Начался переход на электронные трудовые книжки. Переходить или нет на электронный формат, сотрудник решает сам. Задача компании правильно оформить передачу бумажной трудовой книжки «на руки» тем работникам, которые выбирают цифровой формат.
Каждый сотрудник компании должен определиться в каком формате он хочет видеть в дальнейшем трудовую книжку: в электронном или в бумажном. О своем решение сотрудник должен сообщить руководству компании в заявлении, которое пишется в произвольной форме.
Если сотрудник напишет в заявлении, что он отказывается от трудовой книжки на бумаге, инспектор по кадрам или бухгалтер должен зафиксировать это в трудовой книжке и выдать её работнику.
Как сделать запись в трудовой книжке, если работник переходит на электронный формат
В бумажном варианте трудовой книжки, перед выдачей её работнику нужно сделать запись о выдаче ей работнику и указать основание.
Графы трудовой книжки нужно заполнить следующим образом:
-
в графе 1 впишите порядковый номер записи;
-
в графе 2 укажите дату выдачи трудовой книжки на руки;
-
в графе 3 раздела «Сведения о работе» сделайте запись «Подано заявление от ФИО о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ)».
-
в графе 4 укажите дату подачи заявления с указанием числа, месяца, года.
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 18 | 04 | 03 | 2020 | Подано письменное заявление ФИО о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ. | Заявление от 04.03.2020 |
Кроме трудовой книжки нужно сделать записи в Книге учета движения трудовых книжек. В графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» напишите: «Выдана на руки на основании письменного заявления ФИО о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».
Не забывайте, что в момент передачи книжки работнику он должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Его подпись подтверждает, что трудовая книжка получена «на руки».
Если вам нужен нормативный документ, подтверждающий правила оформления трудовых книжек при переходе на электронный формат, смотрите письмо Минтруда России от 12.02.2020 №14-2/В-150.