средства для выполнения задач в интересах работодателя.
Работодатель обязан оплатить дистанционным сотрудникам компенсацию или возместить затраты на оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации и другое личное имущество, используемое для работы.
Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, а также локальный нормативный акт могут устанавливать срок и порядок выплаты компенсации.
Размер компенсации определяют локальный нормативный акт по решению работодателя, а также коллективный или трудовой договор по взаимному согласию.
Работодатель может предоставить удаленному сотруднику технику, нужную для выполнения рабочих обязанностей, например, компьютер или ноутбук.
Даже при предоставлении работодателем сотруднику ноутбука, программного обеспечения и средств защиты информации, сотрудник несёт затраты на интернет, электроэнергию и услуги связи, возмещение которых обязано осуществлять предприятие.
Налогообложение выплат удалённым сотрудникам за пользование собственностью.
Страховое возмещение затрат «удаленщика» на программное обеспечение, интернет и электричество.
Компенсации, установленные законами и выплачиваемые работникам за выполнение трудовых обязанностей, по общему правилу не подлежат обложению страховыми взносами (п. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса).
Компенсации работодателя дистанционным работникам полностью соответствуют признакам компенсаций из подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса, поэтому от них освобождаются страховые взносы.
Размер компенсации следует отразить в коллективном договоре, локальном нормативном акте организации или трудовом контракте.
Расчет возмещения затрат «удаленно работающим» на программное обеспечение, интернет и электричество при уплате налога на прибыль.
Организация должна предъявлять документальное подтверждение к своим расходам. Необходимо помнить об этом при возмещении расходов удалённым сотрудникам на оборудование, ПО, средства защиты информации, интернет и электроэнергию.
Размер возмещения расходов дистанционному работнику на программное обеспечение, интернет и электроэнергию должен быть пропорционален фактическому времени использования оборудования в рабочих целях (письмо Минфина от 09.07.2021 г. № 03-03-06/1/54895).
В этой ситуации специалисты по налогам советуют компаниям принять правила расчета выплат дистанционным сотрудникам. письмо ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@).
В распоряжении компании также должны находиться копии документов, удостоверяющих:
- Работник может приобрести оборудование или взять его в аренду.
- Вытраты работника на пользование техникой при выполнении трудовых обязанностей.
- Издержки на интернет, связь и электричество для работы.
Организация сама определяет список требуемых для подтверждения документов. Налоговая служба такому решению не препятствует.