Электронные формы первоисточников пригодны для электронного документооборота между партнерами и обязательны для взаимодействия с налоговой службой. Налоговая служба создаёт их по плану.
Электронные документы в ЭДО с контрагентами
Первичные документы можно оформить на бумаге или в электронной форме с применением цифровой подписи.
Согласно статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» пункт 5 устанавливает это.
Как убедиться, что с контрагентом можно организовать ЭДО?
Информация о привлечении партнера к использованию системы электронного документооборота доступна на сайте Федеральной налоговой службы.
На портале Федеральной налоговой службы действует сервис «Прозрачный бизнес». С его помощью можно выяснить, принимает ли юридическое лицо или индивидуальный предприниматель участие в электронном документообороте. Наличие соответствующей отметки свидетельствует о том, что в ФНС:
- Существует информация о том, что данный субъект является клиентом по крайней мере одного поставщика электронной документации.
- Существует данные о действующем сертификате электронной подписи.
- нет сведений о том, что договор с оператором ЭДО расторгнут.
Обмен электронными документами с контрагентами-участниками ЭДО возможен в любой момент и в любом месте, где есть интернет. Это позволит сократить время и упростить работу с документами.
ЭДО с налоговой инспекцией
Федеральная Налоговая Служба утвердила план разработки и внедрения формата электронных документов (распоряжение от 20 апреля 2022 г. № 92@).
План предусматривает утверждённые электронные форматы первоначальных бумаг для взаимодействия между партнёрами по сделке.
Внедренные недавно форматы включают два документа.
Акт рекламации (претензии)
ФНС утвердила единый формат электронного акта рекламации (претензии) для организаций и индивидуальных предпринимателей приказом от 11 ноября 2024 г. № ЕД-7-26/1016@.
С 12 января 2025 года разрешено использовать электронный формат заявления о рекламации.
Электронный акт рекламации содержит:
- Файл с информацией от отправителя, содержащий сведения акта рекламации к получателю, подписанный электронной подписью ответственного или уполномоченного лица согласно закону об электронной подписи.
- Файл с информацией о просмотре данных отправителя и цифровой подписью ответственнного лица или уполномоченного лица по закону о цифровых подписях.
Счет на оплату
ФНС установила новый единый формат счетов на оплату для организаций и индивидуальных предпринимателей приказом от 20 января 2025 г. № ЕД-7-26/29@.
Этот документ описывает XML-формат счета на оплату, доступный в электронном виде (версия 1.01) и действующий с 3 марта 2025 года.
В рамках единого формата счета преследуются следующие цели:.
- Электронные документы в системе ТКС предоставляются в неизменном виде.
- Упрощение делопроизводства, сокращение затрат времени на ведение учёта и осуществление проверок.
- Повышение эффективности общения между плательщиками налога и государственными органами по сбору налогов.
Другие форматы приняли ранее.
Акт сверки взаимных расчетов
Организация может самостоятельно решить, применять ли акт сверки взаиморасчетов для проверки обоснованности учетных данных.
Этот документ вспомогательный, призванный помочь выявить ошибки в расчетах с контрагентами. Подписание акта сторонами означает подтверждение наличия задолженности или исполнение обязательств и отсутствие претензий друг к другу.
С 21 июля 2022 года организации и индивидуальные предприниматели могут составлять электронные акты сверки взаиморасчётов по единой форме.
Формат акта сверки взаиморасчетов утвердили приказом Федеральной налоговой службы от 13 мая 2022 года № ЕД-7-26/405@.
Товарная накладная
Система электронного документооборота (ЭДО) через накладную регистрирует перемещение товаров между организациями, а документ представляет собой форму ТОРГ-12.
Форма товарной накладной ТОРГ-12 в электронном документообороте утверждена приказом ФНС от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@.
Электронная транспортная накладная
В сфере грузоперевозок ЭДО заработало с 2022 года по добровольному принципу. 21 мая 2022 года постановлением Правительства № 931 утвержден единый формат электронной транспортной накладной, вступивший в силу 1 сентября 2022 года. С этой даты перевозчики, уже работающие с электронными накладными, обязаны использовать единый формат.
Электронные перевозочные документы
С 1 марта 2023 года применились изменения, внесенные в 2022 году в Устав автомобильного транспорта.
В числе изменений — расширение перечня перевозочных документов, доступных для формирования в электронном виде. К таковым документам относятся путевой лист, заказ, заявка и договор фрахтования. Федеральная налоговая служба утвердила электронные форматы данных документов.
Утвержден формат электронного путевого листа приказом ФНС от 17 февраля 2023 г. № ЕД-7-26/116@. Действует он с 11 марта 2023 года по 1 марта 2029 года.
С 1 марта 2023 года для оформления путевого листа можно использовать электронный формат.
Формат электронного заказа утверждён приказом ФНС от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/108@. Срок действия формата – с 11 марта 2023 по 1 сентября 2026 года.
Заказ оформляется посредством электронной информационной системы грузовых перевозок и подписывается усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной цифровой подписью.
Формат электронного договора фрахтования утвердили приказом ФНС от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/109@.
С первого марта двадцать третьего договора фрахтования можно оформлять как на бумаге, так и в электронной форме.
Электронный договор
Электронный договор оформлен согласно приказу ФНС от 24 марта 2022 года № ЕД-7-26/236@.
Этот формат PDF-А/3 подходит для обмена договорами с партнёрами, имеющими различный уровень цифровой обработки. Электронный документ такого типа читается и подписывается вне зависимости от наличия специализированной системы электронного документооборота.
С 14 июля 2023 года действует утвержденный приказом ФНС от 16 февраля 2023 г. № ЕД-7-26/115@ XML формат представления договорных документов, таких как договора, соглашения, контракты, приложения к договорам и дополнительные соглашения к договорам.
XML-формат эффективнее для компаний с развитой цифровой инфраструктурой, так как предлагает больше возможностей для анализа данных.
В процессе совершения сделок стороны могут выбрать подходящий формат документа в зависимости от своих возможностей и потребностей.