Организация арендует квартиру для проживания работников на период их пребывания в командировке. В соответствии с договором плата за аренду перечисляется арендодателю ежемесячно. Является ли это доходом командированного сотрудника, с которого надо удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы?
Страховые взносы при аренде жилья для проживания в командировке
Страховые взносы начисляются на выплаты в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, перечисленных в статье 422 Налогового кодекса (пп. 1 п. 1 ст. 420 Налогового кодекса).
Аренда жилья для работников, направленных в командировку, как правило, характеризуется следующим:
- в договоре аренды не указаны конкретные проживающие;
- оплата по договору производится независимо от начала и окончания командировки того или иного работника.
В случае, если перечисленные условия соблюдаются, расходы по аренде жилья не могут считаться расходами, связанными с выплатами конкретным командированным работникам или с оплатой расходов на такие командировки.
В связи с этим подобные расходы организации не признаются объектом обложения страховыми взносами.
Такой вывод сделал Минфин в письме от 03.12.2020 № 03-04-06/105682.
Исключением будет являться случай, если организация компенсирует работнику расходы на проживание в арендованной им квартире без подтверждающих документов (письмо Минфина России от 28.03.2019 № 03-15-06/21254).
В таких случаях Минфин настаивает – страховые взносы надо начислять со всей суммы независимо от размеров возмещаемых расходов по найму жилья, определенных в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. Поскольку при этом теряется компенсационный характер таких выплат (письмо Минтруда России от 03.07.2015 № 17-3/В-326).
НДФЛ при аренде жилья для командированных сотрудников
Все доходы работника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, учитываются при исчислении НДФЛ (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса).
Но при оплате работодателем расходов, связанных со служебной командировкой сотрудника, в его в доход, не включаются, в частности, расходы по найму жилого помещения (абз. 12 п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).
Следовательно, НДФЛ в таком случае не уплачивается.
Как и со страховыми взносами, обязанность удержать НДФЛ возникнет, если организация возмещает сотруднику его расходы на арендованное жилье при отсутствии подтверждающих документов (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).