Переход на электронное документооборот (ЭДО) может потребовать электронных подписей не только у руководителя компании и главного бухгалтера, но и у сотрудников, которые подписывают налоговые или кадровые документы. Работодатель берет на себя расходы по оплате ЭП.
Виды электронных подписей для сотрудников: простые электронные подписи, усиленные неквалифицированные подписи и усиленная квалифицированная подпись.
Для подписания трудовых договоров и кадровых документов сотрудникам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Работодатель оплачивает получение УКЭП и ее использование (статья 22.2 ТК РФ).
НДФЛ
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывается не только с денежных выплат, получаемых работником. К налогооблагаемому объекту относятся также доходы в натуральной форме, полученные от компании (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы включаются в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Исключение составляют случаи приобретения единиц измерения электроэнергии и тепла (УКЭП) для работника компанией, поскольку работник не является инициатором такой покупки и не получает от нее выгоды. Компания покупает УКЭП для работника по производственным причинам. Поэтому оплата приобретения не признается доходом работника и не подлежит обложению НДФЛ.
Страховые взносы
Все выплаты и иные вознаграждения работникам, предоставленные в рамках трудовых отношений, подлежат страхованию по п. 1 ст. 420 НК РФ.
Из-за того что закупка УКЭП нужна сотруднику по работе, покупку осуществляют не по трудовому договору. Из-за этого стоимость УКЭП не подлежит страховым взносам.
Учет расходов при расчете налога на прибыль.
Указанные расходы УКЭП для работников обусловлены производственной необходимостью. По этой причине справедливо отнести их к расходам, направленным на получение дохода, с возможностью учета в налоговой базе по прибыли как прочих расходов согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.