Когда компания оплачивает проезд работников к месту работы и обратно неизбежно возникают вопросы: облагается ли такая компенсация НДФЛ и страховыми взносами? И можно ли учесть затраты на проезд в «прибыльных» расходах. Как на эти вопросы отвечает Минфин, расскажем в статье.
НДФЛ
Если работник сам оплачивает свой проезд до места работы и обратно, а компания компенсирует ему понесенные расходы, это означает, что у работника есть возможность добираться до работы самостоятельно. И компания тем самым освобождает его от расходов на проезд. Значит, работник получает экономическую выгоду, которая в целях налогообложения признается доходом (ст. 41 НК РФ).
В налоговую базу по НДФЛ включают все доходы физлица, полученные им в денежной и натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ). Перечень доходов, не облагаемых НДФЛ, содержится в статье 217 НК РФ. В нем не упомянуты суммы компенсации организацией работникам их расходов на проезд к месту работы и обратно.
Поэтому с сумм такой компенсации фирма должна удержать НДФЛ. Это не раз подтверждал Минфин в своих письмах (см. письма от 23 января 2020 г. № 03-03-06/1/3758, от 18 января 2019 г. № 03-03-06/1/2093).
Страховые взносы
Компенсацию работникам их расходов на проезд производят в рамках трудовых отношений. А выплаты в рамках трудовых отношений облагают страховыми взносами (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Исключение составляют суммы, перечисленные в статье 422 НК РФ, список которых является исчерпывающим. И так как в этой статье суммы оплаты проезда к месту работы и обратно не указаны, возмещение работникам стоимости проезда страховыми взносами облагают Финансисты напомнили об этом в письме от 18 января 2019 г. № 03-03-06/1/2093.
Если возмещение расходов на проезд к месту работы и обратно предусмотрено законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, с компенсации оплаты проезда взносы не платят (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Налог на прибыль
По общему правилу любые выплаты работникам, которые связаны с их содержанием и при этом предусмотрены законодательством РФ, трудовыми или коллективными договорами, можно учесть при расчете налога на прибыль. Такие затраты включают в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ).
Расходы, которые не учитывают при расчете налога на прибыль, перечислены в статье 270 НК РФ. В частности, к таким расходам относят оплату проезда работников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, или ведомственным транспортом.
Но есть исключения из этого правила. Например, когда доставка работников до места работы и обратно предусмотрена трудовым или коллективным договорами, или когда организация вынуждена привозить сотрудников к месту работы из-за технологических особенностей производства. В этих случаях компенсацию затрат на проезд можно учесть при налогообложении прибыли.
Таким образом, если компенсация затрат работников по проезду на работу и обратно входит в систему оплаты труда, ее можно учесть при расчете налога на прибыль. При условии, что затраты соответствуют общим критериям признания расходов – они обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
А вот если компенсация проезда работников не является формой оплаты труда и носит социальный характер, то учесть такие затраты при расчете налога на прибыль Минфин не разрешает (см. письмо от 16 апреля 2019 г. № 03-03-07/26913).